Gibt es ein Muster, das wir einfach übernehmen können?

Muster gibt es viele; übernehmen lässt sich keines. Die GoBD verlangen die Beschreibung Ihres tatsächlichen Verfahrens, und Rz. 154 verlangt, dass sie mit der Praxis übereinstimmt. Ein ausgefülltes Muster, das Prozesse beschreibt, die es bei Ihnen nicht gibt, ist schlimmer als keines. Unser Werkzeug erzeugt deshalb eine Gliederung mit Zuständigkeiten – den Inhalt müssen Sie und Ihre Dienstleister schreiben.

Wir haben nur DATEV über den Steuerberater – brauchen wir trotzdem eine?

Ja, wenn Sie Belege elektronisch erfassen, scannen, archivieren oder Vorsysteme wie Kasse und Warenwirtschaft betreiben. Rz. 21 der GoBD lässt die Verantwortung beim Steuerpflichtigen, auch bei Auslagerung an den Steuerberater. Der Umfang ist bei einem kleinen Betrieb überschaubar – oft zehn bis zwanzig Seiten, und die Hälfte davon kommt vom Steuerberater und vom Betreiber der Systeme.

Wie lang muss sie sein?

So lang, dass ein sachverständiger Dritter das Verfahren in angemessener Zeit versteht – das ist der Maßstab aus § 238 HGB und Rz. 151. Für ein Haus mit Buchhaltungssoftware, Scanprozess und einem Vorsystem sind das meist 15 bis 30 Seiten plus Anlagen aus dem Betrieb. Hundert Seiten liest kein Prüfer; fünf Seiten beschreiben kein Verfahren.

Was passiert, wenn sie bei der Betriebsprüfung fehlt?

Nach Rz. 155 ist das Fehlen allein kein Mangel, der zum Verwerfen der Buchführung führt – solange Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind. In der Praxis muss der Prüfer dann aber alles erfragen, was in der Dokumentation stünde, und jede Lücke in der Nachvollziehbarkeit fällt auf Sie zurück. Ob das im Einzelfall zu Hinzuschätzungen führt, ist eine Frage für den Steuerberater.

Muss die Verfahrensdokumentation selbst aufbewahrt werden?

Ja. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO nennt die zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen ausdrücklich, und Rz. 154 verlangt die Versionen für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist. Jede frühere Fassung bleibt also erhalten – sie beschreibt das Verfahren, mit dem die Bücher dieses Jahres geführt wurden.

Verfahrensdokumentation GoBD: Gliederung, Inhalt

Die Verfahrensdokumentation ist das Dokument, das in Betriebsprüfungen am häufigsten fehlt und am seltensten vermisst wird – bis jemand danach fragt. Die GoBD verlangen sie in Rz. 151 für jedes DV-System, das Bücher oder aufbewahrungspflichtige Unterlagen führt: übersichtlich gegliedert, mit Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnissen des Verfahrens, vollständig und schlüssig. Der Umfang richtet sich danach, was ein sachverständiger Dritter zum Verständnis braucht – das ist der Maßstab des § 238 HGB, der verlangt, dass ein solcher Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann.

Rz. 152 sagt, was beschrieben wird: der organisatorisch und technisch gewollte Prozess – bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung über Indizierung, Verarbeitung, Speicherung, Wiederfinden, maschinelle Auswertbarkeit, Absicherung gegen Verlust und Verfälschung bis zur Reproduktion. Das ist kein Handbuch der Software. Es ist die Beschreibung dessen, was Ihr Haus mit seinen Belegen tut, von der Post bis zum Archiv.

Die vier Bestandteile nach Rz. 153 – und wer sie schreibt

„Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.“ Die Zuständigkeit steht nicht in den GoBD; sie ergibt sich daraus, wer das Wissen hat.

Bestandteil	Was hinein gehört	Wer es schreibt
Allgemeine Beschreibung	Das Unternehmen, die Buchführungspflichten, die Systeme im Überblick, die Verantwortlichen, der Belegfluss von der Entstehung bis zur Aufbewahrung	Geschäftsführung mit Buchhaltung und Steuerberater
Anwenderdokumentation	Wie die Beschäftigten mit den Systemen arbeiten: Belegerfassung, Kontierung, Freigabe, Scannen und Vernichten von Papierbelegen, Umgang mit Fehlern	Buchhaltung, Fachabteilungen
Technische Systemdokumentation	Welche Systeme laufen, in welcher Version (Programmidentität), auf welcher Infrastruktur, mit welchen Schnittstellen, wie Daten gesichert und unveränderbar gehalten werden, wer welche Berechtigungen hat	IT oder Rechenzentrum – das ist der Teil, den wir liefern
Betriebsdokumentation	Wie der laufende Betrieb gesichert ist: Sicherungsläufe, Rücksicherungstests, Wartung, Updates, Störungen, Aufbewahrung, Löschung nach Fristablauf	IT oder Rechenzentrum, mit der Buchhaltung für die Fristen

Programmidentität und Versionierung: Rz. 154

Der Satz, der die meisten Verfahrensdokumentationen entwertet, steht in Rz. 154: Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht – insbesondere für die eingesetzten Versionen der Programme. Die Dokumentation ist bei Änderungen zu versionieren, mit nachvollziehbarer Änderungshistorie.

