Software-Anbieter werben mit „GoBD-konform“, und Buchhalter fragen danach, als wäre es ein Prüfsiegel. Es ist keines. Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums an die Finanzbehörden – in der Fassung vom 11. März 2024, gültig seit 1. April 2024 –, das beschreibt, wie elektronische Bücher und Belege geführt und aufbewahrt werden müssen, damit die Finanzverwaltung sie anerkennt. Konform ist ein Verfahren, nicht ein Produkt; dasselbe Programm kann in einem Haus konform betrieben werden und im anderen nicht.
Für die Technik laufen die Anforderungen auf drei Dinge hinaus. Erstens Unveränderbarkeit: Was einmal gebucht oder als Beleg erfasst ist, darf nicht unbemerkt geändert werden. Zweitens Aufbewahrung: lesbar und auswertbar über die gesetzliche Frist. Drittens Datenzugriff: Der Prüfer muss auf drei Wegen an die Daten kommen. Jedes davon hat eine Fundstelle, und jedes stellt eine konkrete Anforderung an Server, Archiv und Sicherung.
Unveränderbarkeit: § 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 58 und 107–110
Das Gesetz sagt es in einem Satz: Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; auch Veränderungen, bei denen ungewiss bleibt, ob sie ursprünglich oder später gemacht wurden, sind unzulässig (§ 146 Abs. 4 AO). Rz. 58 der GoBD wiederholt das und Rz. 59 verlangt, dass Veränderungen und Löschungen protokolliert werden – sinngemäß auch für Dokumente, die keine Buchungen sind.
Rz. 108 übersetzt das in eine Anforderung an das System: Es muss die Gewähr bieten, dass einmal eingeführte Informationen – Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung – nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Rz. 110 nennt die drei Wege, das zu erreichen: hardwaremäßig (unveränderbare Datenträger), softwaremäßig (Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierung, Versionierung) und organisatorisch (Zugriffsberechtigungskonzepte). Und Rz. 110 sagt den Satz, den jedes Haus kennen sollte, das Belege in Ordnern auf dem Dateiserver ablegt: Die Ablage in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht.
Technisch heißt das: Belege gehören in ein Archiv, das Versionen hält und Löschungen protokolliert – ein Dokumentenmanagementsystem oder ein Archivsystem mit entsprechender Funktion –, nicht in einen Netzwerkordner. Wer ein Dateisystem verwendet, braucht zusätzliche Maßnahmen: Berechtigungen, die Änderungen ausschließen, Protokollierung, unveränderbare Sicherungen. Das ist möglich, aber es muss beschrieben und belegt werden.
Aufbewahrung: § 147 Abs. 3 AO
- 10Jahre
- Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz und die zu ihrem Verständnis nötigen Organisationsunterlagen – darunter die Verfahrensdokumentation.
- 8Jahre
- Buchungsbelege – seit der Verkürzung von zehn auf acht Jahre, die im Gesetzestext des § 147 Abs. 3 Satz 1 AO steht.
- 6Jahre
- Die übrigen Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO – empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen.
Datenzugriff: § 147 Abs. 6 AO, GoBD Rz. 165–170
Sind die Unterlagen mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt, hat die Finanzbehörde bei einer Außenprüfung drei Rechte (§ 147 Abs. 6 AO): Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das System zur Prüfung nutzen (Z1, unmittelbarer Zugriff), verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet werden (Z2, mittelbarer Zugriff), oder verlangen, dass die Daten in einem maschinell auswertbaren Format an sie übertragen werden (Z3, Datenüberlassung – so heißt sie seit der Fassung 2024; vorher Datenträgerüberlassung).
Rz. 165 der GoBD präzisiert Z1: Nur-Lesezugriff auf die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten einschließlich Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten und der Verknüpfungen, mit der Hard- und Software des Steuerpflichtigen oder eines beauftragten Dritten. Rz. 167 präzisiert Z3: Daten samt Verknüpfungen und elektronischen Dokumenten in auswertbarer Form – wobei die Finanzbehörde nicht berechtigt ist, selbst Daten herunterzuladen oder Kopien von Datensicherungen zu nehmen. Rz. 170: Verhältnismäßigkeit.
Und der Satz, der Rechenzentren betrifft: Teilt der Steuerpflichtige mit, dass sich seine Daten bei einem Dritten befinden, hat der Dritte Einsicht zu gewähren, auszuwerten oder zu übertragen (§ 147 Abs. 6 AO). Wer seine Buchhaltung bei uns betreibt, muss also sicher sein, dass wir Z1 bis Z3 bedienen können – Lesezugriff für den Prüfer, Auswertungen nach Vorgabe, Export im Beschreibungsstandard. Das gehört in den Vertrag, und es gehört in die Verfahrensdokumentation.
