Für 40 neue Notebooks gibt es drei Wege: Sie kaufen sie, Sie finanzieren sie über IT-Leasing, oder Sie beziehen sie als „Device as a Service“ mit einem Monatspreis, in dem Geräte und Betreuung enthalten sind. Jeder Weg hat Folgen für Liquidität, Buchhaltung, Verwaltungsaufwand und das Ende der Nutzung. Dieser Beitrag stellt die Modelle nebeneinander und zeigt, für welche Betriebe welches eher passt.
Kauf, IT-Leasing und Device as a Service kurz erklärt
Kauf: Sie bezahlen die Geräte einmalig, sie gehören Ihnen, und Sie entscheiden selbst, wie lange Sie sie nutzen. Betreuung, Reparatur und Entsorgung organisieren Sie separat.
Leasing: Eine Leasinggesellschaft kauft die Geräte und überlässt sie Ihnen gegen eine monatliche Rate für eine feste Laufzeit. Am Ende geben Sie die Geräte zurück, verlängern oder übernehmen sie, je nach Vertrag. Die Betreuung ist in der Regel nicht enthalten.
Device as a Service (DaaS): Ein Anbieter stellt Geräte zusammen mit Leistungen bereit, etwa Einrichtung, Austausch bei Defekt, Verwaltung und Rücknahme mit Datenlöschung. Sie zahlen einen Monatspreis pro Gerät oder Benutzer. Technisch steckt dahinter häufig ein Leasing- oder Mietvertrag, ergänzt um einen Servicevertrag.
Wie IT-Leasing in der Praxis abläuft
Der Ablauf ist bei den meisten Anbietern ähnlich: Sie wählen die Geräte beim Händler oder Systemhaus aus, die Leasinggesellschaft prüft die Bonität Ihres Betriebs, kauft die Geräte und schließt mit Ihnen den Leasingvertrag. Die Geräte werden an Sie geliefert, und Sie zahlen über die Laufzeit die vereinbarte Rate. Am Ende entscheiden Sie innerhalb der vertraglichen Optionen über Rückgabe, Verlängerung oder Übernahme. Was sich über Hardware-Leasing beziehen lässt, reicht von Notebooks und Monitoren über Telefonanlagen und Drucker bis zu Servern und Netzwerktechnik.
Liquidität: Leasing oder Kauf?
Der offensichtlichste Unterschied: Beim Kauf fließt das Geld auf einmal ab, bei Leasing und DaaS verteilt es sich über die Laufzeit. Für Betriebe, die ihre liquiden Mittel für Wachstum, Vorräte oder Personal brauchen, ist das ein echtes Argument.
Die Kehrseite: Über die gesamte Laufzeit zahlen Sie bei Leasing und DaaS in der Regel mehr als den Kaufpreis, weil Finanzierungskosten und die Marge des Anbieters enthalten sind. Bei DaaS kommen die Serviceleistungen hinzu, die Sie beim Kauf ohnehin separat bezahlen müssten. Ein fairer Vergleich rechnet deshalb immer die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer, einschließlich Betreuung, Reparaturen und Entsorgung.
Abschreibung, Bilanz und Steuer: nur allgemein
Die steuerliche Behandlung hängt vom Einzelfall und von der Vertragsgestaltung ab. Daher hier nur einige allgemeine Punkte.
Beim Kauf wird Hardware als Wirtschaftsgut aktiviert und abgeschrieben. Für Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung lässt die Finanzverwaltung seit 2021 eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zu. Die aktuelle Fassung beruht auf einem BMF-Schreiben aus dem Jahr 2022, das nach unserem Rechercheergebnis weiterhin gilt. Wichtig: Es handelt sich um eine Regelung der Finanzverwaltung und nicht um eine Pflicht. Formal ist es auch keine „Sofortabschreibung“, auch wenn die Abschreibung im Anschaffungsjahr in voller Höhe nicht beanstandet wird. Erfasst sind unter anderem Notebooks, Desktop-PCs, Monitore, Drucker und kleinere Server, nicht aber jede Netzwerk- oder Serverkomponente.
