Speicher planen, bevor der Platz knapp wird

„Wie viel Speicher brauchen wir?“ ist die Frage, die vor jeder Beschaffung gestellt und am seltensten beantwortet wird. Meist entscheidet ein Bauchwert, verdoppelt zur Sicherheit, und drei Jahre später ist der Speicher zu 92 Prozent voll, während im Regal kein Einschub mehr frei ist. Die Planung selbst ist keine Kunst: Sie besteht aus einer Messung, vier Zuschlägen und einer Frage zur Erweiterbarkeit. Welche Medien für welchen Zweck taugen, ist eine andere Entscheidung; hier geht es um die Menge.

Wachstum messen, nicht schätzen

Grundlage ist eine Zeitreihe, nicht ein Stichtag. Notwendig ist der belegte Platz je Ablage und je Datenbank, monatlich erfasst, über mindestens zwölf Monate. Jedes Speichersystem und jedes Betriebssystem liefert diese Werte; sie müssen nur irgendwo landen, wo man sie später vergleichen kann. Eine Tabelle mit zwölf Zeilen genügt und ist der gesamte Aufwand dieses Schrittes.

Eine Fehlerquelle steckt schon in der Messung. Viele Umgebungen stellen Datenbereiche größer bereit, als sie tatsächlich belegt sind; die Verwaltungsoberfläche zeigt dann eine beruhigende Zahl, während der dahinterliegende Speicher weiter gefüllt ist. Maßgeblich ist immer die tatsächliche Belegung auf dem physischen Speicher, nicht die zugewiesene Größe eines Laufwerks. Wer beide Werte nebeneinander führt, erkennt zusätzlich, wie viel Kapazität durch Überbuchung bereits versprochen, aber noch nicht verbraucht ist.

Bei der Auswertung ist zwischen Trend und Einzelereignis zu trennen. Eine Digitalisierungsaktion, die 800 Aktenordner einscannt, erzeugt einen Sprung, kein Wachstum – sie wiederholt sich nicht. Umgekehrt wächst eine Konstruktionsablage stetig, weil jedes Projekt Dateien hinterlässt, die niemand löscht. Sinnvoll ist deshalb eine getrennte Betrachtung nach Datenarten: Bürodateien, Konstruktions- und Bilddaten, Datenbanken, Postfächer, Protokolldaten. Diese Gruppen wachsen unterschiedlich schnell, und nur getrennt lässt sich erkennen, welche den Bedarf treibt.

Was außer den Nutzdaten Platz belegt

Die Rechnung, mit gekennzeichneten Annahmen

Ein Beispiel mit angenommenen Werten, das mit eigenen Zahlen nachgerechnet werden sollte: Belegt sind heute 12 TB. Die Messung der letzten zwölf Monate ergibt ein Wachstum von 8 Prozent im Jahr. Über drei Jahre ergibt das 12 TB mal 1,08 hoch 3, also rund 15,1 TB. Für Snapshots werden 15 Prozent dieses Werts angesetzt, das sind rund 2,3 TB, zusammen also rund 17,4 TB.

Nun kommt der Freiraum hinzu. Wer das System im dritten Jahr bei höchstens 80 Prozent Füllung betreiben will, teilt die 17,4 TB durch 0,8 und landet bei rund 21,8 TB nutzbarer Kapazität. Nutzbar heißt: nach Abzug der Redundanz, nicht die Summe der Datenträgergrößen. Das Sicherungsziel wird getrennt gerechnet, weil es getrennt stehen muss. Zwei Angaben sind an dieser Rechnung nur so gut wie die Messung dahinter: die Wachstumsrate und der Snapshot-Anteil. Beide sollten nach einem Jahr gegen die Wirklichkeit geprüft werden.

Aufbewahrungspflichten setzen die Untergrenze

Ein Teil des Bestands lässt sich nicht durch Aufräumen verkleinern. Die Abgabenordnung schreibt in § 147 Absatz 3 vor, dass Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen zehn Jahre aufzubewahren sind, Buchungsbelege acht Jahre und die sonstigen dort genannten Unterlagen – darunter empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe – sechs Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden oder eingegangen ist.

