In den meisten Häusern wird KI längst genutzt – über private Konten, auf dem eigenen Telefon, mit Kundendaten als Eingabe. Ein Verbot ändert daran wenig, es verlagert die Nutzung nur aus dem Blickfeld. Wirksamer ist eine kurze Richtlinie mit freigegebenen Werkzeugen, betrieblichen Konten und klaren Datenregeln. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt genau das.
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Worum es geht
Eine gute KI-Richtlinie ist kein Verbotskatalog, sondern ein Angebot: Hier sind die Werkzeuge, die ihr nutzen dürft, mit Konten, die das Unternehmen bezahlt, und mit Regeln, die auf zwei Seiten passen. Wer das anbietet, muss Schatten-KI nicht suchen – sie wird von selbst kleiner.
Die Ausgangslage
Schatten-KI entsteht nicht aus Leichtsinn, sondern aus Zeitdruck: Ein Werkzeug ist kostenlos erreichbar, spart eine halbe Stunde, und niemand hat gesagt, dass es nicht erlaubt ist. Das Ergebnis sind Eingaben mit Kundendaten, Kalkulationen oder Vertragsauszügen in Dienste, deren Bedingungen niemand im Haus geprüft hat – über Konten, auf die das Unternehmen keinen Zugriff hat. Die Datenschutzkonferenz rät in ihrer Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz unter anderem, Beschäftigte zu schützen und betriebliche Accounts einzurichten, Beschäftigte zu sensibilisieren und Datenschutzbeauftragte und Beschäftigtenvertretung einzubinden.
Ihr nächster Schritt
Wir nehmen den Bestand auf, schlagen freigegebene Werkzeuge vor und schreiben mit Ihnen eine Richtlinie auf zwei Seiten – abgestimmt mit Datenschutz und Arbeitnehmervertretung.
Konkrete Anwendungsfälle
Betriebliche Konten
Beschäftigte schützen und betriebliche Accounts einrichten
Quelle: DSK, Orientierungshilfe KI und Datenschutz
Einbinden
Datenschutzbeauftragte und Beschäftigtenvertretung von Anfang an beteiligen
Quelle: DSK, Orientierungshilfe KI und Datenschutz
Art. 4
Maßnahmen zur KI-Kompetenz – die Einweisung in die Richtlinie ist eine davon
Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744
Eine Richtlinie, die im Alltag trägt, passt auf zwei Seiten:
Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten nach Artikel 50 der KI-Verordnung. Für Betreiber heißt das unter anderem: Bild-, Ton- oder Videoinhalte, die ein Deepfake sind, müssen als künstlich erzeugt oder manipuliert offengelegt werden. Die Richtlinie sollte festlegen, wer entscheidet, ob ein Inhalt darunter fällt, und wie die Kennzeichnung aussieht.
Unser Vorgehen
Welche KI-Werkzeuge werden genutzt, von wem, wofür? Eine anonyme Kurzumfrage bringt mehr als eine Anordnung – wer Ärger fürchtet, nennt nichts.
Einige wenige Werkzeuge mit geprüften Bedingungen und betrieblichen Konten, statt eines Verbots, das niemand einhält.
Was darf in welches Werkzeug? Öffentliche Informationen überall, interne nur in freigegebene Werkzeuge mit Unternehmensvertrag, Personal- und Kundendaten nur nach gesonderter Prüfung.
KI-Ergebnisse werden vor der Weiterverwendung geprüft, besonders Zahlen, Rechtsaussagen und Zusagen an Kunden. Wer ein Ergebnis weitergibt, verantwortet es.
Eine kurze Einweisung in Richtlinie und Werkzeuge und ein benannter Ansprechpartner für Fragen. Die Schulung ist zugleich eine Maßnahme zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 der KI-Verordnung.
Häufige Fragen
Weil ein Verbot die Nutzung nicht beendet, sondern unsichtbar macht. Die Werkzeuge sind kostenlos erreichbar, auch auf dem privaten Telefon. Eine Richtlinie mit freigegebenen Werkzeugen holt die Nutzung dorthin, wo Sie sie steuern können.
Das Unternehmen hat keinen Vertrag mit dem Anbieter, keinen Zugriff auf das Konto und keinen Überblick, welche Daten eingegeben wurden. Die DSK empfiehlt deshalb betriebliche Accounts, damit Beschäftigte nicht mit privaten Konten arbeiten müssen.
So kurz, dass sie gelesen wird – zwei Seiten reichen meist: freigegebene Werkzeuge, Datenklassen, Prüfregel, Ansprechpartner, Umgang mit Fehlern. Details gehören in eine Anlage.
Die DSK rät, die Beschäftigtenvertretung einzubinden. Ob ein Mitbestimmungsrecht besteht, hängt davon ab, ob die eingesetzten Werkzeuge zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind – das sollte früh gemeinsam geklärt werden.
Zum Weiterlesen im Journal
Fundstellen
Die Fotografien auf dieser Seite sind mit künstlicher Intelligenz erzeugt und keine Aufnahmen aus unseren Räumen. Kennzeichnung nach Art. 50 KI-Verordnung (EU) 2024/1689.