Schnittstellen: Wo Digitalisierung im Mittelstand tatsächlich beginnt

Fragt man in Unternehmen nach Digitalisierungsprojekten, fallen große Begriffe. Fragt man dagegen, wie eine Bestellung vom Eingang bis zur Rechnung läuft, kommen erstaunlich oft die Wörter „abtippen“, „exportieren“ und „nachtragen“ vor. Genau dort – an den Übergängen zwischen zwei Systemen – liegt das größte ungenutzte Potenzial.

Was ein Medienbruch kostet

Jede manuelle Übertragung kostet Zeit, erzeugt Fehler und verzögert Informationen. Sie macht Auswertungen unzuverlässig, weil zwei Systeme unterschiedliche Wahrheiten enthalten. Und sie bindet ausgerechnet erfahrene Kräfte an Tätigkeiten, die keinerlei Fachurteil erfordern.

Wie schnell sich das summiert, zeigt eine Beispielrechnung mit bewusst einfachen Annahmen: Ein Betrieb erhält täglich 40 Bestellungen per E-Mail, die jemand in die Warenwirtschaft überträgt, jeweils in etwa vier Minuten. Das sind 160 Minuten am Tag und bei angenommenen 220 Arbeitstagen knapp 590 Stunden im Jahr. Bei angenommenen 1.700 Jahresarbeitsstunden entspricht das rund einem Drittel einer Vollzeitstelle – allein für diesen einen Übergang.

Teurer als die Erfassung sind in der Regel die Fehler. Nehmen wir weiter an, dass zwei von hundert Übertragungen einen Zahlendreher oder eine falsche Artikelnummer enthalten, dann sind das in unserem Beispiel rund 176 Fehlerfälle pro Jahr. Jeder davon fällt meist erst spät auf – bei der Kommissionierung, beim Kunden oder in der Reklamation – und kostet dann ein Vielfaches der ursprünglichen Erfassungszeit. Setzen Sie eigene Zahlen ein; die Größenordnung ist oft überraschend.

Wie man anfängt

Bevor etwas umgebaut wird, sollten zwei Werte festgehalten werden: die Durchlaufzeit eines Vorgangs vom Eingang bis zum Abschluss und die Zahl der Korrekturen pro Monat. Das dauert wenige Tage und ist die einzige Möglichkeit, nach der Umstellung zu belegen, was die Schnittstelle tatsächlich bewirkt hat. Ohne diese Ausgangswerte bleibt jede Erfolgsmeldung eine Behauptung.

Drei Arten, Systeme zu verbinden

Die einfachste Form ist der Dateiaustausch: Ein System legt in festen Abständen eine Exportdatei ab, das andere liest sie ein. Das ist schnell eingerichtet und für nächtliche Abgleiche oft ausreichend, aber anfällig für Formatänderungen und nie ganz aktuell. Eine Programmierschnittstelle (API) verbindet Systeme dagegen direkt; Daten fließen im Moment ihrer Entstehung, und das empfangende System kann Fehler sofort zurückmelden. Voraussetzung ist eine dokumentierte, vom Hersteller gepflegte Schnittstelle.

Sind mehr als zwei oder drei Systeme beteiligt, lohnt der Blick auf eine Integrationsplattform, über die alle Verbindungen zentral laufen. Sie verhindert das Geflecht aus Einzelverbindungen, bei dem jede Aktualisierung eines Systems an mehreren Stellen etwas zerbrechen kann. Welche Form passt, entscheiden vier Kriterien: Wie aktuell müssen die Daten sein, wie viele Systeme hängen daran, wer pflegt die Verbindung bei einem Versionswechsel – und wer merkt es, wenn sie ausfällt?

Die letzte Frage wird am häufigsten vergessen. Eine Schnittstelle, die still ausfällt, ist tückischer als gar keine, weil sich alle darauf verlassen. Jede Verbindung braucht deshalb eine Fehlermeldung an eine benannte Person und ein Protokoll, aus dem hervorgeht, welche Datensätze nicht übertragen wurden.

Datenqualität: Die Schnittstelle überträgt auch Fehler

Eine Schnittstelle überträgt Fehler zuverlässig weiter – schneller und in größerer Zahl als jede Hand. Vor der Verbindung zweier Systeme lohnt deshalb immer eine Bereinigung der Stammdaten: doppelte Kunden, veraltete Artikel, uneinheitliche Schreibweisen. Ebenso wichtig ist die Festlegung, welches System für welche Daten führend ist. Wenn Kundenadressen sowohl im CRM als auch in der Warenwirtschaft geändert werden dürfen, gibt es bald zwei Wahrheiten, und die Schnittstelle überschreibt die richtige mit der falschen.

Für jede wichtige Datenart braucht es außerdem eine verantwortliche Person im Fachbereich, die Pflichtfelder und Schreibregeln festlegt und bei Unklarheiten entscheidet. Datenqualität ist keine einmalige Aufräumaktion, sondern eine Zuständigkeit. Erst dann wird aus der Verbindung ein Gewinn statt einer Fehlerautobahn.

Ein aktueller Prüfstein ist die elektronische Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im Geschäftsverkehr untereinander empfangen können; ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen spätestens ab dem 1. Januar 2028. Eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ist ein strukturierter Datensatz, den ein System ohne Abtippen lesen kann. Wer sie ausdruckt und von Hand in die Buchhaltung überträgt, erfüllt zwar die Pflicht, verschenkt aber genau den Nutzen, um den es geht.

Unsere Einordnung: Schnittstellen sind der unspektakulärste Teil der Digitalisierung und oft der wirksamste. Wer mit dem teuersten Übergang beginnt, die Stammdaten vorher in Ordnung bringt und jede Verbindung einer verantwortlichen Person zuordnet, erzielt Ergebnisse, die sich in Minuten pro Vorgang und in Fehlerfällen pro Monat ausdrücken lassen. Das ist weniger glanzvoll als ein großes Digitalisierungsprogramm, aber deutlich leichter zu überprüfen.

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