Künstliche IntelligenzUmsetzung
Assistenzfunktionen dort, wo gearbeitet wird: im ERP, im Dokumentenarchiv, im Postfach – ohne Systemwechsel.
KI-generiertes BildWo KI bei Ihnen trägt
Drei Angaben genügen – Sie sehen sofort, was bei Ihnen trägt.
14Jahre
unternehmerisch im IT-Betrieb, GmbH seit 2020
InternationaleExpertise
Betreuung in Deutschland, Europa und dem Nahen Osten
99,9 %Verfügbarkeit
der Cloud-Services, je Kalendermonat
15 Min.Reaktionszeit
im Notfall, rund um die Uhr
ISO 27001zertifiziert
Partner-Rechenzentren in Deutschland
Worum es geht
Die beste KI nützt nichts, wenn sie in einem eigenen Fenster lebt. Wir bauen Assistenzfunktionen dorthin, wo gearbeitet wird: ins ERP, ins Dokumentenarchiv, ins Postfach, in die Fachanwendung – ohne dass jemand das System wechseln muss.
Die Ausgangslage
Der häufigste Fehlstart sieht so aus: Ein zusätzliches Chatfenster wird eingeführt, in das Mitarbeitende Fragen tippen – losgelöst von den Systemen, in denen ohnehin gearbeitet wird. Nach der Neugier der ersten Wochen sinkt die Nutzung, weil das Fenster nichts weiß, was nicht auch eine Suchmaschine wüsste. Wirkung entsteht erst, wenn die Funktion dort sitzt, wo die Arbeit stattfindet – im ERP, in der Dokumentenverwaltung, im Postfach, im Ticketsystem – und wenn sie auf den eigenen Unterlagen arbeitet statt auf allgemeinem Wissen aus dem Internet. Das setzt voraus, dass Ihre Bestände in einer Form vorliegen, die eine Software durchsuchen kann, dass eine Schnittstelle zum Zielsystem besteht oder gebaut werden kann, und dass geklärt ist, welche Berechtigungen dabei gelten. Diese drei Punkte, nicht die Wahl des Sprachmodells, entscheiden über Erfolg oder Misserfolg der Integration.
Konkrete Anwendungsfälle
0
Systemwechsel nötig – die Funktionen kommen in die vorhandenen Anwendungen
100 %
der Antworten mit Fundstelle, sonst keine Antwort
4 Wochen
typischer Testbetrieb mit einer Abteilung, bevor ausgerollt wird
Jede Anbindung läuft über dokumentierte Schnittstellen der jeweiligen Software – die REST-Schnittstelle des DMS, die Datenbanksicht des ERP, die Postfachanbindung des Mailservers. Wir schreiben keine Skripte, die Bildschirmmasken abklappern, weil solche Lösungen beim nächsten Update der Fachanwendung brechen. Was wir anbinden, halten wir dokumentiert: welche Daten fließen, in welche Richtung, mit welchen Rechten.
Das Sprachmodell selbst ist austauschbar. Wir bauen die Anbindung so, dass ein Modellwechsel – etwa von einem gehosteten auf ein selbst betriebenes Modell – ohne Neubau der Schnittstellen möglich ist. Das schützt Sie vor Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter.
Für die Suche in eigenen Dokumenten trainieren wir kein Modell mit Ihren Daten. Stattdessen holt das System zur Laufzeit die passenden Textstellen aus Ihrem Archiv und lässt das Modell daraus antworten – ein Verfahren, das als Retrieval Augmented Generation bekannt ist. Der Vorteil: Ihre Dokumente bleiben, wo sie sind, Berechtigungen bleiben erhalten, und jede Antwort trägt ihre Quelle.
Wer im DMS ein Dokument nicht sehen darf, bekommt es auch vom Assistenten nicht zu sehen. Diese Rechteprüfung ist Teil der Anbindung, nicht ein späterer Zusatz.
Jede Integration läuft zuerst mit einer Abteilung und echten Aufgaben. Wir messen, wie oft die Vorschläge übernommen, wie oft sie korrigiert werden. Erst wenn die Quote stimmt, wird auf weitere Abteilungen ausgerollt. Was im Test nicht trägt, wird nicht ausgerollt – das ist billiger als ein Werkzeug, das niemand nutzt.
Unser Vorgehen
Wir machen Ihre Bestände auffindbar: Handbücher, Verträge, Protokolle, Angebote, technische Dokumentation. Die Inhalte werden in Abschnitte zerlegt, mit Metadaten versehen und in einem durchsuchbaren Index abgelegt – ohne sie unkontrolliert an einen externen Dienst zu übergeben. Dieser Schritt dauert je nach Datenmenge und Unordnung im Bestand zwischen wenigen Tagen und mehreren Wochen. Von Ihnen brauchen wir Zugriff auf die Ablagen und eine Ansprechperson, die weiß, welche Bestände aktuell und welche veraltet sind.
Jede Auskunft verweist auf das Dokument und die Stelle, aus der sie stammt, nicht nur auf einen Dateinamen. Das macht Ergebnisse prüfbar und verhindert, dass frei erfundene, aber plausibel klingende Angaben unbemerkt in Ihre Prozesse geraten. Wo eine Frage nicht aus Ihren Unterlagen beantwortbar ist, sagt das System das, statt eine Antwort zu erfinden. Diese Eigenschaft wird vor dem Rollout stichprobenartig mit Fragen geprüft, deren richtige Antwort bekannt ist.
