Gilt die Achtjahresfrist auch für Belege von 2016 oder 2017?

Ja, wenn ihre alte Zehnjahresfrist am 31. Dezember 2024 noch lief. Das regeln Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, Art. 95 EGHGB und § 27 Abs. 40 UStG. Belege aus 2016 durften danach ab dem 1. Januar 2025 vernichtet werden, Belege aus 2017 ab dem 1. Januar 2026 – vorbehaltlich einer offenen Steuerfestsetzung.

Sind Kontoauszüge Buchungsbelege?

Kontoauszüge belegen Zahlungen und werden in der Buchhaltung als Buchungsbelege verwendet. Damit gilt für sie die Frist für Buchungsbelege, seit 2025 also acht Jahre.

Gilt die verkürzte Frist auch für Banken und Versicherer?

Steuerlich nicht. Für Institute nach dem Kreditwesengesetz, Unternehmen unter Versicherungsaufsicht und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren für Buchungsbelege (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO); auch § 257 Abs. 4 HGB schreibt für sie zehn Jahre vor.

Dürfen wir Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?

Grundsätzlich ja, wenn das Scanverfahren den GoBD entspricht und dokumentiert ist – mit Ausnahme von Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanz, die im Original aufzubewahren sind (§ 147 Abs. 2 AO). Ein Scanverfahren ohne Verfahrensdokumentation trägt im Zweifel nicht.

Aufbewahrungsfristen 2026: Was zehn, acht und sechs Jahre aufbewahrt werden muss – und was jetzt weg darf

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege und Rechnungen nicht mehr die Zehn-, sondern die Achtjahresfrist – auch rückwirkend für alles, dessen alte Frist Ende 2024 noch lief. Wer im Archiv aufräumen will, muss trotzdem genau hinsehen: Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, Banken und Versicherer bleiben bei den Belegen bei zehn, und keine Frist endet, solange eine Steuerfestsetzung offen ist.

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Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen stehen im Steuerrecht in § 147 der Abgabenordnung und im Handelsrecht in § 257 des Handelsgesetzbuchs, für Rechnungen zusätzlich in § 14b des Umsatzsteuergesetzes. Mit dem Jahr 2025 haben sie sich an einer Stelle geändert, die fast jedes Archiv betrifft: Buchungsbelege – und damit auch Rechnungen und Kontoauszüge – sind nur noch acht statt zehn Jahre aufzubewahren.

Die Änderung gilt nicht nur für neue Belege. Nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, Art. 95 EGHGB und § 27 Abs. 40 UStG gilt die neue Frist für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach altem Recht am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Wer bisher mit zehn Jahren gerechnet hat, darf deshalb schon jetzt zwei Jahrgänge mehr aussortieren – sofern keine der Ausnahmen greift.

Die Fristen auf einen Blick

Nach dem Wortlaut von § 147 Abs. 1 und 3 AO, § 257 Abs. 1 und 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG und § 41 Abs. 1 EStG.

Unterlage	Frist	Fundstelle
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO; § 257 HGB
Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO; § 257 HGB
Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, etwa die Verfahrensdokumentation	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO
Buchungsbelege, darunter Kontoauszüge und Quittungen	8 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 HGB
Rechnungen, eingehend und ausgehend	8 Jahre	§ 14b Abs. 1 UStG
Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien der abgesandten	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO; § 257 HGB
Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO
Lohnkonten	bis Ablauf des 6. Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung	§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG
Zollunterlagen nach Art. 15 und 163 Zollkodex der Union	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4a, Abs. 3 AO

Vier Regeln, an denen die Rechnung hängt

Die Frist beginnt am JahresendeNach § 147 Abs. 4 AO beginnt sie mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden, der Brief empfangen oder abgesandt, die letzte Eintragung gemacht oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde. Ein Beleg vom März 2018 hat also dieselbe Frist wie einer vom Dezember 2018.
Beim Jahresabschluss zählt die AufstellungNicht das Geschäftsjahr, sondern das Jahr, in dem der Abschluss aufgestellt wurde, setzt die Frist in Gang. Ein Abschluss für 2015, aufgestellt 2016, ist bis Ende 2026 aufzubewahren.
Offene Steuerfestsetzung hält die Frist anDie Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Laufende Betriebsprüfung, Einspruch oder Vorbehalt der Nachprüfung sind die häufigsten Gründe.
Banken und Versicherer bleiben bei zehn JahrenFür Institute nach dem Kreditwesengesetz, Unternehmen unter Versicherungsaufsicht und Wertpapierinstitute gilt steuerlich weiter die Zehnjahresfrist für Buchungsbelege (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO, § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB).

