Der Vertriebsleiter fliegt zur Messe nach Asien, die Geschäftsführerin besucht einen Lieferanten in den USA, der Servicetechniker nimmt eine Anlage beim Kunden im Nahen Osten ab. Jedes Mal reisen ein Notebook und ein Smartphone mit, auf denen E-Mails, Angebote, Zugangsdaten und oft der komplette Zugriff auf Microsoft 365 liegen, und jedes Mal stellen sich dieselben Fragen: Wie nutzt man das Hotel-WLAN sicher, was darf ans Ladekabel, was gilt bei der Grenzkontrolle? Dieser Beitrag beschreibt, was Unternehmen vor, während und nach solchen Reisen regeln sollten, ohne die Reisenden mit Vorschriften zu überladen.
Warum Reisen ein eigenes Risiko sind
Im Büro schützen Firewall, verwaltetes Netz und Zutrittskontrolle die Geräte. Unterwegs fällt das weg. Das Notebook liegt im Hotelzimmer, verbindet sich mit fremden WLANs, wird an öffentlichen Ladestationen geladen und geht bei der Ein- und Ausreise durch Kontrollen. Hinzu kommt, dass Geräte auf Reisen häufiger verloren gehen oder gestohlen werden.
Die Verfassungsschutzbehörden weisen seit Jahren darauf hin, dass Geschäftsreisende für Wirtschaftsspionage interessant sein können. Das betrifft nicht nur Konzerne, sondern auch einen Maschinenbauer mit besonderem Know-how oder eine Kanzlei mit vertraulichen Mandaten. Wie hoch das Risiko für Ihr Unternehmen im konkreten Reiseland ist, sollten Sie vor der Reise kurz einschätzen.
Vor der Reise
Nur mitnehmen, was gebraucht wird
Der wirksamste Schutz ist Datensparsamkeit. Was nicht auf dem Gerät ist, kann weder gestohlen noch kopiert werden. Fragen Sie vor der Reise:
- Welche Dateien braucht die reisende Person wirklich offline?
- Reicht der Zugriff über VPN oder Cloud, sodass lokal nichts gespeichert werden muss?
- Müssen Kundendaten, Konstruktionszeichnungen oder Personalunterlagen überhaupt mit?
Synchronisierte Ordner von OneDrive oder SharePoint lassen sich für die Dauer der Reise so einstellen, dass Dateien nur bei Bedarf geladen werden. Alte E-Mail-Postfachkopien oder lokale Exporte sollten vorher vom Gerät verschwinden.
Verschlüsselung und Sperre
Die Festplatte des Notebooks muss vollständig verschlüsselt sein, unter Windows mit BitLocker, idealerweise mit PIN vor dem Start. Das Smartphone braucht eine sichere Bildschirmsperre. Prüfen Sie außerdem, ob Sie das Gerät aus der Ferne sperren und löschen können. Das ist in der Regel über ein Geräteverwaltungssystem wie Intune möglich, das im Beitrag zum Gerätemanagement mit MDM beschrieben ist.
Beachten Sie: Einige Länder haben Regeln zur Einfuhr oder Nutzung von Verschlüsselungssoftware. Informieren Sie sich vor der Reise über die Vorgaben im Zielland, etwa über die Reisehinweise des Auswärtigen Amts oder Ihre IHK. Bei Unsicherheit sollte ein Rechtsberater einbezogen werden.
Updates und Sicherung
Kurz vor der Abreise sollten Betriebssystem, Browser und Apps aktuell sein. Unterwegs ist das Einspielen großer Updates über langsame Hotelverbindungen mühsam und wird gern verschoben. Außerdem gehört eine aktuelle Sicherung der Daten dazu, damit ein Verlust des Geräts nicht auch einen Datenverlust bedeutet.
Das Reiselaptop-Konzept
Für Reisen in Länder mit erhöhtem Risiko empfehlen Sicherheitsbehörden eigene Reisegeräte. Das Prinzip: Ein Reiselaptop und ein Reise-Smartphone werden frisch eingerichtet, enthalten nur die für die Reise nötigen Daten und Zugänge und werden nach der Rückkehr vollständig neu aufgesetzt. Für kleinere Unternehmen genügt oft ein Pool von zwei bis drei solchen Geräten, die bei Bedarf ausgegeben werden. Die Mehrfaktor-Anmeldung sollte dabei über ein Verfahren laufen, das sich nach der Reise sauber widerrufen lässt.
Unterwegs: Hotel-WLAN sicher nutzen, laden, Grenzkontrolle
Warum das Hotel-WLAN nicht sicher ist und wie Sie es trotzdem nutzen
Hotel-, Flughafen- und Messe-WLANs sind fremde, geteilte Netze: Alle Gäste hängen im selben Netz, der Betreiber ist unbekannt, und ob der Datenverkehr der Gäste sauber voneinander getrennt wird, sehen Sie von außen nicht. Ein Passwort von der Rezeption ändert daran wenig, es regelt nur den Zugang, nicht die Sicherheit innerhalb des Netzes. Hinzu kommt, dass Angreifer ein zweites WLAN mit gleichem oder ähnlichem Namen aufspannen können, um Verbindungen auf sich umzuleiten. Fragen Sie deshalb den genauen Netznamen beim Hotel nach, und nutzen Sie Rechner im Hotel-Geschäftszentrum nie für Firmenanmeldungen.