Über dokumentierte Schnittstellen binden wir die Funktion in ERP, Dokumentenverwaltung, Ticketsystem oder Postfach ein – mit denselben Berechtigungen, die dort ohnehin gelten. Wo eine Standardschnittstelle fehlt, prüfen wir zuerst, ob sich eine ergänzen lässt, bevor wir eine Sonderlösung bauen. Sonderlösungen sind teurer im Unterhalt und werden nur dort eingesetzt, wo sie sich nicht vermeiden lassen. Die Anbindung wird dokumentiert, damit sie auch nach einem Personalwechsel in Ihrer IT nachvollziehbar bleibt.
Eine begrenzte Nutzergruppe aus der betroffenen Abteilung arbeitet zwei bis vier Wochen mit der Funktion, bevor sie freigegeben wird. Vorab legen wir gemeinsam fest, woran Erfolg gemessen wird: Zeitersparnis, Fehlerquote, Akzeptanz bei den Nutzenden. Was diesen Test nicht besteht, wird nicht ausgerollt, sondern nachgebessert oder verworfen. Rückmeldungen aus dieser Phase fließen unmittelbar in die Konfiguration ein, nicht erst in eine spätere Version.
Nach bestandenem Test wird die Funktion für die vorgesehene Nutzergruppe freigegeben, begleitet von einer kurzen Einweisung und einer schriftlichen Kurzanleitung. Zuständigkeiten für Betrieb, Aktualisierung des Datenbestands und Ansprechpartner bei Störungen werden vor der Übergabe festgelegt, nicht danach. Sie erhalten eine technische Dokumentation der Anbindung, die auch ein anderer Dienstleister als Grundlage nutzen könnte. Die Freigabe erfolgt schrittweise nach Abteilungen, nicht für das gesamte Haus an einem Tag, damit Rückfragen in überschaubarer Zahl ankommen und sich beantworten lassen.
Häufige Fragen
Nein. Die Berechtigungen Ihrer Systeme werden übernommen, nicht neu erfunden. Wer ein Dokument im Ausgangssystem regulär nicht öffnen darf, bekommt daraus auch über die KI-Funktion keine Auskunft. Das wird vor dem Rollout mit Testkonten aus unterschiedlichen Berechtigungsstufen geprüft, nicht nur zugesichert. Bei Abteilungen mit besonders sensiblen Beständen, etwa Personalakten, richten wir zusätzliche Sperren ein, die über die Standardberechtigung hinausgehen. Diese Prüfung wird nicht nur einmalig beim Rollout durchgeführt, sondern auch bei späteren Änderungen an den Berechtigungen wiederholt.
Deshalb weisen wir zu jeder Antwort die Quelle aus, damit sich eine Auskunft in Sekunden gegenprüfen lässt. Für Vorgänge mit rechtlicher oder finanzieller Tragweite bleibt die Entscheidung bei Ihren Mitarbeitenden – die Funktion liefert Zuarbeit, keine Beschlüsse. In der Konfiguration legen wir zusätzlich fest, bei welchen Themen das System lieber keine Antwort gibt als eine unsichere. Kommt ein Fehler trotzdem vor, werten wir ihn aus und passen die Konfiguration an, damit derselbe Fehler nicht wiederkehrt.
Häufig ja, sofern die Software eine Schnittstelle besitzt oder ihre Daten sich exportieren lassen. Fehlt beides vollständig, prüfen wir, ob sich eine schlanke Zwischenschicht rechtfertigt, oder ob der Anwendungsfall über eine andere, bereits angebundene Anwendung schneller zu lösen ist. Eine Software ausschließlich wegen einer fehlenden KI-Anbindung abzulösen, empfehlen wir in der Regel nicht – der Aufwand steht selten im Verhältnis zum Nutzen.
Für einen einzelnen, gut abgegrenzten Anwendungsfall mit vorhandener Schnittstelle rechnen wir mit vier bis acht Wochen von der Datenerschließung bis zum Rollout. Mehrere Anwendungsfälle oder Bestände in unstrukturierter Form, etwa gescannte Papierakten, verlängern diesen Zeitraum spürbar. Eine verlässliche Zeitangabe für Ihren Fall erhalten Sie nach der Bestandsaufnahme, nicht vorab. In dieser Zeitspanne ist der mehrwöchige Testbetrieb bereits enthalten, nicht als zusätzlicher Zeitblock danach; Verzögerungen entstehen in der Praxis seltener durch die Technik als durch die Abstimmung der Zugriffsrechte in Ihrem Haus.
Dann prüfen wir, woran es liegt, bevor wir nachbessern: an der Bedienung, an fehlendem Vertrauen in die Antworten oder daran, dass der zugrunde liegende Anwendungsfall seltener vorkommt als angenommen. Die im Testbetrieb festgelegten Kennzahlen machen diese Auswertung möglich. Eine Funktion, die trotz Nachbesserung nicht angenommen wird, wird abgeschaltet statt dauerhaft mitgeschleppt – die Wartung würde sonst Kosten ohne Gegenwert erzeugen.
Zum Weiterlesen im Journal
Die Fotografien auf dieser Seite sind mit künstlicher Intelligenz erzeugt und keine Aufnahmen aus unseren Räumen. Kennzeichnung nach Art. 50 KI-Verordnung (EU) 2024/1689.