Ein Multifunktionsgerät im Flur wird meist wie Büroausstattung behandelt: Anschaffung und Seitenpreis vergleichen, entscheiden, aufstellen. Technisch ist es etwas anderes. Es hat eine Netzwerkadresse, eine eigene Firmware, eine Weboberfläche mit Administrationszugang, oft einen internen Massenspeicher und Zugriff auf Ressourcen im Haus: auf ein Postfach für Scans per Mail, auf eine Dateifreigabe für Scans im Netz, meist auch auf das Adressbuch. Damit ist das Gerät ein Rechner im Firmennetz.
Drei Fragen entscheiden im Alltag. Die Erreichbarkeit: Wer darf auf welches Gerät drucken, und wie kommen neue Arbeitsplätze daran, ohne einzeln nachinstallierte Treiber. Die Vertraulichkeit: Wer sieht ein Dokument, das um 9 Uhr gedruckt und um 11 Uhr abgeholt wird, und was bleibt nach dem Scan im Gerät. Die Ausfallzeit: Steht das einzige Gerät eines Standorts, stehen die Vorgänge, die daran hängen.
Die Frage „kaufen oder mieten“ ist deshalb nur die kleinere Hälfte. Die größere ist, wer den Betrieb übernimmt: Einbindung, Treiber und Freigaben, Material, Reaktion im Störungsfall, Datenlöschung am Ende.
Kaufen, leasen oder mieten
Die Wege unterscheiden sich weniger im Gerät als darin, wer sich darum kümmert und wie lange man gebunden ist. Ob Abschreibung, Leasingrate oder Mietaufwand für Ihr Haus günstiger ist, beurteilt Ihre Steuerberatung anhand Ihrer Zahlen.
| Gesichtspunkt | Kauf | Leasing | Miete mit Betreuung |
|---|---|---|---|
| Bindung | Keine Laufzeit, Bindung an das Gerät | Feste Laufzeit, Änderung per Nachtrag | Vereinbarte Laufzeit mit Wegen für Tausch |
| Wartung und Reparatur | Getrennt zu beauftragen | Getrennt vom Finanzierungsvertrag | Enthalten, samt Vor-Ort-Service |
| Verbrauchsmaterial | Selbst bestellen und lagern | Selbst oder über den Servicepartner | Über Verbrauchsüberwachung, ohne Lager |
| Erneuerung der Technik | Wenn neu investiert wird | Zum Laufzeitende | Zum vereinbarten Zeitpunkt oder bei neuem Bedarf |
| Aufwand für die eigene IT | Einbindung, Störungen, Material im Haus | Technischer Betrieb bleibt im Haus | Einbindung, Störungen, Material beim Dienstleister |
| Ende der Nutzung | Verwertung und Löschung sind Ihre Sache | Rückgabe nach Vertrag, Löschung offen | Abholung, Löschung und Nachweis inbegriffen |
| Steuern und Bilanz | Aktivierung und Abschreibung | Je nach Vertragsgestaltung | Laufender Aufwand; Bewertung durch Ihre Steuerberatung |
Was im Betreuungsumfang steckt
Ein Mietgerät ohne Betreuung ist nur ein fremdes Gerät im eigenen Flur. Der Unterschied liegt darin, was rundherum organisiert ist.
- Lieferung und AufstellungAnlieferung zum abgestimmten Termin, Aufstellung am vorgesehenen Platz, Anschluss an Strom und Netzwerkdose, Grundeinstellungen für Fächer und Formate.
- Einbindung ins NetzwerkFeste Adresse, Eintrag in die Namensauflösung, Zuordnung zum richtigen Netzsegment und abgestimmte Firewall-Regeln.
- Treiber und FreigabenWarteschlangen für Windows und macOS über die vorhandene Softwareverteilung, Festlegung, welche Abteilung auf welches Gerät druckt, Anmeldung am Gerät auf Wunsch.
- Toner ohne BestellvorgangDie Verbrauchsüberwachung meldet Füllstände, die Lieferung läuft an, bevor eine Kassette leer ist – übertragen werden Betriebsdaten, keine Dokumenteninhalte.
- Wartung und Vor-Ort-ServiceTurnusmäßige Wartung der verschleißenden Teile und Technikereinsatz vor Ort bei Störungen, mit einer Reaktionszeit, die im Vertrag steht.
- Zählerstände und AbrechnungAutomatische Übermittlung nach Schwarzweiß und Farbe, nachvollziehbare Abrechnung je Gerät und Standort, getrennte Kostenstellen.
- Rücknahme und DatenlöschungAm Ende werden die Geräte abgeholt, die Speicher gelöscht oder ausgebaut und der Vorgang dokumentiert – auch für Altgeräte einer Umstellung.
