Woran Sie erkennen, dass es dieser Fall ist
- Die Datei enthält keine gültige E-Rechnung.
- Kein eingebettetes XML gefunden
- Profil MINIMUM wird nicht unterstützt
- PDF/A-3 conformance not found
- Das Dokument entspricht nicht dem ZUGFeRD-Standard.
- Rechnung konnte nicht importiert werden: unbekanntes Format
Zugehörige Fehlercodes
- PDFA-3
- fx:ConformanceLevel
- factur-x.xml
- BR-DE-01
- BR-DE-15
Die schnelle Hilfe, in dieser Reihenfolge
Prüfen, ob das PDF noch einen XML-Anhang hat
Die PDF-Datei in einem Reader öffnen, der Anhänge zeigt (Büroklammer-Symbol), oder mit dem Befehl unten nach dem Dateinamen factur-x.xml suchen. Fehlt der Anhang, ist die Datei kein ZUGFeRD mehr – sie wurde gedruckt, „optimiert“ oder aus einem Bildschirmfoto erzeugt. Dann das Original aus dem Mailanhang verwenden oder beim Aussteller neu anfordern.
Damit wissen Sie: Sie wissen, ob überhaupt eine E-Rechnung vorliegt oder nur ein PDF.
Das Profil lesen
In den Metadaten des PDF steht das Profil (ConformanceLevel): MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG. Die ersten beiden tragen keine Positionsdaten und sind nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 keine E-Rechnung. Ein Empfänger darf sie als sonstige Rechnung behandeln – und ein Prüfprogramm lehnt sie ab.
Damit wissen Sie: Sie wissen, ob das Profil zulässig ist.
Den XML-Teil in der Vorprüfung ansehen
Die PDF-Datei in die E-Rechnungs-Vorprüfung dieses Bereichs laden: Sie entpackt den Anhang im Browser und zeigt Profil, Pflichtangaben und Summen. Eine Ablehnung wegen fehlender Pflichtangaben oder falscher Summen erscheint dort mit Feldkennung.
Damit wissen Sie: Sie wissen, ob das XML in sich vollständig und stimmig ist.
Klären, was der Empfänger erwartet
Behördenportale nehmen nur die XML-Datei im Standard XRechnung an, keinen PDF-Container – auch nicht im Profil XRECHNUNG. Manche Buchhaltungssysteme lesen nur UBL oder nur CII. Die Fehlermeldung des Empfängers nennt meist das erwartete Format; sonst nachfragen, bevor die Rechnung ein drittes Mal geschickt wird.
Damit wissen Sie: Sie wissen, ob das Format oder die Datei das Problem ist.
Neu erzeugen, nicht reparieren
Eine ZUGFeRD-Datei wird nicht nachträglich bearbeitet. Ist der Anhang weg oder das Profil falsch, erzeugt die Software des Ausstellers die Rechnung neu – mit zulässigem Profil und ohne Umweg über Drucker oder PDF-Bearbeitung. Beim Versand die Datei direkt anhängen, nicht in ein anderes PDF einbetten.
Damit wissen Sie: Eine Datei, die beim Empfänger durchgeht – und ein Ablauf, der das Problem nicht wiederholt.
Dasselbe in PowerShell
Für alle, die mehr als einen Rechner betreuen
Die Befehle lesen die PDF-Datei als Bytes und beantworten die drei Fragen, die über Annahme oder Ablehnung entscheiden: Steckt ein XML-Anhang darin, ist das PDF als PDF/A-3 gekennzeichnet, und ist die Datei noch dieselbe, die der Aussteller erzeugt hat. Nichts davon verändert die Datei.
PowerShell mit erweiterten Rechten starten – so geht es
- Windows 11
- Rechtsklick auf das Startsymbol – oder die Tastenkombination Windows + X – und dann Terminal (Administrator) wählen.
- Windows 10
- Dieselbe Tastenkombination, der Eintrag heißt dort Windows PowerShell (Administrator). Steht dort stattdessen die Eingabeaufforderung, lässt sich das in den Taskleisteneinstellungen umstellen – oder Sie nehmen den Weg darunter.
- Auf jedem Windows
- Startmenü öffnen, powershell tippen und den Treffer mit Strg + Umschalt + Eingabe öffnen. Das ist der Weg, der überall funktioniert.
- Woran Sie erkennen, dass es geklappt hat
- In der Titelleiste des Fensters steht Administrator, und die Eingabeaufforderung beginnt in C:\Windows\System32 statt in Ihrem Benutzerordner. Vorher bestätigen Sie die Abfrage der Benutzerkontensteuerung mit Ja.
- Wenn nach Zugangsdaten gefragt wird
- Dann sind Sie auf diesem Rechner kein Administrator. Im Firmennetz ist das der Regelfall und Absicht: Wer täglich mit erhöhten Rechten arbeitet, gibt einer Schadsoftware dieselben Rechte. Der richtige Weg ist die Zuarbeit durch die Administration – nicht das dauerhafte Hochstufen des eigenen Kontos.
