Copilot findet alles, was ein Nutzer sehen darf – auch das, was er nie gesucht hätte. Microsoft beschreibt es selbst so: Copilot zeigt nur Unternehmensdaten an, für die der Nutzer mindestens Anzeigeberechtigungen hat. Wer seit Jahren Ordner „für alle“ freigegeben hat, sieht das nach der Einführung schneller als ihm lieb ist. Deshalb räumen wir zuerst die Rechte auf, dann kommt die Lizenz.
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Worum es geht
Copilot ist kein Datenschutzproblem, das Microsoft lösen muss, sondern ein Berechtigungsproblem, das jedes Haus selbst lösen kann. Wer die Freigaben vor der Einführung aufräumt, bekommt einen Assistenten, der findet, was er finden soll – und nicht den Gehaltsordner.
Die Ausgangslage
Copilot arbeitet mit den Daten, auf die der jeweilige Nutzer in Microsoft 365 Zugriff hat: Mails, Teams-Chats, SharePoint, OneDrive. Nach Microsofts Dokumentation zeigt Copilot nur Unternehmensdaten an, für die der Nutzer mindestens Anzeigeberechtigungen hat. Das ist eine gute Nachricht und ein Risiko zugleich. Gut, weil Copilot keine Rechte umgeht. Riskant, weil in vielen Häusern über die Jahre Freigaben entstanden sind, die niemand mehr im Blick hat – der Gehaltsordner, der für die ganze Organisation lesbar ist, die Vorstandsunterlagen in einem offenen Team. Bisher hat sie niemand gefunden. Copilot findet sie.
Ihr nächster Schritt
Wir nehmen die organisationsweiten Freigaben in Ihrem Microsoft 365 auf, zeigen die sensiblen Funde und räumen mit Ihnen auf – bevor Copilot sie findet.
Konkrete Anwendungsfälle
Anzeigerecht
Copilot zeigt nur Unternehmensdaten an, für die der Nutzer mindestens Anzeigeberechtigungen hat
Quelle: Microsoft Learn, Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft 365 Copilot
Add-On
Microsoft 365 Copilot wird zu bestimmten Business- und Enterprise-Plänen hinzugebucht
Quelle: Microsoft Learn, Lizenzierung von Microsoft 365 Copilot
Art. 4
Schulung zur Copilot-Nutzung ist zugleich eine Maßnahme zur KI-Kompetenz
Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744
Die häufigsten Funde bei der Vorbereitung sind immer dieselben:
Aufgeräumte Berechtigungen schützen nicht nur vor Funden durch Copilot. Sie begrenzen auch den Schaden, wenn ein Konto übernommen wird: Ein Angreifer sieht nur, was das Konto sehen darf. Die Vorbereitung auf Copilot ist deshalb zugleich ein Stück Informationssicherheit – und für Prüfer ein Beleg dafür, dass Berechtigungen nach Bedarf vergeben werden.
Unser Vorgehen
Welche SharePoint-Seiten, Teams und Ordner sind für die ganze Organisation oder per Link für jeden lesbar? Welche enthalten Personal-, Finanz- oder Vertragsdaten? Das ist der wichtigste Schritt – und meist der überraschendste.
Freigaben nach dem tatsächlichen Bedarf zuschneiden, wie es der IT-Grundschutz in ORP.4.A2 für alle Berechtigungen verlangt. Sensible Bereiche bekommen eigene, eng gefasste Gruppen.
Microsoft 365 Copilot ist nach Microsofts Angaben ein Add-On zu bestimmten Business- und Enterprise-Plänen. Welche Pläne bei Ihnen vorhanden sind und für wen sich das Add-On lohnt, klären wir vor der Bestellung.
Fünf bis zehn Personen aus verschiedenen Bereichen, klare Aufgaben, Rückmeldung nach einigen Wochen. Was dort auffällt – an Nutzen und an Funden –, entscheidet über die breite Einführung.
Was Copilot darf, was nicht, wie Ergebnisse geprüft werden. Die Schulung ist zugleich eine Maßnahme zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 der KI-Verordnung.
Häufige Fragen
Nach Microsofts Dokumentation nein: Copilot zeigt nur Unternehmensdaten an, für die der Nutzer mindestens Anzeigeberechtigungen hat. Das Problem sind Daten, die der Nutzer sehen darf, aber nicht sehen sollte – weil sie zu weit freigegeben sind.
Microsoft 365 Copilot ist ein Add-On, das eine der von Microsoft genannten Voraussetzungen erfordert, darunter Business- und Enterprise-Pläne von Microsoft 365. Welche bei Ihnen passt, hängt vom vorhandenen Plan ab; unser Lizenzrechner hilft beim Überblick.
Das hängt fast nur vom Zustand der Freigaben ab. In einem Haus mit sauberen Teams und wenigen offenen Ordnern ist es überschaubar; wo jahrelang „für alle“ freigegeben wurde, ist das Aufräumen der größte Teil der Arbeit – und lohnt sich auch ohne Copilot.
Bei der Einführung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht. Ob das bei Ihrem Copilot-Einsatz greift, sollte früh mit der Arbeitnehmervertretung geklärt werden.
Zum Weiterlesen im Journal
Fundstellen
Die Fotografien auf dieser Seite sind mit künstlicher Intelligenz erzeugt und keine Aufnahmen aus unseren Räumen. Kennzeichnung nach Art. 50 KI-Verordnung (EU) 2024/1689.