Was ein Multifunktionsgerät über Ihr Unternehmen speichert
Dieser Abschnitt fehlt in den meisten Angeboten, und er ist der wichtigste. Ein modernes Multifunktionsgerät ist ein vollwertiges IT-System: eigenes Betriebssystem, Netzdienste, Weboberfläche, oft eine Festplatte. Der IT-Grundschutz des BSI behandelt Drucker und Multifunktionsgeräte deshalb als eigenständige Systeme, nicht als Zubehör.
Der interne Speicher ist der erste Punkt. Geräte legen Aufträge dort ab, um sie zu sortieren oder für vertraulichen Druck bis zur Freigabe vorzuhalten; je nach Modell bleiben Reste erhalten, bis sie überschrieben werden. Prüfen Sie, ob das Gerät Verschlüsselung des Speichers und ein Überschreiben nach Auftragsende beherrscht – und ob beides eingeschaltet ist. Vorhanden und aktiv sind zwei verschiedene Aussagen. Gleiches gilt für gespeicherte Scans und Adressbücher.
Der zweite Punkt sind die Zugänge. Fast jedes Gerät bringt eine Administrationsoberfläche mit einem ab Werk gesetzten Kennwort mit, das in jeder Anleitung nachzulesen ist. Bleibt es stehen, kann jeder im Netz Einstellungen ändern, das Adressbuch exportieren oder Scanziele umbiegen. Dazu gehört auch, nicht benötigte Dienste abzuschalten: alte Druckprotokolle, Fernzugriff, Fax.
Der dritte Punkt ist der Weg nach draußen. Scan-to-Mail braucht ein Postfach im Gerät, häufig mit einem Konto, das mehr darf als nötig. Scan-to-Folder braucht eine Freigabe, gern breit gesetzt, damit es schnell läuft. Beides sind Zugänge in Ihre Systeme, die niemand regelmäßig ansieht. Sinnvoll sind ein eng berechtigtes Konto je Gerät und eine Freigabe nur mit Schreibrecht.
Der vierte Punkt ist die Netztrennung. Drucker gehören in ein eigenes Segment, von außen nicht erreichbar, nach innen nur zu den Zielen, die sie brauchen. Firmware-Stände gehören in dieselbe Pflege wie Server und Arbeitsplätze.
Der fünfte Punkt betrifft das Ende. Geht ein Gerät zurück oder in die Verwertung, verlässt der Speicher mit allem darauf das Haus. Hersteller beschreiben dafür eigene Verfahren, vom Löschlauf bis zum Einbehalt der Festplatte. Halten Sie schriftlich fest, welches gilt und dass Sie einen Nachweis erhalten.
So läuft die Umstellung
Der Ablauf ist bewusst unspektakulär. Wichtig ist, dass die Zahlen am Anfang stimmen, weil alles Weitere darauf aufbaut.
- BestandsaufnahmeVorhandene Geräte mit Zählerständen, Standorten und Alter, dazu das Volumen der letzten Monate nach Schwarzweiß und Farbe und die Formate, die wirklich gebraucht werden. Fehlende Zählerstände lesen wir aus den Geräten aus.
- Auswahl und AbstimmungAus Volumen, Wegen und Anforderungen ergibt sich, wie viele Geräte wohin gehören und welche Ausstattung sinnvoll ist. Wo die Entscheidung offen bleibt, klärt eine Teststellung sie im Betrieb statt im Datenblatt.
- Technische VorbereitungVor dem Liefertermin stehen Netzsegment, Adressen, Konten für Scanziele und Berechtigungen fest, ebenso die Warteschlangen für die Arbeitsplätze.
- Lieferung und AufstellungDie Geräte kommen zum vereinbarten Termin, werden aufgestellt, angeschlossen und eingerichtet – einschließlich beidseitigem Druck und Standardformat.
- EinweisungKurze Einweisung an jedem Gerät: drucken, scannen, Auftrag am Display freigeben, Papier und Toner wechseln, Störung melden. Dazu eine knappe Anleitung für den Aushang.
- Altgeräte und AbschlussDie abgelösten Geräte werden abgeholt, ihre Speicher gelöscht und der Vorgang dokumentiert. Nach einigen Wochen sehen wir uns die Zählerstände an und korrigieren, wenn ein Gerät mehr oder weniger trägt als angenommen.
Wie viele Geräte braucht ein Betrieb wirklich
Die Zahl ergibt sich nicht aus der Mitarbeiterzahl, sondern aus Volumen, Wegen und Ausfallrisiko. Ein Rechenbeispiel mit ausdrücklich gesetzten Annahmen – keine Messwerte, sondern Werte zur Veranschaulichung. Angenommen: ein Standort, zwei Etagen, 24 Arbeitsplätze, 6.000 Seiten im Monat, davon 600 in Farbe, dazu Sonderformate für Pläne und eine Spitze zum Monatsabschluss.
