Welche Unterlagen dürfen 2026 vernichtet werden? Die Jahrgänge – und die eine Bedingung, die oft übersehen wird

Zum Jahreswechsel wird in vielen Häusern das Archiv entrümpelt. Ordner mit alten Belegen, Kartons mit Kontoauszügen, Rechnungsordner, die seit Jahren niemand mehr geöffnet hat. Die Frage ist immer dieselbe: Welche Jahrgänge dürfen jetzt weg? Seit 2025 ist die Antwort für den größten Teil des Archivs eine andere als früher, denn der Gesetzgeber hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Die Jahrgänge für 2026

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach § 147 Abs. 4 der Abgabenordnung immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, der Brief empfangen oder abgesandt oder die letzte Eintragung gemacht wurde. Eine Frist von acht Jahren für einen Beleg aus 2017 beginnt also am 31. Dezember 2017 und endet am 31. Dezember 2025. Ab dem 1. Januar 2026 darf er vernichtet werden. Daraus ergibt sich für 2026 folgende Übersicht:

Warum es zwei Jahrgänge mehr sind als früher

Bis Ende 2024 galten für Buchungsbelege zehn Jahre. Wer nach der alten Regel gerechnet hätte, dürfte 2026 nur Belege bis Jahrgang 2015 vernichten. Mit der Neufassung von § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB und § 14b UStG gelten seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre. Entscheidend ist die Übergangsregel: Nach Art. 97 § 19a Abs. 2 des Einführungsgesetzes zur Abgabenordnung gilt die neue Frist für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach altem Recht am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Für Rechnungen regelt § 27 Abs. 40 UStG dasselbe.

Praktisch heißt das: Die Belege der Jahrgänge 2016 und 2017, die nach altem Recht noch bis Ende 2026 beziehungsweise 2027 hätten liegen müssen, dürfen jetzt schon weg – 2016 seit Anfang 2025, 2017 seit Anfang 2026.

Die Bedingung, die oft übersehen wird

Alle Jahrgänge oben gelten unter einem Vorbehalt, der im Gesetz steht und im Alltag gern vergessen wird. Nach § 147 Abs. 3 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das ist keine Formalie. Läuft für ein altes Jahr noch eine Betriebsprüfung, ist ein Einspruch anhängig oder steht ein Bescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung, dann müssen die zugehörigen Unterlagen bleiben – auch wenn der Kalender etwas anderes sagt.

Die sicherste Reihenfolge ist deshalb: erst beim Steuerberater nachfragen, ob für die betroffenen Jahre noch etwas offen ist, dann vernichten. Ein kurzer Anruf ist billiger als die Rekonstruktion von Belegen, die bei einer späteren Prüfung fehlen.

Zwei Sonderfälle

Erstens gilt die Verkürzung nicht für alle. Für Institute nach dem Kreditwesengesetz, Unternehmen unter Versicherungsaufsicht und Wertpapierinstitute bleibt es steuerlich bei zehn Jahren für Buchungsbelege (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO); auch das Handelsgesetzbuch schreibt für sie zehn Jahre vor. Zweitens enden die Fristen nach Steuer- und Handelsrecht nicht für alles, was im Archiv liegt. Personalakten, Verträge mit langer Gewährleistung oder Unterlagen zur Produkthaftung können nach anderen Gesetzen oder aus eigenem Interesse länger aufbewahrt werden müssen.

So läuft das Aufräumen geordnet

Wer einmal im Jahr aussortiert, sollte es nach einem festen Ablauf tun, damit später nachvollziehbar ist, was wann und warum vernichtet wurde. Bewährt hat sich eine kurze Liste: Zuerst klärt die Buchhaltung mit dem Steuerberater, für welche Jahre noch eine Prüfung, ein Einspruch oder ein Vorbehalt offen ist. Dann werden je Belegart die Jahrgänge bestimmt, deren Frist abgelaufen ist. Erst danach wird vernichtet – Papier datenschutzgerecht, also durch einen Aktenvernichter oder einen Dienstleister mit Vernichtungsnachweis.

Zum Schluss gehört ein kurzes Protokoll: Datum, Belegart, Jahrgänge, wer freigegeben hat. Das ist keine gesetzliche Pflicht, aber es beantwortet die Frage, die bei einer späteren Prüfung gern gestellt wird – warum ein bestimmter Ordner nicht mehr da ist. Wer elektronisch archiviert, lässt diese Angaben am besten das System festhalten.

Und digital?

Für elektronische Unterlagen gelten dieselben Fristen. Der Unterschied: Im digitalen Archiv wird selten aufgeräumt, weil Speicher billig scheint. Das hat zwei Haken. Die Unterlagen müssen während der gesamten Frist lesbar und unverändert bleiben – bei E-Rechnungen im empfangenen Format. Und wenn die Frist abgelaufen ist, gilt für personenbezogene Daten oft eine Löschpflicht aus dem Datenschutzrecht. Ein Archiv, das Belege bis zum Fristende gegen Änderung sperrt und danach geordnet löschen kann, erfüllt beides.

Wer ein Archiv mit Löschfunktion aufbaut, sollte die Fristen deshalb nicht im Kopf, sondern im System hinterlegen: je Belegart eine Aufbewahrungsdauer, beginnend am Jahresende, mit einer Sperre, die erst nach Ablauf aufgehoben wird. So läuft das jährliche Aufräumen ohne Rechnerei, und es bleibt nachvollziehbar, warum etwas gelöscht wurde.

Unser Aufbewahrungsfristen-Rechner nimmt die Rechnerei ab: Belegart und Jahr wählen, und er sagt, ab wann vernichtet werden darf – oder umgekehrt, welche Jahrgänge in einem bestimmten Jahr weg dürfen. Die vollständige Tabelle mit allen Fundstellen steht auf der Seite zu den Aufbewahrungsfristen.

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