Lizenzen: Der Posten, den niemand prüft – bis die Rechnung kommt

Lizenzkosten verhalten sich wie Abonnements im Privatleben: Sie kommen leise dazu und verschwinden nie von selbst. In gewachsenen Umgebungen finden sich fast immer Lizenzen für ausgeschiedene Beschäftigte, doppelte Ausstattungen und teure Pakete für Rollen, die nur einen Bruchteil davon nutzen.

Das Thema hat zwei Seiten, und beide landen irgendwann auf dem Tisch der Geschäftsführung. Auf der einen Seite steht Geld, das Monat für Monat ohne Gegenwert abfließt. Auf der anderen steht das Risiko, an anderer Stelle zu wenig lizenziert zu haben – meist unbemerkt, bis ein Hersteller nachfragt. Wer Lizenzen regelmäßig sichtet, bearbeitet beide Seiten mit demselben Aufwand.

Wie Lizenzbestände unbemerkt wachsen

Kaum ein Unternehmen kauft bewusst zu viel. Lizenzen wachsen durch Routine: Beim Eintritt wird ein Konto mit Lizenz angelegt, beim Austritt wird das Konto deaktiviert, die Lizenz aber nicht zurückgegeben. Testphasen gehen in bezahlte Abonnements über, Zusatzprodukte wie KI-Assistenten werden für eine Pilotgruppe beschafft und nach dem Pilotende weiterbezahlt. Und wer einmal das größte Paket als Standard festgelegt hat, vergibt es aus Gewohnheit weiter – auch an Aushilfen, die nur ein Postfach brauchen.

Ein Beispiel mit angenommenen Zahlen macht die Größenordnung greifbar. Ein Unternehmen mit 60 Beschäftigten hat 68 Microsoft-365-Lizenzen im Vertrag. Fünf davon hängen an Konten ausgeschiedener Mitarbeitender, drei an Sammelpostfächern, die als freigegebene Postfächer unter den von Microsoft festgelegten Bedingungen ohne eigene Lizenz auskämen. Diese acht Lizenzen ergeben über zwölf Monate 96 bezahlte Lizenzmonate ohne jeden Nutzen. Hinzu kommen in unserem Beispiel zwölf Personen mit dem größten Paket, die ausschließlich E-Mail und Office im Browser verwenden – für sie fällt jeden Monat die Differenz zur passenden Stufe an.

Beim Herabstufen ist allerdings Vorsicht geboten. Die größeren Pakete enthalten häufig genau die Sicherheitsfunktionen, auf denen der Schutz der Umgebung aufbaut, etwa bedingten Zugriff oder zentrale Geräteverwaltung. Wer eine Person in ein kleineres Paket verschiebt, muss prüfen, ob für sie damit Schutzregeln entfallen. Die Einsparung ist dann womöglich keine.

Die jährliche Sichtung in fünf Schritten

Der Kalender bestimmt den Spielraum

Der letzte Punkt der Liste ist der folgenreichste. Bei Microsoft-Abonnements, die über das aktuelle Partnermodell (New Commerce Experience) bezogen werden, lässt sich die Zahl der Lizenzen nur in den ersten sieben Tagen nach Kauf, Aufstockung oder Verlängerung verringern; danach erst wieder zur nächsten Verlängerung. Bei Jahresverträgen bedeutet das: Wer die Sichtung nicht vor dem Verlängerungstermin abschließt, zahlt ein weiteres Jahr für den alten Bestand.

2026 kommt ein Preisargument hinzu. Microsoft hat für zahlreiche kommerzielle Microsoft-365-Pakete Preisanpassungen zum 1. Juli 2026 angekündigt; Bestandskunden sehen die neuen Preise mit ihrer ersten Verlängerung nach diesem Datum. Jede Lizenz, die vorher bereinigt ist, wird gar nicht erst zum neuen Preis verlängert.

Die andere Richtung: Unterlizenzierung

Ebenso wichtig wie Einsparung ist Rechtssicherheit. Serverbetriebssysteme, Datenbanken und Zugriffslizenzen folgen Regeln, die bei Virtualisierung und Cloud-Betrieb schnell unübersichtlich werden. Windows Server 2025 etwa wird in den Editionen Standard und Datacenter nach physischen Prozessorkernen lizenziert, mit mindestens acht Kernlizenzen je Prozessor und 16 je Server. Die Standard-Edition berechtigt bei vollständiger Lizenzierung zu zwei virtuellen Maschinen, Datacenter zu beliebig vielen auf dem lizenzierten Host; hinzu kommen in der Regel Zugriffslizenzen für die Personen oder Geräte, die den Server nutzen.

Die typischen Fallen entstehen im laufenden Betrieb, nicht beim Kauf: Ein Host wird aufgerüstet und hat plötzlich mehr Kerne als lizenziert. Auf einem Standard-Server laufen nach und nach vier statt zwei virtuelle Maschinen. Eine Datenbank zieht auf leistungsfähigere Hardware um, ohne dass jemand ihre Lizenzierung prüft. Softwarehersteller behalten sich in ihren Vertragsbedingungen regelmäßig vor, die Lizenzierung beim Kunden zu überprüfen.

Eine dokumentierte Übersicht, welche Lizenz welchem System zugeordnet ist, schützt vor unangenehmen Nachforderungen – und macht die nächste Vertragsverhandlung deutlich einfacher. Sie muss nicht aufwendig sein: eine gepflegte Tabelle mit System, Produkt, Edition, Kernzahl, Lizenznachweis und Verantwortlichem genügt für die meisten mittelständischen Umgebungen.

Unsere Einordnung: Lizenzmanagement scheitert selten am Werkzeug, sondern an der Zuständigkeit. Der Einkauf kennt die Verträge, die IT die Systeme, die Personalabteilung die Ein- und Austritte. Vollständig wird das Bild erst, wenn eine benannte Person diese drei Quellen zusammenführt – einmal im Jahr und rechtzeitig vor den Verlängerungsterminen.

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