Den Ausstieg mitverhandeln, bevor der erste Datensatz umzieht

Der Einstieg in einen Cloud-Dienst ist ein gut betreuter Vorgang: Der Anbieter stellt Werkzeuge bereit, hilft bei der Übernahme der Daten und begleitet die ersten Wochen. Der Ausstieg ist das Gegenteil. Er findet meist unter Zeitdruck statt, oft nach einer Preiserhöhung, einer Leistungsänderung oder einem Eigentümerwechsel beim Anbieter – und in einem Moment, in dem das Unternehmen kein Verhandlungsgewicht mehr hat.

Deshalb gehört der Ausstieg in den Einstieg. Gemeint ist damit nicht die Frage, was der Betrieb monatlich kostet, und nicht die Frage, wer auf die Daten zugreifen kann. Es geht um eine dritte, selten gestellte Frage: Wie kommen Daten, Strukturen und Abläufe innerhalb eines vertretbaren Zeitraums wieder heraus – und in einer Form, mit der ein anderes System arbeiten kann?

Die Anlässe kommen selten aus dem eigenen Haus

Ein Wechsel wird fast nie geplant, weil das Unternehmen Lust auf ein neues System hat. Die Anlässe kommen von außen: Der Anbieter wird übernommen, ändert sein Preismodell, stellt ein Produkt ein, verlagert den Betrieb in eine andere Region oder verliert ein Zertifikat, auf das sich der Kunde berufen hat. Hinzu kommt der unangenehmste Fall, die Insolvenz des Anbieters.

In allen diesen Fällen bestimmt nicht das Unternehmen den Zeitpunkt, sondern der Anbieter oder ein Insolvenzverwalter. Wer den Ausstieg vorbereitet hat, wechselt dann in Wochen. Wer ihn nicht vorbereitet hat, verhandelt Nachlässe, die er nicht verhandeln wollte, und verlängert einen Vertrag, den er nicht verlängern wollte. Die Vorsorge ist damit weniger eine Frage der Technik als der Verhandlungsfähigkeit.

Was zurückgeholt werden muss – und meist vergessen wird

Fast jeder Anbieter stellt einen Export der Nutzdaten bereit. Der Aufwand eines Wechsels entsteht aber an anderer Stelle: bei allem, was um die Daten herum aufgebaut wurde. Wer die folgende Liste vor Vertragsschluss durchgeht, erkennt früh, welche Posten der Anbieter nicht liefert und welche das Unternehmen selbst dokumentieren muss.

Die Punkte drei bis fünf sind der Grund, warum ein Wechsel selbst bei vollständigem Datenexport Monate dauert. Sie stecken nicht in den Daten, sondern in der Einrichtung des Dienstes. Eine knappe, gepflegte Beschreibung dieser Einrichtung ist deshalb kein Dokumentationsluxus, sondern die eigentliche Ausstiegsvorsorge.

Formate: Export ist nicht dasselbe wie Verwertbarkeit

Die EU-Datenverordnung, verbreitet als Data Act bezeichnet, verlangt von Anbietern von Datenverarbeitungsdiensten, dass Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format exportiert werden können. Anbieter von Plattform- und Softwarediensten müssen zusätzlich offene Schnittstellen bereitstellen, und zwar unentgeltlich sowohl für den Kunden als auch für den neuen Anbieter.

Für die Praxis sind drei Abstufungen zu unterscheiden. Ein Ausdruck oder eine Sammlung von PDF-Dateien ist eine Lesbarkeit, kein Datenexport. Eine Tabellendatei je Objektart ist ein Export, verliert aber die Beziehungen zwischen den Objekten. Erst eine Ausgabe mit erhaltenen Verknüpfungen oder ein Zugriff über eine dokumentierte Schnittstelle erlaubt es, den Bestand in einem anderen System wieder aufzubauen. Welche Stufe der Anbieter liefert, sollte im Vertrag stehen und nicht in einem Hilfeartikel.

Bei Infrastrukturdiensten geht die Verordnung weiter: Hier müssen Anbieter angemessene Informationen, technische Dokumentation und Unterstützung bereitstellen, damit der Kunde nach dem Wechsel eine funktionale Äquivalenz erreichen kann. Ausgenommen sind unter anderem maßgeschneiderte Dienste, die nicht in großem Maßstab kommerziell angeboten werden, sowie Testversionen; auch dort bleiben Datenexport und offene Schnittstellen aber Thema.

