Eine KI-Nutzungsrichtlinie, die im Alltag gelesen wird

In vielen Unternehmen besteht die Regelung zur KI-Nutzung aus einem Satz in einer Rundmail: Die Nutzung solcher Dienste ist untersagt. Dieser Satz hat den Vorteil, schnell formuliert zu sein, und den Nachteil, dass er nicht befolgt wird. Er verlagert die Nutzung auf private Geräte und private Konten und nimmt dem Unternehmen jede Möglichkeit, zu erfahren, was tatsächlich geschieht.

Eine brauchbare Richtlinie ist deshalb kein Verbotstext, sondern eine Erlaubnis mit Grenzen. Sie beantwortet vier Fragen, die im Arbeitsalltag wirklich auftreten: Womit darf ich arbeiten? Was darf ich hineinschreiben? Wen frage ich, wenn mein Fall nicht darin steht? Und was muss ich kennzeichnen? Alles darüber hinaus ist meist Beiwerk – und je länger der Text, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass ihn jemand zu Ende liest.

Was hineingehört und was woanders geregelt wird

Bevor geschrieben wird, lohnt eine Abgrenzung, weil sonst ein Dokument entsteht, das drei verschiedene Aufgaben gleichzeitig erledigen soll. Die Frage, wohin Daten bei welchem Betriebsmodell fließen und welche vertraglichen Grundlagen dafür nötig sind, ist eine Datenschutzfrage und gehört in die Datenschutzunterlagen. Die Frage, wie man unerkannt eingeführte Werkzeuge im Haus überhaupt erst findet und geordnet ablöst, ist ein eigener Vorgang der Bestandsaufnahme.

Die Nutzungsrichtlinie baut auf beiden auf und regelt etwas Drittes: das Verhalten der Beschäftigten. Sie setzt voraus, dass die Prüfung der Werkzeuge schon stattgefunden hat, und formuliert das Ergebnis so, dass man sich daran halten kann, ohne Datenschutzrecht zu kennen. Deshalb ist sie kurz und der Anhang lang – nicht umgekehrt.

Erlaubte Werkzeuge: eine Liste, kein Grundsatz

Der wirksamste Teil der Richtlinie ist eine namentliche Liste der freigegebenen Werkzeuge, mit Versionsstand oder Vertragsvariante. Allgemeine Formulierungen wie geprüfte Dienste mit Auftragsverarbeitungsvertrag helfen niemandem, der am Schreibtisch entscheiden muss. Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen demselben Produkt in der kostenfreien und in der geschäftlichen Ausführung: Es ist regelmäßig derselbe Name, aber eine andere Rechtslage.

Zur Liste gehört je Werkzeug eine Angabe, wofür es gedacht ist – Textarbeit, Recherche, Übersetzung, Auswertung, Programmierung – und wer es bereitstellt. Ebenso nützlich ist eine ausdrückliche Negativliste mit den zwei oder drei Diensten, die im Haus verbreitet sind und die nicht genutzt werden dürfen, samt Begründung in einem Satz. Ein Verbot, dessen Grund erkennbar ist, wird eher eingehalten als eines, das aus der Verwaltung kommt.

Datenklassen: die Regel, die im Kopf bleibt

Der zweite Teil verbindet Informationsarten mit Werkzeugen. Damit das im Alltag funktioniert, braucht es wenige, unmissverständliche Klassen und je Klasse eine klare Aussage. Vier Klassen genügen in fast jedem mittelständischen Betrieb:

Bei Personal- und Bewerbungsverfahren ist besondere Zurückhaltung angebracht, und das hat nicht nur datenschutzrechtliche Gründe. Die europäische KI-Verordnung ordnet KI-Systeme, die in Beschäftigung und Personalmanagement eingesetzt werden, dem Hochrisikobereich ihres Anhangs III zu. Für solche Anwendungen gelten eigene, deutlich weitergehende Anforderungen. Ein Schreibassistent, mit dem eine Absage formuliert wird, ist damit noch nicht gleichzusetzen – ein Werkzeug, das Bewerbungen vorsortiert oder bewertet, sehr wohl.

Neben die Eingaberegel tritt eine Ausgaberegel, die in vielen Richtlinien fehlt: Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt bei der Person, die es verwendet. Fachliche Aussagen, Zahlen, Rechtsverweise und Namen sind zu prüfen, bevor etwas das Haus verlässt. Wer eine KI-Ausgabe unverändert an einen Kunden weitergibt, hat sie damit zu seiner eigenen Aussage gemacht.