Das heißt: Eine Verfahrensdokumentation, die 2022 geschrieben wurde und seither im Ordner liegt, beschreibt ein Verfahren, das es nicht mehr gibt. Jedes Update der Buchhaltungssoftware, jeder Serverwechsel, jeder neue Scanprozess ändert das Verfahren – und muss in der Dokumentation ankommen, mit Datum. Deshalb gehört die technische Systemdokumentation dorthin, wo die Änderungen passieren: in den Betrieb. Wer seine Systeme bei uns betreibt, bekommt die Versionsstände mit jedem Quartalsbericht; die Änderungshistorie entsteht nebenbei.

Und die Grenze, die Rz. 155 zieht: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Das Fehlen allein kippt die Buchführung also nicht. Es kippt sie, wenn der Prüfer ohne die Dokumentation nicht nachvollziehen kann, wie ein Beleg zur Buchung wurde – und das ist bei gescannten Belegen, Schnittstellen und Archiven schneller der Fall, als es klingt.

In fünf Schritten zu einer Dokumentation, die ein Prüfer liest

Die Reihenfolge ist Absicht: Erst das, was nur das Haus weiß, dann das, was der Betrieb liefert, zuletzt die Pflege.

Belegfluss aufzeichnenVon jedem Belegtyp – Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Kassenbeleg, Kontoauszug, Vertrag – der Weg vom Eingang bis zum Archiv: wer nimmt an, wer erfasst, wer gibt frei, wo liegt das Original, wann wird es vernichtet. Eine Seite je Belegtyp genügt.
Systeme und Verantwortliche benennenWelche Software führt die Bücher, welche liefert Vorsysteme (Kasse, Warenwirtschaft, Lohn, Zeiterfassung), wer verantwortet jedes System fachlich und technisch. Das ist die allgemeine Beschreibung.
Technische Teile beim Betreiber anfordernVersionen, Infrastruktur, Schnittstellen, Sicherungskonzept, Unveränderbarkeit, Berechtigungen – vom Dienstleister oder der eigenen IT, mit Datum. Was nicht aus dem Betrieb kommt, ist geraten.
Mit dem Steuerberater abstimmenOb der beschriebene Prozess die GoBD erfüllt – etwa beim ersetzenden Scannen oder bei Kassen –, ist eine steuerliche Bewertung. Die trifft der Steuerberater, nicht die IT.
Versionieren und einen Pflegetermin setzenVersionsnummer, Datum, Änderungshistorie auf der ersten Seite; ein fester Termin im Quartal, an dem Änderungen eingetragen werden. Ohne Termin ist die Dokumentation in einem Jahr wieder veraltet.

Werkzeug und Nachbarthemen

Häufige Fragen

Gibt es ein Muster, das wir einfach übernehmen können?: Muster gibt es viele; übernehmen lässt sich keines. Die GoBD verlangen die Beschreibung Ihres tatsächlichen Verfahrens, und Rz. 154 verlangt, dass sie mit der Praxis übereinstimmt. Ein ausgefülltes Muster, das Prozesse beschreibt, die es bei Ihnen nicht gibt, ist schlimmer als keines. Unser Werkzeug erzeugt deshalb eine Gliederung mit Zuständigkeiten – den Inhalt müssen Sie und Ihre Dienstleister schreiben.
Wir haben nur DATEV über den Steuerberater – brauchen wir trotzdem eine?: Ja, wenn Sie Belege elektronisch erfassen, scannen, archivieren oder Vorsysteme wie Kasse und Warenwirtschaft betreiben. Rz. 21 der GoBD lässt die Verantwortung beim Steuerpflichtigen, auch bei Auslagerung an den Steuerberater. Der Umfang ist bei einem kleinen Betrieb überschaubar – oft zehn bis zwanzig Seiten, und die Hälfte davon kommt vom Steuerberater und vom Betreiber der Systeme.
Wie lang muss sie sein?: So lang, dass ein sachverständiger Dritter das Verfahren in angemessener Zeit versteht – das ist der Maßstab aus § 238 HGB und Rz. 151. Für ein Haus mit Buchhaltungssoftware, Scanprozess und einem Vorsystem sind das meist 15 bis 30 Seiten plus Anlagen aus dem Betrieb. Hundert Seiten liest kein Prüfer; fünf Seiten beschreiben kein Verfahren.
Was passiert, wenn sie bei der Betriebsprüfung fehlt?: Nach Rz. 155 ist das Fehlen allein kein Mangel, der zum Verwerfen der Buchführung führt – solange Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind. In der Praxis muss der Prüfer dann aber alles erfragen, was in der Dokumentation stünde, und jede Lücke in der Nachvollziehbarkeit fällt auf Sie zurück. Ob das im Einzelfall zu Hinzuschätzungen führt, ist eine Frage für den Steuerberater.
Muss die Verfahrensdokumentation selbst aufbewahrt werden?: Ja. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO nennt die zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen ausdrücklich, und Rz. 154 verlangt die Versionen für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist. Jede frühere Fassung bleibt also erhalten – sie beschreibt das Verfahren, mit dem die Bücher dieses Jahres geführt wurden.

Quellen und Nachweise

GoBD im Amtlichen AO-Handbuch 2024, Anhang 64 – Rz. 21, 151–155, 160 · Bundesministerium der Finanzenamtlich
GoBD – BMF-Schreiben vom 11. März 2024 (Änderung; Fassung gültig ab 1. April 2024) · Bundesministerium der Finanzenamtlich
§ 238 HGB – Buchführungspflicht · Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)amtlich
§ 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen · Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)amtlich

Verfahrensdokumentation nach GoBD: Gliederung, Inhalt – und was davon die IT liefern muss

Wirtschaftsprüfer, Finanzamt, Kunden und BSI verlangen dieselben Belege – gebaut werden sie einmal.