Im Lager steht ein Karton mit ausgebauten Festplatten, daneben drei alte Notebooks und ein Multifunktionsgerät, dessen Leasingvertrag ausläuft. Spätestens jetzt stellt sich die Frage, wie diese Geräte das Haus verlassen, ohne dass Kundendaten, Personalakten oder Zugangsdaten mitgehen, und was die Norm DIN 66399 dazu vorgibt. Dieser Beitrag erklärt für Geschäftsführung und IT-Verantwortliche, was die Norm regelt, wann sicheres Löschen genügt und wann Datenträger physisch vernichtet werden sollten.
Eine Abgrenzung vorab: Hier geht es um die Frage, wie Datenträger sicher vernichtet werden. Wann Unterlagen vernichtet werden dürfen, beantworten die Aufbewahrungsfristen. Dazu lesen Sie mehr in unserem Beitrag Welche Unterlagen dürfen 2026 vernichtet werden.
Was DIN 66399 regelt
DIN 66399 ist die maßgebliche deutsche Norm für die Vernichtung von Datenträgern. Ihre Inhalte sind inzwischen auch international als ISO/IEC 21964 übernommen. Die Norm verbindet drei Dinge: wie schutzbedürftig die Daten sind, wie fein ein Datenträger zerkleinert werden muss und um welche Art von Datenträger es sich handelt.
Schutzklassen
Am Anfang steht die Einstufung des Schutzbedarfs:
- Schutzklasse 1: normaler Schutzbedarf, etwa interne Daten.
- Schutzklasse 2: hoher Schutzbedarf, etwa vertrauliche Daten, deren Bekanntwerden ein Unternehmen oder Betroffene erheblich schädigen würde.
- Schutzklasse 3: sehr hoher Schutzbedarf, etwa Daten, die Berufsgeheimnissen unterliegen, oder Gesundheitsdaten.
Für personenbezogene Daten hat die Datenschutzkonferenz ein Arbeitspapier veröffentlicht. Es empfiehlt, die Sicherheitsstufen 1 und 2 für personenbezogene Daten nicht zu verwenden.
Die sieben Sicherheitsstufen der DIN 66399
Die Norm kennt sieben Sicherheitsstufen. Je höher die Stufe, desto kleiner die Partikel und desto aufwendiger wäre eine Rekonstruktion. Stufe 1 ist für allgemeine Daten gedacht, Stufe 7 für streng geheime Informationen, bei denen eine Wiederherstellung nach Stand von Technik und Wissenschaft ausgeschlossen sein soll. Im Mittelstand bewegen sich die meisten Fälle zwischen Stufe 3 und Stufe 5.
Materialklassen
Weil eine Festplatte anders zerkleinert werden muss als ein Blatt Papier, unterscheidet die Norm sechs Materialklassen, die vor der Stufe als Buchstabe stehen:
- P für Papier und Informationen in Originalgröße
- F für verkleinerte Darstellungen wie Mikrofilm
- O für optische Datenträger wie CD, DVD und Blu-ray
- T für magnetische Datenträger wie Disketten und Magnetstreifenkarten
- H für Festplatten mit magnetischem Datenträger
- E für elektronische Datenträger wie USB-Sticks, Speicherkarten, Chipkarten und SSDs
Eine Angabe wie „H-4“ bedeutet also: Festplatte, Sicherheitsstufe 4. Wichtig ist, dass die Materialklasse zum Datenträger passt. Ein Zertifikat über „P-4“ sagt nichts darüber aus, ob Festplatten aus Ihrem Karton sicher vernichtet wurden.
Datenträger löschen oder vernichten?
Nicht jeder Datenträger muss in den Schredder. Wenn ein Gerät weiterverwendet, verkauft oder an den Leasinggeber zurückgegeben wird, ist sicheres Löschen der richtige Weg. Das BSI nennt dafür drei Verfahren:
- Überschreiben des gesamten Datenträgers mit festen Werten oder Zufallszahlen, zum Beispiel über ein bootfähiges Löschwerkzeug.
- Hersteller- oder ATA-Löschbefehle wie „Enhanced Security Erase“, die viele SSDs und manche Festplatten unterstützen.
- Löschen der Schlüssel bei vollständig verschlüsselten Datenträgern, sofern die Schlüssel tatsächlich gelöscht und nicht nur als gelöscht markiert werden.
Danach sollte geprüft werden, ob noch Daten lesbar sind. Ist das der Fall, hat das Verfahren versagt.