Beim Leasing sind die Raten in der Regel Betriebsausgaben, sofern das Leasingobjekt nach den Vertragsbedingungen dem Leasinggeber zugerechnet wird. Ob das der Fall ist, hängt unter anderem von Laufzeit und Optionen am Vertragsende ab.
Bei DaaS wird oft zwischen Geräteanteil und Serviceanteil unterschieden, was die Buchung beeinflussen kann.
Wie sich die Modelle in Ihrer Bilanz und Steuer auswirken, sollten Sie in jedem Fall vor der Entscheidung mit Ihrem Steuerberater klären.
Laufzeit und Lebenszyklus
Leasing- und DaaS-Verträge laufen meist über eine feste Zeit, häufig drei bis vier Jahre bei Arbeitsplatzgeräten. Das passt gut, wenn Sie Geräte ohnehin in diesem Takt erneuern wollen. Es passt schlechter, wenn Ihre Geräte deutlich länger gut funktionieren würden oder wenn der Hersteller den Support vor Vertragsende einstellt.
Bei Servern ist die Abstimmung von Vertragslaufzeit und Herstellersupport besonders wichtig. Ein Server, dessen Hardware-Support nach vier Jahren endet, sollte nicht in einem Vertrag stecken, der fünf Jahre läuft. Wie man Lebenszyklen plant und was beim Supportende passiert, beschreibt der Beitrag EOL-Hardware und Lebenszyklus.
Beim Kauf sind Sie frei: Sie können Geräte so lange nutzen, wie sie sicher und zuverlässig laufen, und nach Bedarf ersetzen. Diese Freiheit ist allerdings nur ein Vorteil, wenn jemand den Lebenszyklus aktiv überwacht. Sonst laufen Geräte schlicht weiter, bis sie ausfallen.
Rückgabe und Datenlöschung
Am Ende eines Leasing- oder DaaS-Vertrags gehen die Geräte zurück. Auf ihnen liegen Geschäftsdaten, E-Mails und möglicherweise personenbezogene Daten. Klären Sie deshalb vor Vertragsabschluss:
- Wer löscht die Daten, nach welchem Verfahren, und bekommen Sie ein Löschprotokoll pro Gerät mit Seriennummer?
- Was passiert mit defekten Datenträgern, die sich nicht mehr löschen lassen? Können Sie diese einbehalten oder werden sie physisch vernichtet?
- Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wenn der Anbieter mit Daten in Berührung kommt?
Auch beim Kauf ist die Datenlöschung Ihre Aufgabe, nur ohne Termin von außen. Gerade deshalb wird sie dort oft vergessen. Für datenschutzrechtliche Fragen sollten Sie Ihren Datenschutzbeauftragten einbeziehen.
Restwert und Schäden
Restwert: Beim Kauf gehört Ihnen der Restwert, der bei mehrere Jahre alten Business-Notebooks allerdings meist überschaubar ist. Beim Leasing kalkuliert die Leasinggesellschaft den Restwert in die Raten ein. Bei Verträgen mit Andienungsrecht oder Kaufoption am Ende sollten Sie genau lesen, zu welchem Preis Sie die Geräte übernehmen müssen oder können.
Schäden: Leasingverträge enthalten fast immer Regeln zum Zustand bei Rückgabe. Kratzer, defekte Tasten, fehlende Netzteile oder beschädigte Displays können zu Nachforderungen führen. Fragen Sie nach einem Katalog, was als normale Abnutzung gilt und was berechnet wird. Bei DaaS ist Reparatur oder Austausch bei Defekt oft Teil der Leistung, Unfallschäden oder Verlust aber nicht unbedingt. Prüfen Sie, ob eine Versicherung enthalten ist und mit welcher Selbstbeteiligung.
Fehlende Geräte: Bei 40 Geräten über vier Jahre wird mit hoher Wahrscheinlichkeit irgendwann eines verloren gehen oder gestohlen werden. Der Vertrag sollte regeln, was dann zu zahlen ist.
Für wen passt was?
Kauf passt eher zu Betrieben mit ausreichender Liquidität, die Geräte lange nutzen wollen, eine eigene oder externe IT für Beschaffung, Einrichtung und Entsorgung haben und Flexibilität schätzen.