Ein zweiter Punkt betrifft die Menge. Ein Export, der technisch möglich ist, aber bei mehreren Terabyte über eine normale Anbindung Wochen benötigt, ist im Ernstfall keine Option. Die Frage nach dem Übertragungsweg für den Gesamtbestand gehört deshalb in dieselbe Klärung wie die Frage nach dem Format.

Die Fristen, mit denen sich rechnen lässt

Seit dem Data Act ist der Wechsel kein rein vertragliches Thema mehr, sondern mit gesetzlichen Fristen unterlegt. Die Bundesnetzagentur, die in Deutschland für die Durchsetzung zuständig ist, beschreibt sie so:

Zwei Einschränkungen sind wichtig. Erstens betrifft der Wegfall der Entgelte den Wechsel, nicht den Alltag: Wer im laufenden Betrieb Daten abruft, zahlt weiter nach Tarif. Zweitens bleiben Entschädigungen für eine vorzeitige Beendigung eines befristeten Vertrags zulässig. Wer sich also für drei Jahre gebunden hat, wird vom Wechselrecht nicht von seiner Laufzeit befreit.

Der Testexport: einmal im Jahr, mit Stoppuhr

Ein Ausstiegsplan, der nie erprobt wurde, ist eine Absichtserklärung. Der BSI-Grundschutz nennt für erhöhten Schutzbedarf ausdrücklich regelmäßige Portabilitätstests und verlangt, die Anforderungen an einen Anbieterwechsel oder eine Rückverlagerung vorab zu definieren und vertraglich zu verankern. Für mittelständische Umgebungen genügt ein überschaubares Verfahren.

Der Test besteht aus vier Schritten: Export der vollständigen Daten eines abgegrenzten Bereichs anstoßen und die benötigte Zeit notieren; die Ausgabe auf Vollständigkeit prüfen, insbesondere bei Anhängen und selbst angelegten Feldern; eine Stichprobe von etwa zwanzig Datensätzen in ein anderes System oder eine Tabelle einlesen und mit dem Original vergleichen; das Ergebnis mit Datum, Dauer und offenen Punkten festhalten.

Der Erkenntniswert liegt weniger im gelungenen Fall als in den Auffälligkeiten. Typisch sind Exporte, die nach einer bestimmten Zeilenzahl abbrechen, Anhänge, die nur als Verweis erscheinen, Zeitstempel ohne Zeitzone, verlorene Umlaute und Mengenbegrenzungen der Schnittstelle, die eine Gesamtübernahme in der verfügbaren Zeit unmöglich machen. Jeder dieser Punkte ist im laufenden Vertragsverhältnis lösbar und im Kündigungsfall ein Hindernis.

Vier Klauseln, auf die es ankommt

Die gesetzlichen Fristen gelten unabhängig vom Vertragstext, der Vertrag muss sie aber abbilden und sollte über sie hinausgehen. Erstens ist zu regeln, welche Datenarten in welchem Format und über welchen Weg herausgegeben werden – Nutzdaten, Metadaten, Konfiguration und Protokolle getrennt benannt. Zweitens gehört eine Mitwirkungspflicht des Anbieters hinein, mit benannter Ansprechstelle und einer Reaktionszeit, die zum Übergangszeitraum passt.

Drittens sollte das Recht auf einen Testexport im laufenden Betrieb vereinbart werden, mindestens einmal jährlich und ohne gesonderte Beauftragung. Viertens ist das Vertragsende zu beschreiben: Rückgabe in einem weiterverwendbaren Format, anschließende Löschung einschließlich der Kopien in Sicherungen und eine schriftliche Bestätigung darüber. Der BSI-Grundschutz führt eine solche geordnete Auflösung des Dienstleistungsverhältnisses als eigene Anforderung an die Vertragsgestaltung.

Bleibt die Frage, wer das verantwortet. In der Praxis bewährt sich eine benannte Person je Dienst, die drei Dinge führt: die Beschreibung der Einrichtung, das Protokoll des letzten Testexports und eine Schätzung, wie lange ein Wechsel dauern würde. Solange diese drei Angaben für die wichtigsten Dienste vorliegen, ist der Ausstieg eine Option – fehlen sie, ist er ein Projekt mit unbekanntem Ende.

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