Die meisten Anbieter beginnen mit einem Angebot. Wir beginnen mit einer Prüfung. Bevor wir zusagen, wollen wir wissen, was wir übernehmen: welche Systeme im Haus stehen, wo die Sicherungen liegen, welche Verträge und Lizenzen laufen und wer bisher wofür zuständig war.
Betreuung bedeutet bei uns, dass jemand Ihre Umgebung kennt, bevor etwas ausfällt. Dass am Telefon ein Name ist und keine Warteschleife. Dass jede Änderung dokumentiert wird, auch die kleine am Freitagnachmittag. Das braucht Kapazität, und Kapazität ist der Grund, warum wir nicht jede Anfrage annehmen: Eine Zusage trägt nur, wenn sie auch an einem schlechten Tag eingehalten werden kann.
Deshalb steht am Anfang keine Unterschrift, sondern ein Gespräch und eine Bestandsaufnahme. Sie erhalten anschließend eine schriftliche Einschätzung Ihrer Lage – auch dann, wenn daraus keine Zusammenarbeit wird.
Der Weg zur Aufnahme
Sieben Schritte, die wir bei jedem neuen Kunden gleich gehen – ob am Ende ein einzelner Server oder ein ganzes Haus betreut wird.
- ErstgesprächEtwa eine Stunde, telefonisch oder bei Ihnen. Wir fragen nach Ihrem Geschäft, nicht nur nach Ihrer Technik: Was muss laufen, damit gearbeitet werden kann, was ist zuletzt schiefgegangen, wer entscheidet.
- BestandsaufnahmeVor Ort oder per Fernzugriff nehmen wir Ihre Umgebung auf: Server, Arbeitsplätze, Netz, Firewall, Sicherungen, Lizenzen, Verträge, offene Baustellen. Wir prüfen dabei auch, ob die vorhandenen Sicherungen tatsächlich zurückspielbar sind.
- Schriftliche EinschätzungEin Dokument mit Befund und Empfehlung: was gut aufgestellt ist, was Risiko trägt, was zuerst anzufassen wäre – in einer Sprache, die auch die Geschäftsführung ohne Übersetzung liest. Das Papier gehört Ihnen, auch wenn Sie sich gegen uns entscheiden.
- AngebotWir schlagen eine Betreuungsform vor und beschreiben genau, was sie enthält: Leistungen, Reaktionszeiten, Erreichbarkeit, Berichtswesen, Grenzen. Was nicht enthalten ist, steht ebenfalls darin.
- Übernahme mit ÜbergabeprotokollZum Stichtag halten wir schriftlich fest, in welchem Zustand wir die Umgebung übernehmen: Systeme, Versionsstände, Zugänge, Lizenzen, offene Mängel. Beide Seiten unterschreiben. Das schützt Sie vor Zuständigkeitslücken und uns vor Vorwürfen für Zustände, die wir vorgefunden haben.
- Die ersten 30 TageIn dieser Zeit arbeiten wir bewusst enger, als es später nötig ist: kurze Rückmeldung zu jedem Vorgang, wöchentlicher Stand, schnelle Korrektur der dringendsten Mängel. Hier zeigt sich, was eine Bestandsaufnahme nie vollständig zeigt – der Alltag.
- Übergang in den RegelbetriebWir gehen die 30 Tage gemeinsam durch, korrigieren die Vereinbarung, wo die Wirklichkeit davon abwich, und legen den Turnus für Berichte fest. Ab hier läuft die Betreuung im vereinbarten Takt, mit festem Ansprechpartner und benannter Vertretung.
Was Sie von uns bekommen
Diese fünf Zusagen gelten für jeden Betreuungskunden. Sie stehen im Vertrag, nicht nur auf dieser Seite.
- Ein Ansprechpartner mit VertretungEin Techniker, der Ihre Umgebung kennt, und eine benannte Vertretung, die eingearbeitet ist. Sie erklären Ihre Lage nicht bei jedem Anruf neu.
- Eine dokumentierte UmgebungNetzplan, Systemübersicht, Zugangsverzeichnis, Sicherungskonzept, Lizenzstand: gepflegt und Ihnen jederzeit zugänglich. Wissen, das nur in einem Kopf steckt, ist ein Risiko – auch in unserem.
- Eine Notfallkette rund um die UhrSchriftlich geregelt ist, wer außerhalb der Geschäftszeit erreichbar ist, in welcher Reihenfolge eskaliert wird und wer entscheiden darf. Ein Notfallplan, den niemand kennt, ist keiner.
- Ein Bericht statt einer stummen RechnungRegelmäßig eine verständliche Übersicht: erledigte Vorgänge, Zustand der Sicherungen, offene Punkte, Empfehlungen für die nächsten Monate. Ohne dass Sie nachfragen müssen.