Freigabe: kurzer Weg, kurze Frist

Neue Werkzeuge kommen schneller auf den Markt, als Richtlinien geändert werden. Deshalb braucht die Richtlinie einen benannten Freigabeweg: eine Ansprechperson oder ein kleiner Kreis aus IT, Datenschutz und der betroffenen Fachabteilung, ein Antrag von einer halben Seite und eine Zusage, innerhalb welcher Frist entschieden wird. Diese Frist ist der eigentliche Hebel – dauert die Entscheidung länger als der Bedarf, wird das Werkzeug ohne Freigabe genutzt.

Zum Freigabeverfahren gehört eine Mindestprüfung: Wofür wird das Werkzeug gebraucht, welche Datenklassen sollen hineinfließen, wo und wie lange werden Eingaben verarbeitet und gespeichert, ist die Verwendung der Eingaben zur Modellentwicklung vertraglich ausgeschlossen, lässt sich der Zugang über das Firmenkonto steuern, und was geschieht mit den Daten bei Beendigung. Das Ergebnis wird in einem Satz begründet und in der Werkzeugliste festgehalten, damit dieselbe Frage nicht dreimal beantwortet wird.

Für abgelehnte Anträge gilt eine Regel, die sich auszahlt: Die Ablehnung wird begründet und mit einem Hinweis versehen, welches freigegebene Werkzeug den Bedarf abdeckt. Wer nur ein Nein erhält, sucht sich einen Weg daran vorbei. Und wo kein freigegebenes Werkzeug den Bedarf deckt, ist das ein Hinweis auf eine Lücke im eigenen Angebot, nicht auf Ungehorsam der Fachabteilung.

Kennzeichnung nach außen und im Haus

Die KI-Verordnung enthält eigene Transparenzpflichten für bestimmte Inhalte und Systeme. Praktisch bedeutet das für ein mittelständisches Unternehmen zwei Festlegungen: Wer entscheidet, ob ein veröffentlichtes Bild, ein Video oder eine synthetische Stimme als KI-erzeugt gekennzeichnet wird, und wie diese Kennzeichnung aussieht. Diese Zuständigkeit liegt sinnvollerweise beim Marketing, nicht bei der IT, weil dort die Veröffentlichung entschieden wird.

Davon zu trennen ist die interne Kennzeichnung, die keine Rechtspflicht ist, aber Streit vermeidet. Eine einfache Vereinbarung lautet: Wo ein Entwurf ganz oder überwiegend maschinell entstanden ist, wird das im Dokument oder in der Mail an die Kollegin vermerkt. Das kostet eine Zeile und verhindert, dass später niemand weiß, welche Formulierung geprüft wurde und welche nicht.

Schulung: die Pflicht zur KI-Kompetenz

Artikel 4 der KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen dazu, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen. Nach der durch den Digital Omnibus geänderten Fassung ist dabei ausdrücklich klargestellt, dass kein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen garantiert werden muss; Kommission und Mitgliedstaaten sollen diese Bemühungen unterstützen. Aus einer Pflicht mit Ergebniserwartung ist damit eine Pflicht zum Bemühen geworden – abgeschafft ist sie nicht, und ein Bemühen ohne Nachweis ist gegenüber einer Aufsicht so gut wie keines.

Für den Mittelstand heißt das nicht Zertifikatslehrgang, sondern Nachvollziehbarkeit. Eine Einweisung von dreißig bis sechzig Minuten je Bereich, in der die freigegebenen Werkzeuge gezeigt, die Datenklassen an eigenen Beispielen erklärt und zwei typische Fehlgriffe besprochen werden, erfüllt den Zweck – wenn festgehalten wird, wer wann zu welchem Werkzeug unterwiesen wurde. Sinnvoll ist zudem eine kurze Wiederholung, sobald ein neues Werkzeug freigegeben wird, statt eines Jahrestermins für alle.

In Kraft setzen, nicht verteilen

Eine Richtlinie, die als Anhang einer Mail versandt wird, gilt im Haus als Empfehlung. Wirksam wird sie durch drei Dinge: eine Inkraftsetzung mit Datum und Unterschrift der Geschäftsführung, eine benannte Ansprechperson für Zweifelsfälle und ein festes Datum für die nächste Durchsicht – bei diesem Thema sinnvollerweise halbjährlich, weil sich Werkzeuge und Vertragsbedingungen schneller ändern als der Rest des Regelwerks.

Zwei formale Punkte sind vorher zu klären. Wo ein Betriebsrat besteht, ist er einzubeziehen: Nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 des Betriebsverfassungsgesetzes unterliegt die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, der Mitbestimmung – und manche KI-gestützten Werkzeuge erfüllen dieses Merkmal. Und die Richtlinie sollte sagen, welche Folgen ein Verstoß hat, aber gleichzeitig ausdrücklich dazu auffordern, Fehlgriffe zu melden. Eine versehentlich eingegebene Kundenliste lässt sich behandeln, solange davon jemand erfährt.

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