In der Diskussion um künstliche Intelligenz geht ein unspektakulärer Umstand unter: Ein großer Teil der Handarbeit in Unternehmen besteht aus Abläufen, die nicht schwierig sind – nur wiederkehrend. Daten aus einer Mail in ein Formular übertragen, Dateien umbenennen und ablegen, Listen abgleichen, Erinnerungen versenden. Für solche Aufgaben braucht es kein Modell, sondern eine Verbindung zwischen zwei Systemen.
Das ist kein Plädoyer gegen KI, sondern eines für die richtige Reihenfolge. Regelbasierte Automatisierung tut exakt das, was festgelegt wurde, jedes Mal gleich, und ihr Verhalten ist nachvollziehbar. Wo die Regeln eindeutig sind, ist das ein Vorteil gegenüber jedem Verfahren, das mit Wahrscheinlichkeiten arbeitet – und in Einrichtung und Betrieb meist deutlich günstiger.
Woran man Kandidaten erkennt
- Der Ablauf ist klar beschreibbar und wiederholt sich mindestens wöchentlich.
- Es gibt kaum Ermessensspielraum – die Regeln sind eindeutig.
- Die Eingangsdaten liegen strukturiert vor: als Formular, Tabelle, Datei mit festem Aufbau oder Datensatz in einem System.
- Die beteiligten Systeme bieten Schnittstellen oder wenigstens Export- und Importformate.
- Fehler wären bemerkbar und korrigierbar, nicht stillschweigend folgenreich.
Typische Beispiele im Mittelstand sind Auftragsbestätigungen, die aus der Warenwirtschaft automatisch an den Kunden gehen, Bestellungen aus dem Webshop, die ohne Abtippen im Warenwirtschaftssystem landen, und Urlaubsanträge, die nach festen Regeln zur zuständigen Führungskraft laufen. Dazu kommen Berichte, die jeden Montag automatisch erstellt und verschickt werden, und Benutzerkonten, die beim Eintritt neuer Mitarbeiter nach Vorlage angelegt werden. Keiner dieser Abläufe ist anspruchsvoll, jeder kostet Woche für Woche Zeit.
Ein einfacher Weg, Kandidaten zu finden: Bitten Sie jede Abteilung, eine Woche lang die Tätigkeiten zu notieren, bei denen Daten von einem Ort an einen anderen übertragen oder nach festen Regeln weitergeleitet werden. Eine Zeile je Vorgang mit geschätzter Dauer und Häufigkeit genügt – daraus entsteht die Grundlage für die Priorisierung.
Priorisieren mit einer einfachen Rechnung
Automatisieren Sie zuerst den Ablauf mit dem besten Verhältnis aus Häufigkeit und Ärgernis – nicht den technisch interessantesten. Eine grobe Rechnung genügt, um Kandidaten vergleichbar zu machen. Beispielhaft gerechnet, die Werte sind angenommen: Ein Vorgang dauert 15 Minuten und fällt 20-mal pro Woche an. Das sind 300 Minuten oder fünf Stunden pro Woche, bei 46 Arbeitswochen rund 230 Stunden im Jahr. Ein zweiter Vorgang dauert zwei Stunden, fällt aber nur einmal im Monat an – zusammen 24 Stunden im Jahr.
Der erste Kandidat ist fast zehnmal so ergiebig, obwohl der zweite im Alltag lästiger wirkt. Zur eingesparten Zeit kommen Faktoren, die sich schwerer beziffern lassen: Übertragungsfehler, Verzögerungen, weil ein Vorgang auf den einen Kollegen wartet, der ihn beherrscht, und Abhängigkeit von dessen Anwesenheit. Gegenzurechnen sind Einrichtung und laufende Pflege, denn eine Automatisierung ist kein einmaliger Aufwand.
Das passende Werkzeug: vom Einfachen zum Aufwendigen
- Vorhandene Funktionen: Warenwirtschaft, Buchhaltung und Bürosoftware enthalten oft Regeln, Vorlagen und Automatiken, die lizenziert, aber nie eingerichtet wurden. Das ist der günstigste Weg und sollte zuerst geprüft werden.
- Schnittstellen und geplante Aufgaben: Ein Skript, das nachts Daten aus einem System abholt und in ein anderes überträgt, ist unspektakulär und robust – sofern es dokumentiert und überwacht wird.
- Workflow-Plattformen: Werkzeuge, die Abläufe zwischen verschiedenen Anwendungen grafisch verknüpfen, eignen sich für Freigaben, Benachrichtigungen und Datenübergaben. Sie machen die Logik sichtbar, bringen aber eine weitere Plattform in den Betrieb.
- Oberflächenautomatisierung, oft RPA genannt: Software, die Mausklicks und Eingaben eines Menschen nachahmt. Sie hilft bei Altsystemen ohne Schnittstelle, ist aber empfindlich – ändert sich eine Bildschirmmaske, bricht der Ablauf. Deshalb eher Übergangslösung als Fundament.
Ein aktuelles Beispiel für den ersten Weg ist die E-Rechnung. Seit 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft elektronische Rechnungen empfangen können. Weil diese in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD eintreffen, lassen sie sich regelbasiert auslesen und in die Buchhaltung übernehmen, ganz ohne KI – vorausgesetzt, die Software ist entsprechend eingerichtet.
Werden Daten dabei an einen Cloud-Dienst übergeben, gelten dieselben Fragen wie bei jedem anderen Dienstleister, bis hin zum Auftragsverarbeitungsvertrag, wenn personenbezogene Daten fließen. Eine Workflow-Plattform, über die Personaldaten laufen, ist datenschutzrechtlich kein Hilfsmittel am Rande, sondern ein verarbeitendes System.
Jede Automatisierung braucht einen Eigentümer
Nichts ist unangenehmer als ein Prozess, der seit zwei Jahren zuverlässig läuft und dessen Funktionsweise niemand mehr kennt. Er fällt genau dann auf, wenn er nicht mehr funktioniert – weil ein Passwort abgelaufen ist, eine Schnittstelle aktualisiert wurde oder der Kollege, der ihn gebaut hat, das Unternehmen verlassen hat.
Vier Regeln beugen dem vor. Erstens hat jede Automatisierung eine verantwortliche Person in der Fachabteilung, nicht nur in der IT. Zweitens meldet sie Fehler aktiv, damit stille Ausfälle nicht wochenlang unbemerkt bleiben; eine Automatisierung, die bei Problemen einfach nichts tut, ist gefährlicher als gar keine. Drittens läuft sie unter einem eigenen technischen Konto mit genau den Rechten, die sie braucht, und nicht unter dem persönlichen Zugang eines Mitarbeiters. Viertens ist dokumentiert, was sie tut, woher sie ihre Daten bezieht und wie der Ablauf von Hand erledigt wird, falls sie ausfällt.
Künstliche Intelligenz wird dort interessant, wo die Eingangsdaten unstrukturiert sind: frei formulierte Mails, eingescannte Belege unterschiedlicher Absender, Freitextfelder. Selbst dann bleibt die regelbasierte Automatisierung das Gerüst. Die KI übernimmt nur den Schritt, der Ermessen verlangt, und übergibt ihr Ergebnis an einen Ablauf, der ansonsten nach festen Regeln läuft. Wer die einfachen Abläufe bereits geordnet hat, geht diesen Schritt deutlich leichter.
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Quellen
- Digitalisierung der Wirtschaft 2025 · Bitkom
- Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien in Unternehmen 2017 · Statistisches Bundesamt (Destatis)amtlich
