Was ist der Unterschied zwischen IMAP und POP3?
IMAP lässt die Nachrichten auf dem Server und zeigt sie auf jedem Gerät gleich an. Was Sie am Notebook lesen, ist auch auf dem Telefon gelesen; was Sie dort in einen Ordner schieben, liegt überall in diesem Ordner. Für ein geschäftliches Postfach ist das der einzige sinnvolle Weg.
POP3 holt die Nachrichten ab und löscht sie dabei üblicherweise vom Server. Wer sie einmal abgeholt hat, hat sie – die anderen Geräte sehen sie nie. Das Verfahren stammt aus einer Zeit, in der Speicher auf dem Server teuer und ein Mensch ein Gerät hatte.
Im Betrieb richtet POP3 regelmäßig Schaden an: Die Mails liegen dann nur noch auf einem Rechner, tauchen in keiner Sicherung des Servers auf, und beim Ausscheiden eines Mitarbeiters ist die gesamte Korrespondenz an ein Gerät gebunden.
- IMAP: Postfach bleibt auf dem Server, alle Geräte sehen denselben Stand. Anschluss 993 mit Verschlüsselung.
- POP3: Nachrichten werden abgeholt und liegen danach lokal. Anschluss 995 mit Verschlüsselung.
- Versand in beiden Fällen über den Postausgangsserver, Anschluss 587 mit Verschlüsselung.
Im Betrieb: Wenn Sie ein Postfach von POP3 auf IMAP umstellen, kommen die alten Nachrichten nicht von selbst zurück auf den Server – sie liegen weiterhin in der lokalen Datei und müssen bewusst hochgeladen werden.
Warum findet Outlook die Einstellungen meistens von selbst?
Weil Anbieter im Namenssystem ihrer Domain hinterlegen, wo die Server stehen. Outlook fragt beim Einrichten nach dieser Angabe und trägt alles Weitere selbst ein. Bei Microsoft 365, bei Google und bei den meisten Geschäftsanbietern funktioniert das zuverlässig.
Scheitert es, sind fast immer drei Dinge die Ursache: Der Eintrag beim Anbieter fehlt, eine Firewall blockiert die Abfrage, oder die Mailadresse gehört zu einer Domain, deren Mail woanders liegt als die Website. Der letzte Fall kommt in Betrieben häufig vor und ist völlig in Ordnung – nur muss die automatische Angabe dann darauf zeigen.
Die Suche nach den Einstellungen von Hand ist deshalb selten die eigentliche Aufgabe. Meistens ist die eigentliche Aufgabe, den Eintrag beim Anbieter richtig zu setzen – dann richtet sich jedes weitere Gerät von selbst ein.
Welche Anschlüsse sind heute richtig?
Für den Empfang 993 mit Verschlüsselung von Anfang an. Für den Versand 587, ebenfalls verschlüsselt. Anschluss 25 ist der Weg, über den Server untereinander sprechen – für das Einliefern aus einem Mailprogramm ist er der falsche und bei vielen Anbietern gesperrt.
Unverschlüsselte Varianten gibt es technisch noch, und einige ältere Geräte im Haus benutzen sie: Kopierer mit Scan-an-Mail, Zeiterfassung, Warenwirtschaft. Das ist die Stelle, an der in vielen Betrieben ein Zugangskennwort im Klartext über die Leitung geht – meist seit Jahren und ohne dass jemand davon weiß.
- Empfang IMAP: 993, verschlüsselt.
- Versand: 587, verschlüsselt, mit Anmeldung.
- Anschluss 25: nur zwischen Servern, nicht für Mailprogramme.
- Benutzername ist fast immer die vollständige Mailadresse, nicht nur der Teil davor.
Im Betrieb: Prüfen Sie einmal, wie Ihr Kopierer Scans verschickt. In gewachsenen Umgebungen ist das der letzte Dienst, der noch unverschlüsselt und mit einem Sammelkonto arbeitet.
Häufige Anschlussfragen
Was ist der Postausgangsserver und warum verlangt er ein Kennwort?
Er nimmt Ihre Nachrichten an und stellt sie zu. Das Kennwort verlangt er, damit nicht jeder über ihn versenden kann – ein Server ohne Anmeldung würde binnen Stunden für Massenmail missbraucht und landet dann auf Sperrlisten. Wenn der Versand nach einer Kennwortänderung scheitert, ist oft genau diese Anmeldung noch auf dem alten Stand.
Warum kann ich empfangen, aber nicht versenden?
Weil Empfang und Versand zwei getrennte Wege mit getrennten Einstellungen sind. Die häufigsten Gründe für einen funktionierenden Empfang bei scheiterndem Versand: falscher Anschluss beim Postausgang, fehlende Anmeldung beim Versand oder eine Sperre des Anschlusses durch das Netz, in dem Sie gerade sind – manche Gast-WLAN sperren den Versand grundsätzlich.
Brauche ich bei Microsoft 365 überhaupt IMAP?
Für Outlook nicht – dort läuft die Verbindung über ein eigenes Verfahren, das mehr kann: Kalender, Kontakte, Abwesenheitsnotiz und gemeinsame Postfächer. IMAP ist dort der Rückfallweg für Programme, die das nicht beherrschen. Wer IMAP benutzt, wo es nicht nötig ist, verzichtet auf die Hälfte der Funktionen.
Wie finde ich heraus, welche Einstellungen mein Anbieter will?
Auf dessen Hilfeseiten, und dort sind sie auch die einzige verlässliche Quelle. Werte aus Foren stimmen oft für einen anderen Tarif oder einen alten Stand. Bei einem geschäftlichen Anbieter lohnt der Anruf: Die Frage ist in zwei Minuten beantwortet und die Angabe dann sicher richtig.
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