Das Journal des DAVINCI RechenzentrumsMittwoch, 11. November 2026296 Beiträge · 14 Ressorts
Ressort · 20 Beiträge
Werkzeuge, die zum Unternehmen passen.
Von Branchensoftware über Schnittstellen bis zur Schatten-IT: Wie Software im Mittelstand ausgewählt, eingeführt und beherrscht wird – ohne Projekte, die nie fertig werden.
Software & Digitalisierung behandelt die Auswahl, Einführung und Beherrschung von Anwendungssoftware im Unternehmen: von Branchensoftware über Schnittstellen zwischen Systemen bis zur Schatten-IT, die entsteht, wenn Abteilungen eigene Werkzeuge einführen, ohne dass die IT davon weiß. Auch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und der Umgang mit der E-Rechnungspflicht gehören zu diesem Themenfeld.
Für ein Unternehmen entscheidet dieses Themenfeld, ob Digitalisierung tatsächlich Arbeit spart oder neue Umwege schafft. Eine Software, die in der Vorführung überzeugt, aber die zwanzig alltäglichen Arbeitsschritte nicht abdeckt, wird umgangen – und diese Umgehung ist der eigentliche Ursprung der meisten Schatten-IT. Auch Schnittstellen zwischen Systemen entscheiden mehr über den tatsächlichen Digitalisierungsgrad als jedes einzelne Werkzeug für sich allein.
Nicht Teil dieses Ressorts ist der spezifische Einsatz künstlicher Intelligenz – dafür ist KI & Automatisierung zuständig – und auch nicht die Microsoft-Plattform im Speziellen, die im gleichnamigen Ressort behandelt wird. Software & Digitalisierung befasst sich mit Auswahl, Einführung und Zusammenspiel von Anwendungssoftware allgemein.
Symbolbild, künstlich erzeugt
In der Vorführung sieht jedes System gut aus. Entscheidend ist, ob es die zwanzig Dinge kann, die im Alltag täglich vorkommen – und ob es sich in Ihre Landschaft einfügt.
Wie lange ein Website-Relaunch dauert, hängt weniger von der Seitenzahl ab als davon, was sich ändert. Mit Zahlen aus einem Projekt: 600 Seiten, vier Wochen, 212 Stunden.
Im Büro stehen Ordner mit Eingangsrechnungen, Lieferscheinen und Verträgen, und der Steuerberater arbeitet längst mit digitalen Belegen. Die naheliegende Frage lautet: Wenn ohnehin alles gescannt wird, warum heben wir das Papier noch auf?
„Und wie ändere ich dann meine Texte?" Das ist die erste Frage, die kommt, wenn man einem Geschäftsführer vorschlägt, WordPress abzulösen. Sie ist berechtigt: Eine Website, die nur noch die IT ändern kann, ist im Alltag unbrauchbar.
Seit dem 21. Oktober 2026 bekommen wir eine Frage häufiger: „Könnt ihr unseren Shop auch statisch machen?" Die ehrliche Antwort lautet nein – und das ist keine Frage des Aufwands oder des Preises, sondern der Sache.
Nach PHP2Shell wollen viele Unternehmen schnell auf eine gepatchte Fassung. Wer heute auf PHP 8.1 steht, hat dabei ein zusätzliches Problem: Für diesen Zweig erscheint überhaupt kein Patch mehr. Der Weg führt also nicht über ein Update, sondern über eine Migration.
Wer eine statische Website vorgeschlagen bekommt, hört meist zuerst die Vorteile: sicher, schnell, wartungsarm. Das stimmt alles. Die nützlichere Information ist aber, wo die Sache endet – denn genau daran scheitern Projekte, die gut gemeint waren.
TYPO3-Installationen werden selten aus Begeisterung abgelöst.
Die neue Website ist schöner, schneller und endlich auf dem aktuellen Stand. Sechs Wochen später sind die Anfragen über die Website um die Hälfte eingebrochen.
WordPress betreibt einen erheblichen Teil aller Websites, und das aus guten Gründen: Es ist verbreitet, es gibt für alles eine Erweiterung, und jede Agentur kann damit umgehen.
„Wir haben einen Wartungsvertrag" ist einer der Sätze, die im Schadensfall am wenigsten wert sind. Nicht weil die Verträge schlecht wären, sondern weil in fast keinem steht, was genau geschuldet ist. WordPress-Wartung kann bedeuten: einmal im Monat auf „Aktualisieren" klicken.
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025, ohne Umsatzgrenze und ohne Übergangsfrist. Lieferanten dürfen XML schicken, ohne zu fragen. Was in vielen Buchhaltungen seitdem passiert: Die Datei kommt an, niemand öffnet sie, gebucht wird nach dem PDF daneben – oder nach gar nichts.
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie jedes PDF. Der Unterschied steckt in einer eingebetteten XML-Datei, und die überlebt viele alltägliche Handgriffe nicht: Drucken in PDF, Zusammenfügen, Verkleinern, Stempeln. Das Ergebnis sieht unverändert aus – und ist keine E-Rechnung mehr.
Wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro umgesetzt hat, darf bis Ende 2027 weiter PDF-Rechnungen schicken. Das klingt nach einem Jahr Aufschub. In der Praxis entscheidet aber nicht die eigene Frist, sondern die der Kunden – und deren Buchhaltung fragt ab Januar 2027 nach dem richtigen Format.
Für Rechnungen an die Bundesverwaltung gilt seit November 2020 eine eigene Pflicht, älter als die zwischen Unternehmen. Sie verlangt eine XRechnung, ein Portal und eine Leitweg-ID. Wer eine dieser drei Angaben verfehlt, wartet auf eine Zahlung, die nicht kommt.
Empfangen müssen Unternehmen elektronische Rechnungen schon länger. Zum 1. Januar 2027 kommt die Versandpflicht für alle mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz – ein Jahr später für alle übrigen.
Ein Dokumentenmanagementsystem beseitigt kein Durcheinander, es macht es durchsuchbar. Welche Festlegungen vor der Auswahl getroffen werden müssen und wie Aufbewahrung, Berechtigungen und Einbindung zusammenpassen.
Die Tabelle, die zur Datenbank wurde. Das Gratis-Tool, über das Kundendaten laufen. Schatten-IT entsteht aus guten Absichten – und wird zum Risiko, wenn niemand hinsieht.
Solange Daten von Hand von einem System ins nächste übertragen werden, ist ein Unternehmen nicht digitalisiert – es hat lediglich Bildschirme. Über den unspektakulärsten Hebel mit der größten Wirkung.
Nicht die Technik ist das Problem. Es sind unklare Ziele, fehlende Entscheidungen und Beteiligte, die zu spät gefragt werden. Fünf Muster und ihre Gegenmittel.
Software: Wie steht Ihr Unternehmen da?
Eine Einschätzung Ihrer Lage, ohne Verkaufsgespräch. Sie erhalten innerhalb der nächsten zwei Stunden eine Antwort von jemandem, der entscheiden kann.