- Zugänge und Daten, die Ihnen gehörenAdministratorzugänge, Lizenzen und Domains laufen auf Ihren Namen. Endet die Zusammenarbeit, erhalten Sie Dokumentation und Daten geordnet zurück. Wir binden niemanden durch zurückgehaltenes Wissen.
Was wir von Ihnen erwarten
Betreuung ist keine Einbahnstraße. Fünf Dinge brauchen wir von Ihrer Seite, damit die Zusagen oben gehalten werden können.
- Einen Ansprechpartner im HausEine Person, die für IT-Fragen zuständig und erreichbar ist. Das muss kein Techniker sein, aber jemand, der weiß, wer im Haus was benutzt.
- Entscheidungen in angemessener ZeitLäuft eine Firewall aus oder erreicht ein Server das Ende seiner Wartung, brauchen wir eine Entscheidung. Aufschieben ist auch eine, nur eine teurere. Wir legen Fristen vor, damit Sie nicht unter Druck entscheiden.
- Zugang zu den UnterlagenVerträge, Lizenzen, Bestandslisten, Kennwörter, Angaben zu Ihren Fachanwendungen und deren Betreuern. Wir können nur sichern, was wir kennen.
- Ehrliche Angaben zur LageEin abgelaufener Wartungsvertrag, eine Altanlage im Keller, ein Gerät, das seit Jahren niemand anfasst: Wir brauchen das vollständige Bild, nicht das geschönte. Nichts davon bewerten wir moralisch.
- Die Bereitschaft, Empfehlungen umzusetzenNicht jeder Vorschlag muss angenommen werden, aber geprüft und beantwortet. Bleiben wesentliche Empfehlungen dauerhaft unbeantwortet, können wir die Verantwortung für den Betrieb nicht mehr tragen.
Wann wir absagen
Eine Absage ist unangenehm, eine gescheiterte Betreuung ist teurer. Wir sagen ab, wenn ein anderer Dienstleister gerade mitten in einem Projekt steckt: In eine laufende Migration steigt man nicht ein, ohne Verantwortung zu zerfasern. Dann empfehlen wir, das Vorhaben abzuschließen, und sprechen danach erneut.
Wir sagen auch ab, wenn die Erwartung an den Preis nicht zum beschriebenen Aufwand passt. Ständige Erreichbarkeit, dokumentierte Systeme und geprüfte Sicherungen brauchen Stunden. Den Umfang gemeinsam kleiner zu schneiden, tun wir gern und offen – dieselbe Zusage zu einem Aufwand geben, bei dem sie im Ernstfall nicht zu halten wäre, nicht.
Und wir sagen ab, wenn wir fachlich nicht die Richtigen sind. Für sehr spezielle Branchenanwendungen, Steuerungstechnik in der Produktion oder Anforderungen mit eigener Zulassung gibt es Häuser, die tiefer darin stecken. Dann sagen wir das und nennen, soweit wir können, eine Richtung.
Drei Formen der Betreuung
Nicht jedes Haus braucht dieselbe Tiefe. Welche Form passt, ergibt sich aus der Bestandsaufnahme – die Preisfrage klären wir danach, nicht davor.
| Form | Umfang | Reaktion | Passt, wenn |
|---|---|---|---|
| Punktuelle Unterstützung | Einzelne Aufträge und Projekte, Zweitmeinung, Unterstützung der eigenen IT. Keine laufende Überwachung. | Nach Absprache im Rahmen freier Kapazität | Sie haben eigene IT-Kräfte und brauchen Verstärkung für bestimmte Themen. |
| Laufende Betreuung | Überwachung, Wartung, Sicherungsprüfung, Anwenderunterstützung, regelmäßiger Bericht. Der Betrieb bleibt geteilt. | Vereinbarte Zeiten im Geschäftsbetrieb, Notfallkette rund um die Uhr | Es gibt jemanden für den Alltag, aber niemanden für den Gesamtüberblick. |
| Vollständige Übernahme | Verantwortung für die gesamte IT: Betrieb, Sicherheit, Beschaffung, Verträge, Dokumentation, Weiterentwicklung. | Vertraglich festgelegte Zeiten, Rufbereitschaft rund um die Uhr | Es gibt keine eigene IT-Abteilung oder sie soll sich auf Fachthemen konzentrieren. |
Die Übergabe vom bisherigen Dienstleister
Fast jeder neue Kunde hat einen Vorgänger. Wir reden ihn nicht schlecht. Wer eine Umgebung nur von außen sieht, kennt selten die Gründe für die Entscheidungen darin – Budgets, Zeitdruck, Anweisungen von anderer Stelle. Unsere Aufgabe ist ein sauberer Übergang, nicht die Bewertung der Vergangenheit.
