IT für Kosmetikentwicklungund Herstellung in Walldorf.
Eine Rezeptur ist ein paar Kilobyte groß und das Wertvollste im Haus. Daneben steht eine Produktakte, die vollständig sein muss, bevor irgendetwas in den Handel geht – und die jederzeit angefordert werden kann.
14Jahre
unternehmerisch im IT-Betrieb, GmbH seit 2020
InternationaleExpertise
Betreuung in Deutschland, Europa und dem Nahen Osten
99,9 %Verfügbarkeit
der Cloud-Services, je Kalendermonat
15 Min.Reaktionszeit
im Notfall, rund um die Uhr
ISO 27001zertifiziert
Partner-Rechenzentren in Deutschland
Von Metehan KurtFachlich geprüft von Seamand Mala8 Min. Lesezeit
KI-generiertes BildIhr Ansprechpartner
Metehan Kurt
Ansprechpartner für Mandantentrennung und Produktakten, Standort Mannheim
Wir sitzen in Mannheim, O4, 4 – gut eine halbe Stunde über die A 6 und A 5. Wenn Sie Kundenrezepturen belegbar trennen oder Produktakten an einer Stelle zusammenführen wollen: rufen Sie an.
01 · Kosmetik in Walldorf
Entwickelt für Marken, die nicht auf der Packung stehen.
Ein guter Teil dessen, was in Drogerien, Apotheken und Kosmetikstudios steht, ist nicht dort entwickelt worden, wo der Name auf der Packung hingehört. Entwickelt und zur Marktreife gebracht wird es von Häusern, die selbst keine Marke führen – und eines davon sitzt in Walldorf.
Das Leistungsbild reicht von der Rezeptur über die Rohstoffrecherche und den Verpackungsentwurf bis zur Deklaration und zur Anmeldung des fertigen Produkts. Die Bandbreite ist groß: Sonnenpflege, dermatologische Pflege, Körperpflege, Zahn-, Hand- und Fußpflege, Shampoos, Duschmittel, Deodorants, Aerosole.
Der Auftraggeber ist dabei fast immer der Inhaber der Marke – und er ist regelmäßig größer als das entwickelnde Haus. Er bringt eigene Vorstellungen mit, eigene Fristen, eigene Prüfstellen und ein sehr genaues Interesse daran, dass seine Rezeptur nicht bei einem Wettbewerber auftaucht.
Für die IT heißt das zweierlei: Die Rezeptur eines Kunden darf für andere Kunden nicht sichtbar sein – auch nicht versehentlich, auch nicht über eine Ablage, in die jeder schaut. Und die Produktakte muss vollständig, auffindbar und unverändert sein, wenn eine Behörde oder ein Auftraggeber sie sehen will.
KI-generiertes Bild02 · Typische Engpässe
Sechs Stellen, an denen es in der Kosmetikentwicklung hakt.
03 · Zwei Dinge, die nur hier so sind
Die Rezeptur gehört nicht Ihnen – und sie ist Ihr Vermögen.
KI-generiertes BildMehrere Auftraggeber, ein Haus, und keiner darf den anderen sehen.
Wer für Marken entwickelt, hat regelmäßig Wettbewerber im eigenen Kundenstamm. Das ist normal und es funktioniert – solange die Trennung im Haus verlässlich ist. Der wunde Punkt ist selten der böse Wille, sondern die gewachsene Ablage: ein gemeinsames Laufwerk, in dem über Jahre Ordner entstanden sind, und niemand weiß mehr genau, wer worauf Zugriff hat.
Auffällig wird das nicht im Alltag, sondern bei zwei Gelegenheiten. Die eine ist der Fragebogen eines Auftraggebers, der wissen will, wie seine Rezeptur geschützt ist. Die andere ist ein Personalwechsel: Jemand geht zu einem Ihrer Kunden – oder zu dessen Wettbewerber – und die Frage nach den Zugriffen der letzten Jahre steht plötzlich im Raum.
Wir bauen die Trennung deshalb nicht als Ordnungsregel, sondern als Einrichtung: Zugriff je Auftraggeber, vergeben über Rollen und nicht über Einzelfreigaben, mit Protokoll über Zugriffe auf Rezepturen, mit automatischem Entzug beim Austritt. Das ist an wenigen Tagen eingerichtet und beantwortet den Fragebogen gleich mit.
KI-generiertes BildDie Produktakte muss vollständig sein, bevor jemand danach fragt.
