In vielen mittelständischen Unternehmen hängt die IT an einer Person. Der Administrator kennt jedes Kennwort, jede Besonderheit der Warenwirtschaft und weiß, welcher Switch beim Neustart Ärger macht. Solange er da ist, läuft alles. Dann kommen die Sommerferien – oder eine Grippe.
Das Risiko ist nicht neu, und es ist nicht die Schuld des Administrators. Das BSI fordert im IT-Grundschutz für das Personal ausdrücklich Vertretungsregelungen: Wer eine Aufgabe übernimmt, muss eingearbeitet sein und auf die nötigen Informationen zugreifen können, bevor der Vertretungsfall eintritt – nicht erst danach.
Woran Sie merken, dass die Vertretung fehlt
- Urlaub wird so gelegt, dass „bloß nichts passiert“, und der Administrator ist trotzdem erreichbar.
- Kennwörter und Zugänge kennt nur eine Person, eine aktuelle Dokumentation gibt es nicht.
- Updates werden verschoben, weil niemand da wäre, wenn danach etwas nicht läuft.
- Nachts und am Wochenende ruft im Störfall niemand an – oder immer dieselbe Person.
Co-Managed IT: Die eigene IT bleibt, die Vertretung kommt dazu
Die Lösung ist selten, die IT komplett abzugeben. Ein Administrator, der den Betrieb kennt, ist ein Wert. Co-Managed IT ergänzt ihn: Ein externer Dienstleister arbeitet sich in die Umgebung ein, übernimmt Rufbereitschaft, Vertretung und Spezialthemen – und die eigene IT behält die Führung.
| Aufgabe | Eigene IT | Co-Managed-Partner |
|---|---|---|
| Anwenderanfragen im Alltag | führt | Überlauf und Vertretung |
| Urlaub und Krankheit | plant | übernimmt mit eingearbeiteter Stellvertretung |
| Nachts und am Wochenende | – | Rufbereitschaft rund um die Uhr |
| Server, Firewall, Microsoft 365 | Betrieb nach Absprache | 2nd/3rd Level, Patches, Überwachung |
| Dokumentation | pflegt mit | hält aktuell, damit jede Übergabe gelingt |
Die Übergabe vor dem Urlaub – eine Checkliste
- Zugänge: Notfallkonten und Kennwortsafe, auf den die Vertretung zugreifen kann.
- Laufende Themen: offene Störungen, geplante Änderungen, ausstehende Updates.
- Besonderheiten: Systeme, die nur in einer bestimmten Reihenfolge neu starten dürfen.
- Kontakte: Hersteller, Provider, Ansprechpartner in den Fachabteilungen.
- Erreichbarkeit: wer wann anruft – und wer bewusst nicht angerufen wird.
Wie DAVINCI unterstützt
Als Co-Managed-Partner arbeiten wir neben Ihrer IT: feste Stellvertretung, die regelmäßig mit an Ihrer Umgebung arbeitet, Rufbereitschaft rund um die Uhr, 2nd- und 3rd-Level-Support für Server, Netzwerk, Firewall und Microsoft 365. Grundlage ist eine schriftliche Zuständigkeitsliste – Ihre IT behält die Führung, und Zugänge und Wissen bleiben in Ihrem Haus.
Häufige Fragen
Ist Co-Managed IT nicht teurer als ein zweiter Administrator?
Ein zweiter Administrator deckt Urlaub und Krankheit ab, aber weder Nächte noch Wochenenden noch jedes Fachgebiet. Co-Managed IT wird nach übernommenen Aufgaben berechnet; viele Unternehmen kombinieren beides.
Wie lange dauert die Einarbeitung einer Vertretung?
Die Bestandsaufnahme der Umgebung dauert wenige Stunden; danach arbeitet die Stellvertretung regelmäßig mit, damit sie im Ernstfall nicht erst nachlesen muss.
Behalten wir die Kontrolle über unsere Systeme?
Ja. Grundlage ist eine schriftliche Zuständigkeitsliste; Änderungen laufen nach Absprache, Zugänge und Dokumentation bleiben im Unternehmen.
Verwandte Themen: Wer hier weiterdenkt, liest bei Co-Managed IT, IT-Personalengpässe und IT-Pauschale weiter.
Im Text erwähnt
Quellen
- IT-Grundschutz-Baustein ORP.2 Personal (Edition 2023) · BSIamtlich
- IT-Grundschutz-Kompendium · BSIamtlich