Ein Hinweis, der wichtiger ist als er klingt: Führen Sie keinen Befehl aus, dessen Wirkung Sie nicht benennen können – auch keinen von uns. Die Blöcke unten sagen jeweils dazu, was sie tun; die, die etwas verändern, sind gekennzeichnet.
Steckt eine Rechnungsdatei im PDF?
ZUGFeRD und Factur-X betten das XML unter einem festen Dateinamen ein. Taucht keiner der Namen auf, ist es ein gewöhnliches PDF – oder der Anhang wurde beim erneuten Speichern entfernt.
PS C:\> $pdf = [System.IO.File]::ReadAllText('C:\Rechnungen\eingang\rechnung.pdf', [System.Text.Encoding]::Latin1)PS C:\> 'factur-x.xml','zugferd-invoice.xml','ZUGFeRD-invoice.xml','xrechnung.xml' | Where-Object { $pdf.Contains($_) }factur-x.xml# Kein Treffer: kein eingebettetes XML – die Datei ist eine sonstige RechnungPS C:\> ([regex]::Matches($pdf, '/Type\s*/EmbeddedFile')).Count1# Anzahl der eingebetteten Dateien; bei 0 fehlt der Anhang, bei mehr als 1 liegen Beilagen dabeiIst das PDF als PDF/A-3 gekennzeichnet?
ZUGFeRD verlangt den Container PDF/A-3. Die Kennzeichnung steht in den XMP-Metadaten; fehlt sie oder steht dort Teil 1 oder 2, lehnen manche Prüfprogramme die Datei ab – auch wenn das XML in Ordnung ist.
PS C:\> [regex]::Match($pdf, 'pdfaid:part[^0-9]*([0-9])').Groups[1].Value3# 3 = PDF/A-3; leer = keine PDF/A-Kennzeichnung; 1 oder 2 = falscher TeilPS C:\> [regex]::Match($pdf, 'fx:ConformanceLevel[^A-Z]*([A-Z_ ]+)').Groups[1].ValueEN 16931# Das ZUGFeRD-Profil laut Metadaten: MINIMUM und BASIC WL gelten nach dem BMF-Schreiben nicht als E-RechnungIst es noch die Datei des Ausstellers?
Wer ein PDF druckt, neu speichert oder „optimiert“, erzeugt eine neue Datei ohne Anhang. Der Vergleich der Prüfsumme mit der Datei aus dem Original-Mailanhang zeigt, ob unterwegs etwas verändert wurde.
PS C:\> Get-FileHash 'C:\Rechnungen\eingang\rechnung.pdf' -Algorithm SHA256 | Select-Object HashPS C:\> Get-FileHash 'C:\Rechnungen\original\rechnung.pdf' -Algorithm SHA256 | Select-Object Hash# Zwei verschiedene Werte: Die Datei wurde verändert – Original aus dem Mailanhang verwendenPS C:\> (Get-Item 'C:\Rechnungen\eingang\rechnung.pdf').Length, (Get-Item 'C:\Rechnungen\original\rechnung.pdf').Length# Eine deutlich kleinere Datei nach dem Speichern ist das typische Zeichen für einen verlorenen AnhangWarum verschwindet der XML-Anhang beim Speichern?
ZUGFeRD ist ein PDF/A-3 mit einer eingebetteten Datei. Viele Programme, die ein PDF „speichern“, erzeugen in Wahrheit ein neues PDF aus der Darstellung – der Druckdialog mit „Als PDF speichern“, die Vorschau mancher Mailprogramme, Werkzeuge zum Verkleinern oder Zusammenführen, und jede Bildschirmaufnahme. Der Anhang überlebt das nicht, weil er nicht Teil der Darstellung ist.
Das Tückische: Das Ergebnis sieht genauso aus wie vorher. Die Rechnung ist lesbar, die Zahlen stimmen, nur der strukturierte Teil fehlt. Erst ein Prüfprogramm oder der Import in die Buchhaltung merkt es. Deshalb gilt im Eingang die Regel: Die Datei aus dem Mailanhang wird unverändert übernommen – nicht die aus dem Vorschaufenster, nicht die gedruckte.
Für den Ausgang gilt dasselbe. Wer seine ZUGFeRD-Rechnung vor dem Versand noch einmal „durch den PDF-Drucker“ schickt, um ein Logo zu ergänzen, verschickt ein gewöhnliches PDF. Das Logo gehört in die Vorlage der Rechnungssoftware, nicht in die Nachbearbeitung.
MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED – was bedeutet das?
Die Profile beschreiben, wie viel vom Datenmodell der Norm die Datei enthält. MINIMUM trägt nur Kopfdaten und Summen, BASIC WL dazu Steuerinformationen, aber keine Positionen; beide sind als Buchungshilfe gedacht, nicht als vollständige Rechnung. Das BMF-Schreiben nimmt genau diese beiden aus: ZUGFeRD ab Version 2.0.1 gilt als E-Rechnung – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL.
