Damit der Einsatz von KI nicht an Datenschutz, Mitbestimmung oder Nachweispflichten scheitert.
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Worum es geht
KI-Einsatz berührt selten nur ein Regelwerk: DSGVO, EU-KI-Verordnung, Mitbestimmung, Berufsgeheimnisse. Wer das erst nach dem Rollout klärt, muss ein laufendes System stoppen oder nachträglich rechtfertigen. Wir bringen die Pflichten vorher in Ordnung – technisch und organisatorisch, in Zusammenarbeit mit Ihrer Kanzlei oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Die Ausgangslage
Der Einsatz von KI berührt selten nur ein Regelwerk. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt eine Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten, die EU-KI-Verordnung stellt zusätzliche, risikoabhängige Anforderungen an den Einsatz von KI-Systemen, und je nach Betrieb kommt Mitbestimmung durch eine Arbeitnehmervertretung hinzu, sobald ein System Leistung oder Verhalten von Beschäftigten erfassen kann. Wer diese Fragen erst nach dem Rollout stellt, gerät in eine unangenehme Lage: ein produktiv genutztes System, das nachträglich gestoppt, angepasst oder dessen Einführung gegenüber einer Aufsichtsbehörde oder einer Mitarbeitervertretung nachträglich gerechtfertigt werden muss. Besonders unterschätzt wird die Pflicht aus Artikel 30 DSGVO, ein Verarbeitungsverzeichnis zu führen: Die Ausnahme für Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten gilt nicht, sobald die Verarbeitung ein Risiko für Betroffene birgt oder nicht nur gelegentlich erfolgt.
Ihr nächster Schritt
Schildern Sie uns, welche Werkzeuge im Haus genutzt werden. Sie bekommen eine Einordnung: was in Ordnung ist, was fehlt, was zuerst zu tun ist.
Konkrete Anwendungsfälle
1.8.2024
Inkrafttreten der EU-KI-Verordnung; die Pflichten gelten gestaffelt
Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689
Art. 30
DSGVO: Verarbeitungsverzeichnis um den KI-Einsatz ergänzen
Art. 35
DSGVO: Folgenabschätzung nur bei voraussichtlich hohem Risiko
Die KI-Verordnung ist seit dem 1. August 2024 in Kraft und gilt gestaffelt: Verbotene Praktiken und die Pflicht zur KI-Kompetenz seit dem 2. Februar 2025, Pflichten für Anbieter allgemeiner KI-Modelle seit dem 2. August 2025, die Anforderungen an Hochrisikosysteme in weiteren Stufen. Für die meisten Mittelständler, die KI als Werkzeug nutzen, sind zunächst zwei Dinge relevant: die Kompetenzpflicht nach Artikel 4 und die Frage, ob ein Anwendungsfall in einen der in Anhang III genannten Bereiche fällt – etwa Beschäftigung, Kreditwürdigkeit oder Bildung.
Den aktuellen Stand der Fristen halten wir im Journal fest, weil sich Termine durch Nachbesserungen der EU verschieben können. Die Einordnung für Ihren Fall nehmen wir schriftlich vor, mit Verweis auf die einschlägigen Artikel.
Wir bereiten die technische und organisatorische Seite auf: Datenflüsse, Verarbeitungsverzeichnis, Nutzungsrichtlinie, Vertragsprüfung, Dokumentation. Eine rechtsverbindliche Bewertung im Streitfall oder die Vertretung gegenüber einer Behörde leisten wir nicht – das ist Aufgabe einer Rechtsanwältin oder eines Rechtsanwalts. Wir arbeiten Ihrer Kanzlei und Ihrem Datenschutzbeauftragten zu und benennen offen, wo eine juristische Bewertung nötig ist.
Unser Vorgehen
Wir bestimmen, welche Pflichten aus der EU-KI-Verordnung für Ihren konkreten Anwendungsfall greifen – von der allgemeinen Pflicht zur KI-Kompetenz nach Artikel 4, die für den Einsatz jedes KI-Systems gilt, bis zu weitergehenden Anforderungen, wenn der Einsatzbereich zu den in der Verordnung benannten sensiblen Bereichen zählt, etwa Personalauswahl oder Kreditwürdigkeitsprüfung. Diese Einordnung erfolgt schriftlich und nennt die jeweils einschlägigen Artikel, damit sie nachvollziehbar bleibt.
Verarbeitungsverzeichnis nach Artikel 30 DSGVO ergänzen, Rechtsgrundlage nach Artikel 6 bestimmen, Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 prüfen, sofern ein externer Anbieter beteiligt ist, und – wo die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für Betroffene birgt, etwa bei automatisierter Bewertung von Bewerbungen oder Leistung – eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO vorbereiten. Wir sagen Ihnen, welcher dieser Schritte in Ihrem Fall tatsächlich erforderlich ist, nicht pauschal jeden davon.
Eine verständliche Nutzungsrichtlinie statt eines unlesbaren Papiers: was erlaubt ist, was nicht, welche Daten in welches Werkzeug dürfen, und an wen man sich im Zweifel wendet. Auf Wunsch abgestimmt mit Ihrer Mitarbeitervertretung, deren Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Einrichtungen zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle regelmäßig berührt ist. Die Richtlinie wird so kurz gehalten, dass sie tatsächlich gelesen wird. Verstöße gegen die Richtlinie werten wir nicht als Vorwand für eine Sanktion, sondern als Anlass, die Regel zu schärfen oder besser zu erklären.
