Microsoft 365 einzurichten dauert einen Nachmittag. Es richtig einzurichten dauert länger, und der Unterschied fällt erst auf, wenn etwas passiert: Ein Mitarbeiter geht und niemand weiß, auf welche Dateien er Zugriff hatte. Ein Postfach wird versehentlich gelöscht und ist nach dreißig Tagen weg. Eine Rechnung kommt, und niemand kann sagen, wofür die Hälfte der Lizenzen bezahlt wird.
Das sind keine Ausnahmen, sondern die drei häufigsten Befunde bei Übernahmen. Sie entstehen nicht durch Nachlässigkeit, sondern weil Microsoft 365 in der Grundeinstellung auf Zusammenarbeit ausgelegt ist und nicht auf Nachvollziehbarkeit – das muss eingerichtet werden.
Daneben steht die zweite Frage, die sich heute anders stellt als vor fünf Jahren: Muss überhaupt alles in die Cloud? Für eine Fachanwendung mit Datenbank, für einen Außendienst mit schlechter Verbindung oder für ein Haus mit vielen gleichartigen Arbeitsplätzen ist ein Terminalserver weiterhin die schnellere, oft auch die günstigere Antwort.
Was nach der Migration meistens fehlt
Fünf Punkte, die in keinem Einrichtungsassistenten vorkommen.
- Eine eigene SicherungMicrosoft sichert die eigene Verfügbarkeit, nicht Ihre Daten. Wird eine Datei gelöscht oder verschlüsselt, gilt der Papierkorb – und der läuft ab. Eine Sicherung außerhalb der Umgebung ist kein Zusatz, sondern die Grundlage.
- Rechte, die dem Haus entsprechenIn der Grundeinstellung darf fast jeder fast alles teilen. Wer das nicht nachzieht, hat nach zwei Jahren Freigaben, die niemand mehr überblickt – und im Zweifel an Personen, die längst nicht mehr im Haus sind.
- Zweiter Faktor für alleEin gestohlenes Kennwort genügt sonst, um Postfach und Dateien zu erreichen, und zwar von überall. Der zweite Faktor ist die eine Maßnahme mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung.
- Ein geordneter AustrittWas passiert mit Postfach, Dateien und Lizenz, wenn jemand geht? Ohne festgelegten Ablauf bleibt das Konto aktiv, die Lizenz wird weiter bezahlt und die Daten sind irgendwo.
- Überblick über die LizenzenWelche Pläne laufen, wer nutzt sie, und wofür sind sie gedacht. Bei fast jeder Übernahme finden wir Lizenzen für Menschen, die nicht mehr da sind, und Pläne, die mehr enthalten als gebraucht wird.
Welcher Betriebsweg wofür
Keine Glaubensfrage. Die Antwort hängt an Anwendung, Verbindung und Zahl der Arbeitsplätze.
| Weg | Passt, wenn | Passt nicht, wenn |
|---|---|---|
| Microsoft 365 | Büroarbeit, Zusammenarbeit, wechselnde Orte, gute Verbindung | Eine Fachanwendung zwingend lokal laufen muss |
| Terminalserver | Viele gleichartige Arbeitsplätze, eine Fachanwendung, schwache Endgeräte | Sehr unterschiedliche Anforderungen je Arbeitsplatz |
| Citrix | Hohe Anforderungen an Grafik, viele Standorte, strenge Trennung | Der Aufwand die Zahl der Arbeitsplätze übersteigt |
| Eigener Server im Rechenzentrum | Datenbank, Warenwirtschaft, Anwendungen mit Lizenzbindung | Nur Büroarbeit anfällt |
| VMware oder Hyper-V vor Ort | Anlagen, die im Haus bleiben müssen, mehrere Systeme auf wenig Hardware | Niemand da ist, der die Hardware betreut |
Wie eine Übernahme abläuft
Wir ändern nichts, bevor wir wissen, was da ist. Das klingt langsam und spart am Ende die Woche, in der nichts funktioniert.
- BestandsaufnahmeKonten, Lizenzen, Freigaben, Sicherung, Anmeldewege, Geräte. Wir schreiben auf, was läuft – bei Übernahmen weiß das im Haus oft niemand vollständig.