Was die Technik leisten muss – Anforderung für Anforderung
Die linke Spalte ist die Fundstelle, die rechte das, was ein Prüfer vorgelegt bekommen will.
| Anforderung | Fundstelle | Technische Umsetzung | Beleg |
|---|---|---|---|
| Buchungen und Belege unveränderbar | § 146 Abs. 4 AO; Rz. 58, 107–110 | Archiv mit Versionierung und Löschprotokoll; Festschreibung in der Buchhaltungssoftware; keine Belege in Netzwerkordnern | Beschreibung des Archivs in der Systemdokumentation; Protokollauszug |
| Änderungen protokolliert | Rz. 59 | Historisierung im Archiv und in der Buchhaltung; Protokollierung administrativer Eingriffe | Protokollauszug mit Datum |
| Aufbewahrung über die Frist, lesbar | § 147 Abs. 3 AO; § 147 Abs. 5 AO | Archiv mit Aufbewahrungsfristen je Belegtyp; Formate, die in zehn Jahren lesbar sind; Sicherung des Archivs | Fristenkonzept; Rücksicherprotokoll |
| Datenzugriff Z1–Z3 | § 147 Abs. 6 AO; Rz. 165–170 | Lesekonto für den Prüfer; Auswertungen nach Vorgabe; Export im Beschreibungsstandard für die Datenüberlassung | Nachweis im Vertrag; Testlauf des Exports |
| Daten bei Dritten zugänglich | § 147 Abs. 6 AO; Rz. 21 | Vertragliche Pflicht des Rechenzentrums, Z1–Z3 zu bedienen | Vertrag; Verfahrensdokumentation |
| Verfahren dokumentiert | Rz. 151–155 | Technische System- und Betriebsdokumentation aus dem Betrieb | Verfahrensdokumentation, versioniert |
Häufige Fragen
- Unsere Belege liegen als PDF in Ordnern auf dem Server – ist das ein Problem?
- Nach Rz. 110 erfüllt die Ablage in einem Dateisystem die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht. Jeder mit Schreibrecht kann eine Datei ersetzen, ohne dass es auffällt. Zulässig wird es erst mit zusätzlichen Maßnahmen – Berechtigungen, die Änderungen ausschließen, Protokollierung, unveränderbare Sicherungen – und deren Beschreibung in der Verfahrensdokumentation. Einfacher und sicherer ist ein Archivsystem.
- Gilt die Frist von acht Jahren für alle Belege?
- Nein. § 147 Abs. 3 AO unterscheidet: zehn Jahre für Bücher, Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen. Welcher Beleg in welche Gruppe fällt, ist im Einzelfall eine steuerliche Frage; das Archiv muss die Fristen je Belegtyp führen können.
- Darf der Betriebsprüfer unsere Datensicherung mitnehmen?
- Nein. Rz. 167 der GoBD sagt ausdrücklich, dass die Finanzbehörde nicht berechtigt ist, selbst Daten aus dem System herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen. Sie kann die Datenüberlassung (Z3) in auswertbarem Format verlangen – das ist etwas anderes als die Sicherung. Rz. 168 verlangt, dass eine Mitnahme im Regelfall in Abstimmung mit dem Steuerpflichtigen erfolgt.
- Unsere Buchhaltung läuft in Ihrem Rechenzentrum – wer bedient den Datenzugriff?
- Nach § 147 Abs. 6 AO Sie, und wir für Sie: Der Dritte, bei dem die Daten liegen, hat Einsicht zu gewähren, auszuwerten oder zu übertragen. Das steht in unserem Vertrag und in der technischen Systemdokumentation, die wir für Ihre Verfahrensdokumentation liefern. Der Prüfer bekommt ein Lesekonto, Auswertungen nach Vorgabe oder den Export – Sie bleiben Ansprechpartner und Verantwortlicher.
- Reicht eine Software, die mit „GoBD-Zertifikat“ wirbt?
- Ein solches Zertifikat bestätigt, dass die Software bei richtiger Anwendung konformes Arbeiten ermöglicht – nicht, dass Ihr Verfahren konform ist. Die Finanzverwaltung erteilt keine Zertifikate; die GoBD sagen das selbst. Konform wird es durch Einrichtung, Berechtigungen, Archiv, Dokumentation und Betrieb. Die Software ist eine Voraussetzung, keine Erfüllung.
Quellen und Nachweise
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen, Absatz 4 · Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)amtlich
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, Absätze 1, 3, 5, 6 · Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)amtlich
- § 239 HGB – Führung der Handelsbücher, Absatz 3 · Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)amtlich
- GoBD im Amtlichen AO-Handbuch 2024, Anhang 64 – Rz. 58–60, 107–110, 165–170 · Bundesministerium der Finanzenamtlich
- GoBD – BMF-Schreiben vom 11. März 2024 (Änderung; Datenüberlassung, Anlage mit Beschreibungsstandard) · Bundesministerium der Finanzenamtlich