Was im Jahr 2026 vernichtet werden darf

Jeweils der genannte Jahrgang und alle älteren – vorausgesetzt, keine Steuerfestsetzung ist mehr offen und keine Ausnahme greift. Maßgeblich ist das Jahr, mit dessen Ende die Frist begann.

Unterlage	Frist	darf 2026 weg bis einschließlich
Bücher, Inventare, Organisationsunterlagen	10 Jahre	Jahrgang 2015
Jahresabschlüsse (Jahr der Aufstellung)	10 Jahre	aufgestellt 2015 oder früher
Buchungsbelege, Rechnungen, Kontoauszüge	8 Jahre	Jahrgang 2017
Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen	6 Jahre	Jahrgang 2019
Lohnkonten (letzte Lohnzahlung)	6 Jahre	letzte Zahlung 2019 oder früher

Und digital?

Nach den GoBD sind elektronisch empfangene Unterlagen – E-Rechnungen, Kontoauszüge als Datei, geschäftliche E-Mails – im empfangenen Format aufzubewahren und müssen während der gesamten Frist lesbar und unverändert bleiben. Papierbelege dürfen nach § 147 Abs. 2 AO digitalisiert werden, wenn das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht; Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz sind davon ausgenommen. Wie die Technik dafür aussieht, beschreibt die Seite zur GoBD-konformen IT.

Mit dem Fristende entsteht oft eine zweite Pflicht: Personenbezogene Daten, für die keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht, sind nach dem Datenschutzrecht zu löschen. Ein Archiv, das nur speichern und nicht geordnet löschen kann, ist deshalb nur die halbe Lösung.

Dazu gehört

Häufige Fragen

Gilt die Achtjahresfrist auch für Belege von 2016 oder 2017?: Ja, wenn ihre alte Zehnjahresfrist am 31. Dezember 2024 noch lief. Das regeln Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, Art. 95 EGHGB und § 27 Abs. 40 UStG. Belege aus 2016 durften danach ab dem 1. Januar 2025 vernichtet werden, Belege aus 2017 ab dem 1. Januar 2026 – vorbehaltlich einer offenen Steuerfestsetzung.
Sind Kontoauszüge Buchungsbelege?: Kontoauszüge belegen Zahlungen und werden in der Buchhaltung als Buchungsbelege verwendet. Damit gilt für sie die Frist für Buchungsbelege, seit 2025 also acht Jahre.
Gilt die verkürzte Frist auch für Banken und Versicherer?: Steuerlich nicht. Für Institute nach dem Kreditwesengesetz, Unternehmen unter Versicherungsaufsicht und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren für Buchungsbelege (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO); auch § 257 Abs. 4 HGB schreibt für sie zehn Jahre vor.
Dürfen wir Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?: Grundsätzlich ja, wenn das Scanverfahren den GoBD entspricht und dokumentiert ist – mit Ausnahme von Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanz, die im Original aufzubewahren sind (§ 147 Abs. 2 AO). Ein Scanverfahren ohne Verfahrensdokumentation trägt im Zweifel nicht.

Quellen und Nachweise

§ 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen · Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)amtlich
§ 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen · Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)amtlich
§ 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen · Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)amtlich
§ 41 EStG – Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug (Lohnkonto) · Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)amtlich
Art. 97 § 19a EGAO – Übergangsregel zu den Aufbewahrungsfristen · Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)amtlich
Art. 95 EGHGB – Übergangsvorschrift zu § 257 Absatz 4 HGB · Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)amtlich
BMF: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), Amtliches AO-Handbuch, Anhang 33 · Bundesministerium der Finanzenamtlich
§ 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (Absatz 40) · Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)amtlich

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