- Sicherung zuerstBevor irgendetwas umgestellt wird, steht eine unabhängige Sicherung. Falls in den folgenden Wochen etwas schiefgeht, ist das der Unterschied zwischen Ärger und Schaden.
- Rechte und AnmeldungZweiter Faktor für alle, Freigaben aufgeräumt, Rollen statt Einzelrechten, ein festgelegter Ablauf für Ein- und Austritt.
- Lizenzen nachziehenWas nicht genutzt wird, fliegt raus; was fehlt, kommt dazu. Das ist der Punkt, an dem sich die Betreuung bei vielen Häusern zum Teil selbst trägt.
Wo wir stehen
Microsoft 365 und Terminalserverbetrieb gehören zu unseren Schwerpunkten, ebenso Citrix und VMware. Wir betreiben Server im eigenen Rechenzentrum und in Partner-Rechenzentren in Deutschland – und wir sagen Ihnen offen, wenn ein Weg für Ihr Haus nicht passt, auch wenn er der bequemere für uns wäre.
Was wir nicht tun: eine bestehende Umgebung umbauen, weil sie anders aufgebaut ist, als wir es gewohnt sind. Wenn Ihr Terminalserver trägt, bleibt er. Geändert wird, was nachweislich ein Problem ist.
Häufige Fragen
- Brauchen wir wirklich eine eigene Sicherung für Microsoft 365?
- Ja. Microsoft verantwortet die Verfügbarkeit des Dienstes, nicht den Erhalt Ihrer Inhalte. Gelöschte Elemente sind nach einer Frist endgültig weg, und ein Verschlüsselungsangriff erreicht über die Synchronisierung auch die Cloud. Eine Sicherung außerhalb der Umgebung, die regelmäßig auf Rückholbarkeit geprüft wird, ist der einzige verlässliche Schutz.
- Lohnt sich ein Terminalserver noch, oder ist das überholt?
- Er ist nicht überholt, sondern für bestimmte Fälle weiterhin der beste Weg: wenn eine Fachanwendung zentral laufen muss, wenn viele Arbeitsplätze dasselbe tun, oder wenn die Endgeräte schwach und die Verbindung gut ist. Überholt ist nur die Vorstellung, dass es eine Grundsatzentscheidung wäre – in der Praxis laufen beide Wege nebeneinander.
- Können Sie unsere Lizenzen prüfen?
- Ja, und das ist meistens der erste Schritt. Wir sehen uns an, welche Pläne laufen, wer sie tatsächlich nutzt und ob der Plan zum Bedarf passt. Nicht selten finden sich Lizenzen für ausgeschiedene Mitarbeitende und Pläne, die mehr enthalten als gebraucht wird. Die vertragliche Umstellung nehmen wir mit Ihnen vor, entscheiden tun Sie.
- Wie läuft der Wechsel vom bisherigen Dienstleister?
- Über eine Bestandsaufnahme und eine Übergangszeit, in der beide Seiten erreichbar sind. Wir übernehmen Zugänge, dokumentieren den Bestand und stellen sicher, dass niemand in der Zwischenzeit ohne Ansprechpartner dasteht. Eine Auseinandersetzung mit dem bisherigen Dienstleister müssen Sie dafür nicht führen.
- Wir haben Anwendungen, die nicht in die Cloud können. Geht das zusammen?
- Ja, und das ist der Normalfall. Büroarbeit und Zusammenarbeit laufen über Microsoft 365, die Fachanwendung auf einem Server – bei uns im Rechenzentrum oder, wo es sein muss, bei Ihnen vor Ort. Entscheidend ist, dass Anmeldung und Rechte an einer Stelle geführt werden und nicht zweimal.
- Was kostet die Betreuung?
- Bemessen wird nach der Zahl der Arbeitsplätze und Server sowie danach, ob Bereitschaft außerhalb der Bürozeiten nötig ist. Die Lizenzkosten von Microsoft kommen getrennt dazu und werden nicht von uns aufgeschlagen. Nach der Bestandsaufnahme bekommen Sie eine schriftliche Einschätzung mit Preis, ohne dass Sie etwas unterschreiben.