BASIC enthält Positionen und erfüllt die Norm; EN 16931 (früher COMFORT) ist das vollständige Kernmodell; EXTENDED erweitert es um Felder, die über die Norm hinausgehen; XRECHNUNG bildet die deutschen Zusatzregeln der XRechnung im ZUGFeRD-Container ab. Für den Austausch zwischen Unternehmen ist EN 16931 die sichere Wahl – vollständig und von jeder Software lesbar.
Welches Profil die Software erzeugt, steht in ihren Einstellungen und in den Metadaten der Datei. Eine Software, die nur MINIMUM kann, erzeugt keine E-Rechnung; das ist eine Frage an den Hersteller, nicht an den Empfänger.
Der Kunde ist eine Behörde und lehnt die ZUGFeRD-Datei ab – warum?
Weil die Rechnungseingangsplattformen der Verwaltung die XML-Datei im Standard XRechnung erwarten, übermittelt über das Portal und mit Leitweg-ID als Käuferreferenz. Ein PDF-Container, so korrekt sein Inhalt ist, ist dort nicht vorgesehen. Die Pflicht dazu steht in der E-Rechnungsverordnung des Bundes; die Länder haben eigene, meist gleich gebaute Regeln.
Die Lösung ist keine Reparatur, sondern ein zweites Ausgangsprofil in der Software: XRechnung als reines XML für Behörden, ZUGFeRD für Unternehmen. Die meisten Programme können beides; die Einstellung je Kunde ist die Arbeit. Die Vertiefung zur XRechnung an Behörden beschreibt Portal, Pflichtangaben und Leitweg-ID.
Im Betrieb
Eine abgelehnte Rechnung ist ein Zahlungsverzug mit Ansage.
Im Betrieb kostet die abgelehnte Rechnung nicht die Minute der Prüfung, sondern die Wochen bis zur Zahlung: Die Rechnung geht zurück, wird neu erzeugt, erneut geprüft, erneut freigegeben – und das Zahlungsziel beginnt von vorn. Bei zehn Rechnungen im Monat ist das ein Liquiditätsproblem, kein Formatproblem.
Deshalb gehört die Prüfung an den Ausgang, nicht an den Eingang des Kunden: Jede Ausgangsrechnung wird vor dem Versand gegen die Regeln geprüft, mit Protokoll. Im Rechnungseingang, den wir einrichten, läuft dieselbe Prüfung für eingehende Dateien – mit der Weiterleitung nach Fehlerklasse, die das BMF-Schreiben vorgibt.
Und ein Ablauf, der das Problem verhindert: Die Originaldatei wird aus dem Mailanhang übernommen, nie aus der Vorschau; der Scanner-Workflow ist für E-Rechnungen abgeschaltet; die Software erzeugt das Profil, das der Kunde liest.
Wann Sie aufhören sollten zu probieren
Anhang prüfen, Profil lesen, Vorprüfung laufen lassen – das sind zehn Minuten und gehören in die Buchhaltung oder zum Administrator vor Ort. Die Grenze liegt dort, wo die Software des Ausstellers das richtige Profil nicht erzeugt oder der Eingang die Datei zuverlässig beschädigt: Dann ist es kein Einzelfall, sondern ein Ablauf, der geändert werden muss – und das ist ein Anruf, keine dritte Wiederholung.
Häufige Anschlussfragen
Kann ich den XML-Anhang einfach aus dem PDF ziehen und allein schicken?
Ja. Die XML-Datei ist die Rechnung; das PDF ist die Ansicht. Ein Empfänger, der nur XML liest – etwa ein Behördenportal –, bekommt das XML. Es muss aber im richtigen Standard sein: ZUGFeRD-XML im Profil EN 16931 ist CII nach der Norm; XRechnung verlangt zusätzlich die deutschen Regeln, etwa die Käuferreferenz.
Mein Reader zeigt den Anhang, der Validator findet ihn nicht – wie das?
Dann liegt der Anhang zwar im PDF, aber nicht so, wie der Standard es verlangt – falscher Dateiname, fehlende Beziehung zum Dokument, keine PDF/A-3-Kennzeichnung. Das kommt vor, wenn ein Werkzeug den Anhang nachträglich eingefügt hat. Die Software des Ausstellers muss die Datei erzeugen, nicht ein PDF-Editor.
Ist ein ZUGFeRD-PDF mit Profil MINIMUM wertlos?
Als E-Rechnung ja, als Rechnung nein: Es ist eine sonstige Rechnung – bis zum Ende der Übergangsfrist des Ausstellers zulässig, mit dem lesbaren PDF-Teil als Rechnung. Nach dem Stichtag erfüllt sie die Pflicht nicht mehr, und der Vorsteuerabzug ist gefährdet. Die Vertiefung zu Pflicht und Fristen erklärt die Stichtage.
Welche Version von ZUGFeRD soll die Software erzeugen?
Die aktuelle, die der Hersteller unterstützt – FeRD veröffentlicht neue Versionen etwa jährlich. Entscheidend für die Gültigkeit ist nicht die Versionsnummer, sondern das Profil: ab 2.0.1 alles außer MINIMUM und BASIC WL. Eine alte Rechnung bleibt gültig, auch wenn inzwischen eine neue Version erschienen ist.
Dazu passt