Dafür führen wir eine Liste: Administratorzugänge, Domains, Lizenzen mit Laufzeit und Eigentümer, Wartungs- und Providerverträge samt Kündigungsfristen, Zertifikate, Fernwartungswege, Zugänge zu Fachanwendungen und die Kontakte der Hersteller. Offene Punkte bleiben sichtbar, bis sie geschlossen sind.
Den Kontakt zum bisherigen Dienstleister übernehmen wir auf Wunsch, sachlich und auf Arbeitsebene. Parallel prüfen wir die Datenschutzunterlagen: Für die Betreuung Ihrer Systeme verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, das verlangt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO – und beim Vorgänger die geregelte Rückgabe oder Löschung der Daten.
Das Haus, in das Sie aufgenommen werden
Unser Gründer betreut seit 2012 Unternehmen in Deutschland, im europäischen Ausland und im Nahen Osten, seit 2020 als DAVINCI Rechenzentrum GmbH. Daher die Arbeitsweise: Wer Systeme über Zeitzonen hinweg betreut, kann sich auf Zuruf und Erinnerung nicht verlassen. Dokumentation, feste Abläufe und geregelte Vertretung sind deshalb keine Formalität, sondern die Voraussetzung dafür, dass Betreuung auch dann trägt, wenn der zuständige Kollege nicht am Platz ist.
Ihre Systeme laufen bei Bedarf in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren externer Partner in Deutschland, ergänzt durch unser eigenes privates Rechenzentrum vor Ort. Was wo betrieben wird, entscheiden wir gemeinsam nach Schutzbedarf und Anbindung und halten es schriftlich fest. Erreichbar sind wir rund um die Uhr; welche Wege im Notfall gelten, steht in Ihrer Notfallkette und wird bei der Aufnahme durchgesprochen.
Häufige Fragen
- Kostet die Bestandsaufnahme etwas?
- Das hängt vom Umfang ab. Erstgespräch und überschlägige Einschätzung erbringen wir ohne Berechnung. Eine vollständige Aufnahme mit Prüfung von Sicherungen, Lizenzen und Verträgen ist mehrtägige Arbeit; ob sie berechnet wird, klären wir vorher schriftlich.
- Wie lange dauert es vom Erstgespräch bis zur Übernahme?
- Üblich sind wenige Wochen, weil Kündigungsfristen, Lizenzübertragungen und Terminabstimmungen dazwischenliegen. Dringende Fälle gehen schneller. Einen Stichtag legen wir erst fest, wenn die Liste der Zugänge steht.
- Müssen wir unseren bisherigen Dienstleister vorher kündigen?
- Nein, und wir raten davon ab. Sinnvoll ist eine Kündigung erst, wenn der Übernahmetermin steht und die Zugänge übergeben sind. Eine Lücke zwischen altem und neuem Dienstleister ist das größte vermeidbare Risiko beim Wechsel.
- Was passiert, wenn die Bestandsaufnahme unangenehme Befunde ergibt?
- Dann stehen sie im Bericht, sortiert nach Dringlichkeit und getrennt zwischen sofortigem Risiko und geplanter Erneuerung. Niemand wird dafür kritisiert, wie ein System gewachsen ist – gewachsene Umgebungen sind der Normalfall.
- Übernehmen Sie auch nur einzelne Bereiche?
- Ja, das ist die punktuelle Unterstützung aus der Tabelle. Wichtig ist nur die klare Grenze: Wer für Sicherung, Überwachung und Notfall zuständig ist, muss eindeutig benannt sein. Geteilte Verantwortung ohne schriftliche Abgrenzung führt im Ernstfall dazu, dass sich niemand zuständig fühlt.
- Wem gehören Zugangsdaten und Dokumentation?
- Ihnen. Lizenzen, Domains und Administratorkonten laufen auf Ihr Unternehmen, die Dokumentation ist Ihnen jederzeit zugänglich. Endet die Betreuung, übergeben wir geordnet und geben die in Ihrem Auftrag verarbeiteten Daten zurück oder löschen sie, wie es Artikel 28 DSGVO vorsieht.
- Betreuen Sie auch Unternehmen außerhalb der Region Mannheim?
- Ja. Ein großer Teil der laufenden Betreuung findet per Fernzugriff statt, Einsätze vor Ort planen wir gebündelt. Bei weiter entfernten Standorten sprechen wir vorher darüber, wer vor Ort die Hände hat, wenn jemand ein Kabel stecken muss.
Quellen und Nachweise
- IT-Grundschutz-Kompendium · Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnikamtlich
- Cloud Computing: Empfehlungen für Organisationen und Unternehmen · Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnikamtlich
- Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter · dsgvo-gesetz.de