Wo ein externer Anbieter Daten verarbeitet, prüfen wir dessen Auftragsverarbeitungsvertrag, den Ort der Verarbeitung und – bei Anbietern außerhalb der EU – die Übermittlungsgrundlage. Ein attraktives Werkzeug, dessen Anbieter keinen prüfbaren Vertrag anbietet oder Daten außerhalb der EU ohne ausreichende Garantien verarbeitet, scheidet an dieser Stelle aus, unabhängig von seiner technischen Qualität. Wo eine Nachbesserung möglich ist, etwa durch eine zusätzliche Vertragsklausel oder eine geänderte Konfiguration, schlagen wir diese vor, statt das Werkzeug vorschnell auszuschließen.
Entscheidungen, Datenflüsse, Risikobewertungen und Schulungsnachweise werden so festgehalten, dass Sie gegenüber Aufsichtsbehörden, Kunden und Versicherern auskunftsfähig sind, auch wenn die zuständige Person im Haus zwischenzeitlich gewechselt hat. Die Dokumentation wird als lebendes Dokument angelegt: Ändert sich ein Anwendungsfall wesentlich, wird die Bewertung erneuert, nicht die alte weitergeführt. Sie erhalten die Unterlagen in einer Form, die auch ohne unsere weitere Begleitung verständlich bleibt und von Ihrem Haus selbst fortgeführt werden kann.
Häufige Fragen
Sobald Sie KI-Systeme im Unternehmen einsetzen, gilt zumindest die allgemeine Pflicht aus Artikel 4, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz der damit befassten Beschäftigten zu ergreifen – diese Vorschrift gilt seit dem 2. Februar 2025, seit dem 27. Juli 2026 in der durch die Digital-Omnibus-Verordnung geänderten Fassung. Weitergehende Pflichten hängen davon ab, wofür Sie die Systeme einsetzen und ob der Einsatzbereich zu den in der Verordnung benannten Bereichen zählt. Die Einordnung nehmen wir für Ihren konkreten Fall vor, statt pauschal 'ja, alles' oder 'nein, nichts' zu antworten.
Nein. Wir bereiten die technische und organisatorische Seite auf – Datenflüsse, Verarbeitungsverzeichnis, Dokumentation, Nutzungsrichtlinie – und arbeiten auf Wunsch Ihrer Kanzlei oder Ihrem Datenschutzbeauftragten zu. Eine rechtsverbindliche Bewertung im Streitfall oder eine Vertretung gegenüber einer Behörde leisten wir nicht; dafür braucht es eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt. Wo Sie keine eigene Kanzlei für dieses Thema haben, benennen wir das offen, statt die Lücke zu überspielen.
Das ist der häufigste Ausgangspunkt, nicht die Ausnahme. Wir prüfen den bestehenden Einsatz rückwirkend: welche Daten bisher verarbeitet wurden, ob eine Rechtsgrundlage bestand und ob das Verarbeitungsverzeichnis den Einsatz bereits abbildet. Wo eine Lücke besteht, wird sie geschlossen, nicht verschwiegen. Eine bereits erfolgte, unzulässige Verarbeitung lässt sich nicht rückwirkend heilen, aber die Fortsetzung lässt sich rechtssicher aufstellen – das ist der Punkt, an dem wir ansetzen können.
Nein. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO ist nur Pflicht, wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte Betroffener birgt – etwa bei einer systematischen, umfangreichen Bewertung persönlicher Aspekte mit automatisierten Mitteln oder bei umfangreicher Verarbeitung besonderer Datenkategorien. Viele KI-Anwendungsfälle im Betrieb, etwa reine Textentwürfe ohne Personenbezug, erreichen diese Schwelle nicht. Wir prüfen die Schwelle für Ihren Fall, statt sie pauschal zu unterstellen.
Wo ein Betriebsrat besteht, ist sein Mitbestimmungsrecht regelmäßig berührt, sobald ein System geeignet ist, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen – das gilt unabhängig davon, ob eine solche Überwachung beabsichtigt ist. Wir bereiten die dafür nötigen Unterlagen auf und unterstützen das Gespräch mit der Arbeitnehmervertretung, führen die Verhandlung selbst aber nicht; das bleibt Sache Ihres Hauses und, im Zweifel, einer arbeitsrechtlichen Beratung.
Dann zählt, was zum Zeitpunkt der Ankündigung bereits dokumentiert ist – eine nachträglich erstellte Dokumentation wirkt selten überzeugend. Mit einem aktuellen Verarbeitungsverzeichnis, vorliegenden Folgenabschätzungen und einer nachvollziehbaren Nutzungsrichtlinie lässt sich eine solche Prüfung sachlich beantworten. Fehlt diese Grundlage, unterstützen wir bei der kurzfristigen Aufarbeitung. Das eigentliche Gespräch mit der Behörde begleiten wir auf Wunsch, ersetzen dabei aber nicht die Rolle Ihres Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsvertretung.
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Die Fotografien auf dieser Seite sind mit künstlicher Intelligenz erzeugt und keine Aufnahmen aus unseren Räumen. Kennzeichnung nach Art. 50 KI-Verordnung (EU) 2024/1689.