Was kommt von selbst mit und was nicht?
Alles, was auf dem Server liegt, ist nach dem Einrichten des Kontos wieder da: Nachrichten, Ordnerstruktur, Kalender, Kontakte, Aufgaben. Das gilt für Microsoft 365, für Exchange und für jedes IMAP-Postfach – bei POP3 dagegen nicht, denn dort liegen die Nachrichten von vornherein nur lokal.
Nicht mit kommt, was Outlook auf dem Rechner ablegt. Das sind vier Dinge, und sie werden in dieser Reihenfolge vermisst: Signaturen, die jemand über Jahre gepflegt hat; Regeln, die Nachrichten sortieren; die Liste der zuletzt verwendeten Adressen; und PST-Archive.
Die Archive sind der ernste Fall. Sie enthalten oft die gesamte Korrespondenz mehrerer Jahre, liegen auf einer lokalen Festplatte und tauchen in keiner Sicherung des Servers auf. Wer sie beim Umzug übersieht, merkt es Monate später – wenn der alte Rechner längst entsorgt ist.
- Vom Server: Mails, Ordner, Kalender, Kontakte, Aufgaben.
- Nur lokal: PST-Archive, Signaturen, Regeln, Adressvervollständigung.
- Bei POP3: auch die Mails selbst liegen nur lokal.
Im Betrieb: Suchen Sie vor jedem Gerätewechsel nach PST-Dateien auf dem alten Rechner. In den meisten Betrieben findet sich mindestens eine – und fast nie weiß jemand davon.
Wie geht man beim Umzug der Reihe nach vor?
Zuerst suchen, dann sichern, dann einrichten. Suchen Sie auf dem alten Rechner nach PST-Dateien und notieren Sie deren Pfade. Sichern Sie danach die Signaturen und exportieren Sie die Regeln – beides sind einzelne Dateien und in Minuten erledigt.
Erst dann wird auf dem neuen Gerät das Konto eingerichtet. Outlook lädt die Nachrichten, was je nach Größe des Postfachs und Leitung eine Weile dauert. Danach werden Signaturen und Regeln zurückgespielt und die Archive eingebunden.
Der letzte Schritt wird regelmäßig vergessen: den alten Rechner noch zwei bis vier Wochen stehen lassen, bevor er neu aufgesetzt oder entsorgt wird. Was fehlt, fällt erfahrungsgemäß nicht am ersten Tag auf, sondern beim ersten Vorgang, der es braucht.
Was ist mit den Archiven auf Dauer?
Ein Umzug ist der beste Anlass, sie loszuwerden. PST-Archive sind aus drei Gründen eine schlechte Lösung: Sie liegen außerhalb jeder Sicherung, sie sind an ein Gerät gebunden, und sie werden mit zunehmender Größe zunehmend anfällig für Beschädigungen.
Der saubere Weg ist, die Inhalte zurück in das Postfach auf dem Server zu holen – entweder in das Postfach selbst oder in ein Archivpostfach, das der Anbieter dafür vorsieht. Danach sind sie gesichert, von jedem Gerät erreichbar und bei einem Ausscheiden ordentlich übergabefähig.
Das ist zugleich die Antwort auf eine Frage, die bei jeder Prüfung kommt: Wo liegt die geschäftliche Korrespondenz, und ist sie aufbewahrt? Eine PST-Datei auf einem Notebook ist darauf keine gute Antwort.
Häufige Anschlussfragen
Kann ich einfach die OST-Datei mitnehmen?
Nein, und es ist auch nicht nötig. Die OST-Datei ist nur eine lokale Kopie des Serverpostfachs und an das Profil des alten Rechners gebunden. Auf dem neuen Gerät wird sie neu angelegt und gefüllt. Was mitgenommen werden muss, sind ausschließlich PST-Dateien – die sind eigenständig.
Wo liegen die Signaturen?
Im Benutzerprofil unter den Anwendungsdaten von Microsoft, in einem Ordner namens Signatures. Ein Kopieren dieses Ordners auf das neue Gerät genügt. Bei Microsoft 365 werden Signaturen zunehmend im Konto gespeichert und kommen dann von selbst mit – verlassen sollte man sich darauf noch nicht.
Warum vervollständigt Outlook keine Adressen mehr?
Weil die Liste der zuletzt verwendeten Adressen zum Profil gehört und beim Neuanlegen leer ist. Sie füllt sich von selbst wieder. Mitnehmen lässt sie sich, ist aber selten die Mühe wert – anders als die Archive, die niemand neu erzeugen kann.
Wie groß darf ein PST-Archiv sein?
Technisch sind heute sehr große Dateien möglich, praktisch wird es ab einigen Gigabyte unhandlich und anfällig. Wer ein Archiv im zweistelligen Gigabytebereich findet, hat kein Archiv, sondern ein Risiko – und sollte es in ein Serverpostfach überführen, statt es weiterzuschleppen.
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