Physisch vernichtet werden sollte ein Datenträger, wenn er defekt ist und sich nicht mehr vollständig löschen lässt, wenn die Löschung nicht nachweisbar funktioniert hat oder wenn der Schutzbedarf so hoch ist, dass Sie kein Restrisiko akzeptieren wollen. Defekte Platten, deren Daten Sie vorher noch brauchen, sind ein eigenes Thema: Hier geht die Datenrettung vor, die Vernichtung folgt danach.
SSD sicher löschen: anders als bei Festplatten
Bei einer klassischen Festplatte liegen die Daten auf Magnetscheiben, und Überschreiben erreicht jeden Sektor. Eine SSD verteilt Schreibvorgänge dagegen über interne Verwaltungslogik auf ihre Speicherzellen. Sie hält Reserveblöcke vor, die das Betriebssystem nicht sieht. Ein einfaches Überschreiben von außen erreicht deshalb nicht zuverlässig alle Zellen. Für SSDs sind die Löschbefehle des Herstellers oder die Schlüssellöschung bei durchgängiger Verschlüsselung daher das Mittel der Wahl.
Auch bei der Vernichtung gilt: Bei SSDs und USB-Sticks müssen nach Hinweis des BSI die einzelnen Speicherchips beschädigt werden. Ein Loch durch das Gehäuse oder ein Hammerschlag auf die Platine genügt nicht, wenn die Chips intakt bleiben. Deshalb gehören SSDs in die Materialklasse E und nicht in die Klasse H für magnetische Festplatten. Ein Dienstleister, der nur Festplatten schreddern kann, ist für SSDs nicht automatisch geeignet. Fragen Sie konkret nach.
Ein praktischer Rat für neue Geräte: Wer Notebooks und Server von Anfang an mit vollständiger Verschlüsselung betreibt, etwa mit BitLocker, hat am Ende der Nutzung einen deutlich einfacheren und besser nachweisbaren Löschweg.
Dienstleister und Vernichtungsnachweis
Die meisten Unternehmen beauftragen für die Datenträgervernichtung einen spezialisierten Dienstleister. Die Verantwortung für die Daten bleibt dabei beim Unternehmen. Achten Sie auf folgende Punkte:
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wenn personenbezogene Daten betroffen sind. Mehr dazu im Beitrag zur Auftragsverarbeitung.
- Sicherheitsstufe und Materialklasse im Vertrag ausdrücklich benennen, also etwa H-4 für Festplatten und E-Stufe für SSDs.
- Transportkette: verschlossene Behälter, Übergabeprotokoll, idealerweise Abholung durch eigenes Personal des Dienstleisters.
- Vor-Ort-Vernichtung mit einem mobilen Schredder, wenn der Datenträger das Gelände nicht unzerstört verlassen soll.
- Vernichtungsnachweis mit Datum, Art und Anzahl der Datenträger, Sicherheitsstufe und Materialklasse. Gut ist eine Liste mit Seriennummern, die Sie mit Ihrem Inventar abgleichen können.
Den Nachweis legen Sie zur IT-Dokumentation. Er belegt gegenüber Aufsichtsbehörde, Wirtschaftsprüfer oder Kunden, dass Sie den Lebenszyklus eines Datenträgers sauber abgeschlossen haben. Hilfreich ist dafür ein gepflegtes IT-Inventar, in dem ausgesonderte Geräte nicht einfach verschwinden, sondern einen Status „gelöscht“ oder „vernichtet“ mit Nachweis erhalten.
Altgeräte, Leasing-Rückgabe und Kopierer
Die meisten Datenpannen bei Altgeräten entstehen nicht im Schredder, sondern beim Weg dahin:
- Leasing-Rückgabe: Notebooks, Server und Multifunktionsgeräte gehen oft vollständig an den Leasinggeber zurück. Klären Sie vorher, wer löscht, nach welchem Verfahren und mit welchem Nachweis. Ist das im Vertrag nicht geregelt, löschen Sie selbst vor der Rückgabe.
- Drucker und Kopierer: Viele Multifunktionsgeräte speichern Druck-, Scan- und Faxaufträge auf einer internen Festplatte oder einem Flash-Speicher, dazu Adressbücher und Zugangsdaten für Scan-to-Mail. Die meisten Hersteller bieten eine Löschfunktion im Servicemenü. Lassen Sie sich die Durchführung bestätigen oder bauen Sie den Speicher aus.