Rechnerisch trägt ein einzelnes A3-Gerät dieses Volumen ohne Mühe. Der Blick auf die Wege ändert das Bild: Steht es unten, legt die obere Etage bei jedem Ausdruck einen Etagenwechsel zurück. Das kostet Zeit, und Ausdrucke bleiben liegen – ein Vertraulichkeitsproblem, das keine Technik löst, sondern nur die Entfernung.
Der dritte Blick gilt dem Ausfall. Bei einem einzigen Gerät ist jede Störung ein Stillstand für alle, mit zwei Geräten nur eine Unannehmlichkeit. Diese Rückfallebene ist im Beispiel das eigentliche Argument für das zweite Gerät, nicht das Volumen.
Für die Annahmen oben heißt das: zwei Geräte, je eines pro Etage, das größere mit A3 dort, wo Versand und Buchhaltung sitzen. Ein drittes lohnt sich erst, wenn ein abgetrennter Bereich hinzukommt. Übertragen Sie die Überlegung auf Ihre Zahlen, und die Gerätezahl ist begründet statt geschätzt.
Drucken ohne eigenen Druckserver und aus dem Homeoffice
Viele Betriebe betreiben noch einen Server, dessen einzige Aufgabe die Druckerwarteschlangen sind. Nötig ist das nicht mehr: Cloud-Druckdienste wie Universal Print von Microsoft verwalten Warteschlangen und Zuordnung über die vorhandenen Benutzerkonten, ohne Druckserver und in vielen Fällen ohne eigene Treiber. Ob sich das lohnt, hängt an den ohnehin vorhandenen Lizenzen.
Fürs Homeoffice gilt eine einfache Regel: Ein Firmengerät wird nicht über das Internet erreichbar gemacht. Entweder läuft der Druckweg über die gesicherte Verbindung ins Firmennetz oder über einen Cloud-Druckdienst mit Anmeldung, oder der Arbeitsplatz zu Hause druckt auf ein eigenes kleines Gerät – dann mit einer klaren Regel, welche Unterlagen dort ausgedruckt werden dürfen. Wo Vertraulichkeit zählt, ist die Freigabe am Display die wirksamste Einzelmaßnahme: Der Auftrag wird erst gedruckt, wenn die betreffende Person davorsteht.
Häufige Fragen
- Was spricht für Miete statt Kauf?
- Bei der Miete liegen Wartung, Material und Erneuerung beim Dienstleister, und das Gerät verlässt am Ende geordnet das Haus. Wer kauft, hält die Geräte länger, organisiert aber alles selbst. Was steuerlich günstiger ist, beurteilt Ihre Steuerberatung.
- Was passiert, wenn ein Gerät ausfällt?
- Die Störung wird gemeldet, oft lässt sie sich aus der Ferne einordnen, sonst kommt ein Techniker vor Ort; die vereinbarte Reaktionszeit steht im Vertrag. Unabhängig davon empfehlen wir eine Rückfallebene: ein zweites Gerät, auf das im Störungsfall gedruckt werden kann.
- Wie kommt der Toner ins Haus, und welche Daten werden übertragen?
- Das Gerät meldet Füllstände und Zählerstände an die Verbrauchsüberwachung, die Lieferung läuft an, bevor eine Kassette leer ist. Übertragen werden Betriebsdaten, keine Dokumenteninhalte. Was genau übermittelt wird, halten wir vor der Freischaltung schriftlich fest.
- Was geschieht mit den Daten im Gerät bei der Rückgabe?
- Interne Speicher werden vor der Verwertung gelöscht oder ausgebaut, und Sie erhalten darüber einen Nachweis. Das gilt auch für Altgeräte, die wir bei einer Umstellung mitnehmen. Lassen Sie sich dieses Verfahren immer schriftlich geben.
- Können wir vorhandene Geräte behalten und nur die Betreuung beauftragen?
- Darüber lässt sich sprechen. Es hängt am Alter der Geräte, an der Verfügbarkeit von Ersatzteilen und daran, ob die Firmware noch gepflegt wird. In der Bestandsaufnahme sagen wir offen, welche Geräte sich weiter betreuen lassen.
- Wie werden Zählerstände erfasst und abgerechnet?
- Die Geräte übermitteln ihre Stände nach Schwarzweiß und Farbe automatisch, manuelles Ablesen entfällt. Die Abrechnung weist sie je Gerät aus, sodass sich Standorte und Kostenstellen trennen lassen. Nachsehen können Sie die Stände jederzeit am Display.
- A4 oder A3 – woran entscheidet sich das?
- An den Formaten, die wirklich anfallen. Wer regelmäßig Pläne oder große Übersichten braucht, sollte ein A3-fähiges Gerät dort haben, wo diese Unterlagen entstehen. Sonst reicht A4, und das Gerät ist kleiner und leiser.
Quellen und Nachweise
- IT-Grundschutz-Kompendium · Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)amtlich
- White Papers on Xerox Security: Geräterückgabe und Umgang mit Festplatten · Xerox Corporation
- Mehr über Universal Print · Microsoft Learn