Bevor ein kosmetisches Mittel in den Verkehr gebracht wird, muss eine Produktinformationsdatei vorliegen und das Produkt gemeldet sein – das verlangt die Kosmetikverordnung, und beides ist kein Papierkram, sondern Voraussetzung. Dazu gehören die Zusammensetzung, der Sicherheitsbericht, die Nachweise zu den Rohstoffen und die Belege für ausgelobte Wirkungen.
Im Tagesgeschäft entsteht das aber nicht an einem Stück. Die Rezeptur kommt aus dem Labor, das Sicherheitsdatenblatt vom Lieferanten, der Sicherheitsbericht von einem externen Bewerter, die Deklaration von wieder jemand anderem – und jeder legt seinen Teil dort ab, wo er ohnehin arbeitet. Die Akte ist dann formal vorhanden und praktisch verstreut.
Wir drehen das um: eine Akte je Produkt, in die jeder Beteiligte hineinlegt, mit einer sichtbaren Übersicht, welcher Teil noch fehlt. Nichts davon ersetzt die fachliche Beurteilung – die macht Ihre verantwortliche Person und Ihr Sicherheitsbewerter. Aber die Frage „ist die Akte vollständig“ wird von einer Recherche zu einem Blick.
Vom Entwurf bis zur Seriennummer
Alte Prüfplätze und neue Entwicklung am selben Netz – wie weit das auseinandergehalten werden muss, hängt an Ihrer Größe.
Drei Angaben genügen – Sie sehen sofort, was bei Ihnen trägt.
04 · Häufige Fragen
Was Kosmetikentwickler wissen wollen.
- Wie trennen wir die Rezepturen verschiedener Auftraggeber belegbar?
- Über Rollen statt über Einzelfreigaben: Jeder Auftraggeber bekommt einen eigenen Bereich, Zugriff hat, wer dem Projekt zugeordnet ist, und der Zugriff endet mit der Zuordnung. Dazu ein Protokoll über Zugriffe auf Rezepturen. Damit können Sie im Fragebogen nicht nur behaupten, dass getrennt wird, sondern zeigen, wie – und das ist der Unterschied, auf den geprüft wird.
- Unsere Produktakten sind über mehrere Ablagen verteilt. Wie ordnen wir das?
- Mit einer Akte je Produkt, in die alle Beteiligten hineinlegen, und einer Übersicht, welcher Bestandteil noch fehlt. Umgezogen wird nur, was noch gebraucht wird – Altbestände bleiben, wo sie sind, und werden bei Bedarf geholt. So ist die Umstellung in Wochen zu schaffen statt in einem Jahr.
- Wie bekommen wir mit, wenn ein Lieferant eine Spezifikation ändert?
- Indem die Unterlage ein Datum und eine Zuständigkeit hat und nicht nur einen Dateinamen. Wir hinterlegen je Rohstoff, wann die Unterlagen zuletzt bestätigt wurden, und erinnern daran. Das ersetzt keine Absprache mit dem Lieferanten, aber es verhindert den häufigsten Fall: dass jahrelang mit einem Stand gearbeitet wird, den es so nicht mehr gibt.
- Was passiert bei einer Chargenbeanstandung?
- Dann zählt, wie schnell Sie sagen können, welche Rohstoffpartien in dieser Charge steckten und wohin sie geliefert wurde. Das setzt voraus, dass die Zuordnung bei der Herstellung entsteht und nicht hinterher rekonstruiert wird. Wer das hat, begrenzt den Schaden auf eine Charge; wer es nicht hat, muss vorsorglich viel mehr zurückholen.
- Ein Markeninhaber schickt uns einen Prüfbogen. Was wird gefragt?
- Fast immer dasselbe: Wer hat Zugriff auf unsere Unterlagen, wie wird getrennt, wie wird gesichert, was passiert bei einem Ausfall, wie endet der Zugang eines ausscheidenden Mitarbeiters. Wir gehen die Bögen mit Ihnen durch und halten die Antworten an einer Stelle fest. Beim dritten Auftraggeber ist es dann eine Stunde Arbeit statt zwei Tagen.
- Sie sitzen in Mannheim. Kennen Sie regulierte Herstellung?
- Wir betreuen Betriebe mit Chargen- und Nachweispflicht in der Region und wissen, welche Fragen eine Prüfung stellt. Die regulatorische Bewertung – Sicherheitsbericht, Meldung, Deklaration – macht Ihre verantwortliche Person; wir bauen die Technik, auf der sie steht. Auf eine Meldung reagieren wir innerhalb von 15 Minuten, vor Ort sind wir in gut einer halben Stunde.
Sagen Sie uns, wo es hakt.
Ein Anruf, zehn Minuten. Wenn wir nicht der richtige Partner sind, sagen wir das im ersten Gespräch.