Kostenloses Werkzeug · Aufbewahrungsfristen-Rechner
Ab wann darf ein Beleg vernichtet werden – und was darf 2026 weg?
Belegart und Jahr wählen oder ein Jahr – der Rechner nennt die Frist mit Fundstelle. Der Rechner nennt die gesetzliche Mindestfrist. Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind – etwa bei laufender Betriebsprüfung, Einspruch oder Vorbehalt der Nachprüfung. Vor dem Vernichten mit dem Steuerberater abstimmen.
Der Rechner nennt die gesetzliche Mindestfrist. Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind – etwa bei laufender Betriebsprüfung, Einspruch oder Vorbehalt der Nachprüfung. Vor dem Vernichten mit dem Steuerberater abstimmen.
Im Jahr 2026 dürfen diese Jahrgänge weg
Jeweils der genannte Jahrgang und alle älteren – sofern keine Steuerfestsetzung mehr offen ist.
Bücher und Aufzeichnungen
bis Jahrgang 2015
10 Jahre · maßgeblich: Jahr der letzten Eintragung
Fundstelle: § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB
Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz
bis Jahrgang 2015
10 Jahre · maßgeblich: Jahr der Aufstellung – nicht das Geschäftsjahr
Fundstelle: § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3, 4 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4, 5 HGB
Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
bis Jahrgang 2015
10 Jahre · maßgeblich: Jahr der letzten Eintragung in die Bücher, zu deren Verständnis sie dient
Fundstelle: § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB
Buchungsbelege
bis Jahrgang 2017
8 Jahre · maßgeblich: Jahr, in dem der Beleg entstanden ist
Fundstelle: § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB
Rechnungen (Eingang und Ausgang)
bis Jahrgang 2017
8 Jahre · maßgeblich: Jahr, in dem die Rechnung ausgestellt wurde
Fundstelle: § 14b Abs. 1 UStG; § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO
Kontoauszüge
bis Jahrgang 2017
8 Jahre · maßgeblich: Jahr, in dem der Auszug entstanden ist
Fundstelle: § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO (Buchungsbeleg)
Handels- und Geschäftsbriefe
bis Jahrgang 2019
6 Jahre · maßgeblich: Jahr des Empfangs oder Versands
Fundstelle: § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB
Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen
bis Jahrgang 2019
6 Jahre · maßgeblich: Jahr, in dem die Unterlage entstanden ist
Fundstelle: § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO
Lohnkonten
bis Jahrgang 2019
6 Jahre · maßgeblich: Jahr der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung
Fundstelle: § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG
Zollunterlagen
bis Jahrgang 2015
10 Jahre · maßgeblich: Jahr, in dem die Unterlage entstanden ist
Fundstelle: § 147 Abs. 1 Nr. 4a, Abs. 3 AO
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Wie der Rechner rechnet
Frist beginnt am Jahresende, endet nach zehn, acht oder sechs Jahren – und läuft nicht ab, solange eine Festsetzung offen ist.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden, der Brief empfangen oder versandt oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde. Ein Buchungsbeleg aus 2017 hat seine Frist deshalb am 31.12.2025 erfüllt und darf ab dem 1.1.2026 vernichtet werden – seit 2025 gilt für Buchungsbelege und Rechnungen die Achtjahresfrist, auch für ältere Belege, deren Frist Ende 2024 noch lief.
Was der Rechner nicht wissen kann: ob für ein Jahr noch eine Steuerfestsetzung offen ist, etwa wegen einer Betriebsprüfung oder eines Einspruchs. Dann läuft die Frist nicht ab. Die vollständige Tabelle mit allen Fundstellen steht auf der Seite Aufbewahrungsfristen 2026.
Ihr nächster Schritt
Ein Archiv, das bis zum Fristende hält
Unveränderbar bis zum Fristende, lesbar im Originalformat, danach geordnet gelöscht – mit Protokoll für Prüfer und Datenschutz.
Die Prüfpunkte
Was der Rechner berücksichtigt
- Frist je Belegart
- Zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht für Buchungsbelege und Rechnungen, sechs für Geschäftsbriefe und Lohnkonten.
- Fristbeginn
- Immer mit dem Schluss des Kalenderjahrs – bei Jahresabschlüssen dem Jahr der Aufstellung.
- Übergang 2025
- Die Achtjahresfrist gilt für alle Unterlagen, deren alte Frist Ende 2024 noch lief.
- Institute
- Banken, Versicherer und Wertpapierinstitute bleiben bei Buchungsbelegen bei zehn Jahren.
Geprüft am 2026-10-06.
Häufige Fragen
Werden meine Angaben gespeichert?
Nein. Der Rechner läuft im Browser. Erst wenn Sie eine Anfrage absenden, geht die Kurzfassung mit Ihrer Nachricht an uns.
Welche Belege dürfen 2026 weg?
Buchungsbelege, Rechnungen und Kontoauszüge bis Jahrgang 2017, Geschäftsbriefe bis Jahrgang 2019, Bücher und Inventare bis Jahrgang 2015, Jahresabschlüsse, die 2015 oder früher aufgestellt wurden – jeweils nur, wenn keine Steuerfestsetzung mehr offen ist.
Warum zählt beim Jahresabschluss das Jahr der Aufstellung?
Weil § 147 Abs. 4 AO und § 257 Abs. 5 HGB die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnen lassen, in dem der Abschluss aufgestellt bzw. festgestellt wurde – nicht mit dem Geschäftsjahr, für das er gilt.
Gilt der Rechner auch für Personalakten?
Nur für das Lohnkonto nach § 41 EStG. Für Personalakten gelten andere Fristen aus Arbeits-, Sozialversicherungs- und Datenschutzrecht, die der Rechner nicht abbildet.
Fundstellen
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen – Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)
- § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen – Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen – Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)
- § 41 EStG – Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug (Lohnkonto) – Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)
- Art. 97 § 19a EGAO – Aufbewahrungsfristen (Übergangsregel ab 1. Januar 2025) – Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)
- Art. 95 EGHGB – Übergangsvorschrift zu § 257 Absatz 4 HGB – Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)
- § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (Absatz 40: Aufbewahrung von Rechnungen) – Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)
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