Für die Speicherplanung folgt daraus zweierlei. Erstens ist ein Teil des Wachstums unvermeidbar und über Jahre festgelegt; er gehört in die Rechnung als eigene Zeile. Zweitens lohnt die Unterscheidung zwischen Daten, die aufbewahrt werden müssen, und Daten, die aus Gewohnheit liegen bleiben. Nur der zweite Teil ist verhandelbar – und er ist in gewachsenen Ablagen oft der größere.

Dass Menge, Aufbewahrung und Sicherung zusammengehören, spiegelt sich auch in der Systematik des IT-Grundschutz-Kompendiums des BSI: Dessen Bausteine beleuchten je Thema alle relevanten Sicherheitsaspekte und sind über zehn Schichten von den Anwendungen bis zum Sicherheitsmanagement verteilt. Für die eigene Planung heißt das, die drei Größen in einem Vorgang zu behandeln statt in drei getrennten. Wer die Kapazität ohne Aufbewahrungspflichten plant, rechnet zu klein; wer sie ohne Sicherungsziel plant, rechnet an der Hälfte vorbei.

Erweiterbarkeit ist eine Kaufentscheidung

Die teuerste Variante einer Speichererweiterung ist die, die es nicht gibt. Vor dem Kauf gehört deshalb geklärt, wie das System in drei Jahren wächst: Sind noch Einschübe frei, und wie viele? Lässt sich ein Erweiterungsgehäuse anschließen, und ist es zum Zeitpunkt des Bedarfs noch lieferbar? Kann ein Datenträgerverbund im Betrieb um Laufwerke erweitert werden, oder muss er neu aufgebaut werden? Wächst ein Datenbereich online mit, oder ist dafür eine Unterbrechung nötig?

Hinzu kommt die kaufmännische Seite der Erweiterung. Manche Speichersysteme werden nach nutzbarer Kapazität lizenziert, sodass zusätzliche Terabyte nicht nur Hardware kosten. Manche Erweiterungen setzen eine bestimmte Firmwareversion voraus, die ihrerseits einen Wartungsvertrag verlangt. Diese Bedingungen stehen im Angebot, werden aber selten gelesen, weil sie erst Jahre später wirken.

Stufen planen, nicht eine große Fläche

Eine einzige Speicherfläche für alles ist die einfachste und teuerste Lösung. Sinnvoller ist eine Aufteilung nach Zugriffshäufigkeit, wobei die Planung je Stufe eine eigene Mengenrechnung erhält: Der aktive Bestand wächst langsam, weil laufend Daten in die ruhende Stufe wandern; die ruhende Stufe wächst dafür schneller, aber mit günstigeren Medien. Wer beide Stufen gemeinsam plant, erkennt außerdem, ob die Verlagerung überhaupt stattfindet.

Entscheidend ist die Regel, nach der verlagert wird. Sie muss schriftlich festgehalten und zuständigkeitsbezogen sein: Wer entscheidet, dass ein abgeschlossenes Projekt in die ruhende Stufe wandert, und wann? Ohne diese Regel füllt sich die schnelle Stufe mit Daten, die niemand mehr öffnet, und die Aufteilung erledigt nur Verwaltungsaufwand. Ob ein System die Verlagerung selbst übernimmt oder ob eine Archivablage mit klarer Zuordnung genügt, ist zweitrangig gegenüber der Frage, ob überhaupt jemand dafür verantwortlich ist.

Typische Fehler in der Mengenplanung

Unsere Einordnung: Speicherplanung scheitert fast nie an der Technik, sondern an fehlenden Messwerten und an einem fehlenden Nachprüftermin. Zwölf Monatswerte je Datenart, vier Zuschläge und eine Frage zur Erweiterbarkeit ergeben eine Zahl, die sich begründen lässt – und eine Zahl, die sich begründen lässt, hält der nächsten Budgetrunde stand.

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