Die Gliederung Ihrer Verfahrensdokumentation – aus zehn Fragen

Häufige Fragen

Was zum Werkzeug gefragt wird.

Warum eine Gliederung und kein fertiges Muster?

Weil die GoBD in Rz. 154 verlangen, dass die Dokumentation dem tatsächlich eingesetzten Verfahren voll entspricht. Ein ausgefülltes Muster beschreibt Prozesse, die es in Ihrem Haus nicht gibt – und ist damit schlechter als keines. Die Gliederung sagt, welche Punkte Ihr Verfahren braucht und wer sie füllt; den Inhalt schreiben Sie, Ihr Steuerberater und der Betreiber Ihrer Systeme.

Woher stammen die Punkte?

Aus den GoBD, Fassung vom 11. März 2024: Rz. 151 (Inhalt und Umfang), Rz. 152 (was beschrieben wird), Rz. 153 (die vier Bestandteile), Rz. 154 (Programmidentität, Versionierung), Rz. 110 (Unveränderbarkeit, Dateisystem) und Rz. 165–170 (Datenzugriff). Die Fundstellen stehen unter der Seite. Welche Punkte erscheinen, hängt von Ihren Antworten ab – wer nicht scannt, braucht keinen Abschnitt zum Scannen.

Was passiert mit meinen Angaben?

Nichts. Die Gliederung wird in Ihrem Browser berechnet; keine Eingabe verlässt das Gerät. Gemessen wird nur, dass die Schritte benutzt werden – nicht, was Sie gewählt haben. Markieren und kopieren Sie die Liste, um sie in Ihr Dokument zu übernehmen.

Ist meine Verfahrensdokumentation damit GoBD-konform?

Nein. Die Gliederung ist der Rahmen; ob der beschriebene Prozess den GoBD genügt – etwa beim ersetzenden Scannen oder bei der Kasse –, ist eine steuerliche Bewertung Ihres Steuerberaters. Ob die Dokumentation in einer Betriebsprüfung ausreicht, entscheidet der Prüfer. Das Werkzeug ersetzt beides nicht; es sorgt dafür, dass nichts vergessen wird.