- Vergessene Speicher: Netzwerkspeicher, alte Backup-Festplatten, Firewalls mit Konfigurationen, Smartphones und Speicherkarten aus Kameras gehören ebenfalls in den Prozess.
Wer Drucker mietet statt kauft, sollte den Umgang mit dem Gerätespeicher bei Vertragsende ebenso schriftlich regeln wie beim Leasing.
Checkliste: Erste Schritte
- Alle Arten von Datenträgern im Unternehmen erfassen, inklusive Kopierer, Firewalls und Smartphones.
- Schutzbedarf der Daten einstufen und daraus Schutzklasse und Sicherheitsstufe ableiten.
- Festlegen, welche Geräte gelöscht und weiterverwendet und welche vernichtet werden.
- Für SSDs Herstellerlöschung oder Schlüssellöschung vorsehen, nicht nur Überschreiben.
- Dienstleister mit passender Materialklasse auswählen und Auftragsverarbeitung vertraglich regeln.
- Vernichtungsnachweise mit Seriennummern einfordern und im Inventar ablegen.
- Leasing- und Mietverträge auf Regelungen zur Datenlöschung prüfen.
- Den Prozess in Ihr Löschkonzept aufnehmen.
Wie DAVINCI unterstützt
Wir helfen dabei, den Ausstieg von Geräten zu planen: Inventar, Löschverfahren, Übergabe an den Dienstleister und Ablage der Nachweise. Bei einem Rollout oder Umzug kümmern wir uns auch um die Altgeräte, und beim Drucker mieten gehört der Umgang mit dem Gerätespeicher zum Vertragsende dazu. Sprechen Sie uns über die Kontaktseite an.
Häufige Fragen
Ist die DIN 66399 noch aktuell?
Ihre Inhalte sind in die internationale Norm ISO/IEC 21964 übernommen worden; Schutzklassen, Sicherheitsstufen und Materialklassen sind dabei gleich geblieben. In Deutschland beziehen sich Dienstleister, Zertifikate und Aktenvernichter weiterhin meist auf die DIN-Bezeichnungen. Für Ihre Entscheidung ändert sich daher nichts: Maßgeblich bleiben Stufe und Materialklasse, die Sie vereinbaren.
Was bedeutet Sicherheitsstufe 4 nach DIN 66399?
Stufe 4 liegt im mittleren bis oberen Bereich der sieben Stufen und ist für besonders sensible und vertrauliche Daten gedacht, etwa Personal- oder Kundendaten. Die Partikel müssen so klein sein, dass eine Rekonstruktion nur mit außergewöhnlichem Aufwand möglich wäre; bei Papier bedeutet das Partikelschnitt statt Streifen. Welche Stufe Sie brauchen, folgt aus der Schutzklasse Ihrer Daten.
Reicht Formatieren vor dem Verkauf eines Notebooks?
Nein. Formatieren legt nur ein neues Dateisystem an, die Daten bleiben weitgehend lesbar. Nutzen Sie ein Löschverfahren, das den gesamten Datenträger erfasst, oder bei SSDs den Löschbefehl des Herstellers, und prüfen Sie das Ergebnis.
Welche Sicherheitsstufe brauchen wir für Personaldaten?
Das hängt vom Schutzbedarf ab. Für personenbezogene Daten sollten nach Empfehlung der Datenschutzkonferenz die Stufen 1 und 2 nicht genutzt werden; für Personal- und Gesundheitsdaten liegt man in der Regel deutlich höher. Die genaue Einstufung sollten Sie im Einzelfall mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abstimmen.
Was ist ein Vernichtungszertifikat nach DIN 66399?
Ein Vernichtungszertifikat oder Vernichtungsnachweis ist die Bestätigung des Dienstleisters, dass er bestimmte Datenträger an einem bestimmten Datum nach einer benannten Sicherheitsstufe und Materialklasse vernichtet hat. Aussagekräftig ist es nur, wenn Art und Anzahl der Datenträger, idealerweise mit Seriennummern, aufgeführt sind und die Materialklasse zu Ihren Geräten passt.
Dürfen wir Festplatten selbst zerstören?
Grundsätzlich ja, das BSI beschreibt einfache Methoden, etwa das Verbiegen der Scheiben. Für größere Mengen und für den Nachweis gegenüber Dritten ist ein Dienstleister mit dokumentierter Sicherheitsstufe meist die bessere Wahl. Bei SSDs muss jeder Speicherchip beschädigt sein.
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