Leasing passt eher zu Betrieben, die Liquidität schonen wollen, Geräte ohnehin in festem Takt erneuern und die Betreuung bereits anderweitig geregelt haben.
Device as a Service passt eher zu Betrieben ohne eigene IT, die Beschaffung, Austausch und Rücknahme abgeben möchten und Wert auf einen einheitlichen Gerätebestand und planbare Monatskosten legen. Der Preis für diese Bequemlichkeit ist eine stärkere Bindung an einen Anbieter.
Mischformen sind üblich: Arbeitsplatzgeräte über Leasing oder DaaS, Server gekauft oder gemietet. Für Server gibt es zudem die Möglichkeit, statt eigener Hardware Rechenleistung im Rechenzentrum zu mieten. Was dabei zu bedenken ist, behandelt der Beitrag Server mieten oder kaufen. Ein verwandtes Modell kennen viele Betriebe bereits von Druckern, die mit Wartung und Verbrauchsmaterial zum Monatspreis gemietet werden.
Checkliste: Vor der Entscheidung
- Gerätebestand mit Alter, Supportende und geplanter Nutzungsdauer erfassen.
- Gesamtkosten über die Nutzungsdauer für alle drei Modelle vergleichen, einschließlich Betreuung, Reparatur und Entsorgung.
- Vertragslaufzeit mit dem Herstellersupport abgleichen.
- Regeln zu Rückgabezustand, Schäden, Verlust und Versicherung schriftlich anfordern.
- Datenlöschung mit Protokoll pro Seriennummer vertraglich festlegen.
- Optionen am Vertragsende prüfen: Rückgabe, Verlängerung, Übernahme zu welchem Preis.
- Steuerliche Auswirkungen mit dem Steuerberater besprechen.
Wie DAVINCI unterstützt
DAVINCI unterstützt bei Planung, Rollout und Betreuung von Arbeitsplätzen und Servern, unabhängig davon, ob Sie kaufen, leasen oder mieten. Für Drucker bieten wir ein Mietmodell an, Details finden Sie unter Drucker mieten. Für ein Gespräch über Ihren Gerätebestand nutzen Sie unseren Kontakt.
Häufige Fragen
Ist Leasing immer teurer als Kauf?
Über die Gesamtlaufzeit sind die Zahlungen beim Leasing meist höher als der Kaufpreis, weil Finanzierungskosten enthalten sind. Ob es wirtschaftlich teurer ist, hängt davon ab, was Sie mit der eingesparten Liquidität anfangen und welche Leistungen enthalten sind.
Wovon hängt die Leasingrate für ein Notebook ab?
Die Rate ergibt sich im Wesentlichen aus dem Gerätepreis, der Laufzeit, dem kalkulierten Restwert und der Bonität Ihres Betriebs. Dazu kommen je nach Anbieter Zuschläge für Versicherung, Service oder vorzeitigen Tausch. Vergleichen Sie Angebote deshalb nie nur nach der Monatsrate, sondern nach den Gesamtkosten über die Laufzeit.
Kann ich bei Leasing oder DaaS vorzeitig Geräte tauschen?
Das hängt vom Vertrag ab. Manche Anbieter erlauben einen vorzeitigen Tausch gegen eine Gebühr oder bieten Aufstockung während der Laufzeit an. Klären Sie das vorab, besonders wenn Sie mit Wachstum oder Personalabbau rechnen.
Was ist IT-Leasing für Mitarbeiter?
Gemeint sind meist Mitarbeiter-PC-Programme: Der Arbeitgeber least Notebooks oder Tablets, die Beschäftigte auch privat nutzen dürfen, und die Rate wird häufig über eine Gehaltsumwandlung getragen. Das ist ein Personalinstrument und kein Ersatz für die Ausstattung der Arbeitsplätze. Steuerlich und arbeitsrechtlich gelten dafür eigene Regeln, die Sie vorab mit dem Steuerberater klären sollten.
Gilt die einjährige Nutzungsdauer auch für Server?
Erfasst sind laut Finanzverwaltung unter anderem sogenannte Small-Scale-Server. Ob ein konkretes Gerät darunter fällt, sollte Ihr Steuerberater anhand der Spezifikation beurteilen.
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