Für die Arbeit gilt: Verbindungen zum Unternehmen laufen über VPN, und die VPN-Verbindung sollte sich automatisch aufbauen, bevor andere Programme ins Internet gehen. Ein mobiler Hotspot über das eigene Smartphone ist oft die bessere Alternative zum Hotel-WLAN, auch für Online-Banking und andere sensible Anmeldungen. Grundlagen zum sicheren Fernzugriff finden Sie im Beitrag VPN und Fernzugriff sicher gestalten. Seien Sie misstrauisch bei Anmeldeseiten, die nach Firmenzugangsdaten fragen, und bei Hinweisen, man müsse für das WLAN ein Programm oder Zertifikat installieren.
Juice Jacking: Ladestationen und fremde Kabel
Öffentliche USB-Ladebuchsen in Flughäfen, Zügen oder Hotels sind bequem, aber über die Datenleitungen eines USB-Anschlusses kann mehr als Strom fließen. Angriffe über präparierte Ladeanschlüsse laufen unter dem Begriff Juice Jacking. Forscher der TU Graz haben 2025 Angriffe beschrieben, mit denen präparierte Ladestationen Smartphones Bestätigungen unterschieben können. Einfache Gegenmittel: das eigene Netzteil an der Steckdose verwenden, eine Powerbank mitnehmen oder einen USB-Datenblocker nutzen, der nur Strom durchlässt. Geschenkte USB-Sticks und Kabel von Messen gehören nicht an Firmengeräte.
Gerät nicht aus der Hand geben
Das Notebook gehört ins Handgepäck und beim Termin in die eigene Tasche. Hotelzimmer und Zimmersafe gelten aus Sicht der Sicherheitsbehörden nicht als sicherer Ort für vertrauliche Daten. Beim Arbeiten in Zug, Lounge oder Café helfen ein Blickschutzfilter und etwas Aufmerksamkeit, wer mitlesen oder mithören kann. Bildschirm sperren, wenn Sie den Platz verlassen, auch nur kurz.
Grenzkontrollen
In verschiedenen Ländern können Grenzbehörden elektronische Geräte kontrollieren und unter Umständen verlangen, dass sie entsperrt oder vorübergehend abgegeben werden. Die Rechtslage und die Praxis unterscheiden sich von Land zu Land und ändern sich. Wichtig für Unternehmen sind deshalb weniger Detailregeln als eine klare Haltung:
- Reisende sollten wissen, dass sie Anweisungen der Behörden nicht eigenmächtig verweigern sollen, um sich nicht selbst in Schwierigkeiten zu bringen.
- Je weniger Daten auf dem Gerät sind, desto geringer ist der Schaden, falls es ausgelesen wird.
- Wenn ein Gerät außer Sichtweite war oder abgegeben werden musste, sollte es als möglicherweise manipuliert gelten. Die reisende Person meldet das dem Unternehmen, und das Gerät wird nach der Rückkehr geprüft oder neu aufgesetzt.
- Bei besonderen Schutzpflichten, etwa Berufsgeheimnisträgern, sollte das Vorgehen vorab mit einem Rechtsberater abgestimmt werden.
Verlust oder Diebstahl
Geht ein Gerät verloren, zählt Zeit. Reisende brauchen eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, unter der sie den Verlust sofort melden können, auch am Wochenende. Die IT sperrt das Gerät aus der Ferne, beendet aktive Sitzungen und setzt Passwörter zurück.
Nach der Rückkehr
Die Rückkehr wird oft vergessen, dabei ist sie der Moment, Probleme zu erkennen:
- Geräte bei der IT vorzeigen, besonders nach Reisen in Länder mit erhöhtem Risiko oder nach Kontrollen, bei denen das Gerät abgegeben wurde.
- Reisegeräte vollständig zurücksetzen und neu einrichten.
- Passwörter ändern, die unterwegs genutzt wurden, wenn es Auffälligkeiten gab.
- Auffälligkeiten melden: ungewöhnliche Anmeldeversuche, unerwartete Pop-ups, Geräte, die anders reagieren als vorher.
Bei Verdacht auf einen gezielten Angriff können Unternehmen sich auch an die Wirtschaftsschutz-Stellen der Verfassungsschutzbehörden wenden. Wenn Mitarbeiter auf Reisen private Geräte für dienstliche Zwecke nutzen, gelten zusätzlich die BYOD-Regeln Ihres Unternehmens.
Checkliste: Erste Schritte
- Reiseländer nach Risiko einordnen und festlegen, wann ein Reiselaptop genutzt wird.
- Vor der Reise lokale Daten auf das Nötige reduzieren und eine Sicherung anlegen.
- Festplattenverschlüsselung, Bildschirmsperre und Fernlöschung prüfen.
- Updates vor der Abreise einspielen und VPN-Zugang testen.
- Reisenden ein Netzteil, ggf. Powerbank und USB-Datenblocker mitgeben.
- Eine Notfallnummer für Verlust oder Verdacht auf Manipulation bereitstellen.
- Nach der Rückkehr Geräte prüfen bzw. Reisegeräte neu aufsetzen.
- Die Regeln auf einer Seite zusammenfassen und vor jeder Reise mitgeben.
Wie DAVINCI unterstützt
Wir richten Verschlüsselung, Geräteverwaltung und VPN-Zugänge für mobile Mitarbeiter ein, bereiten auf Wunsch Reisegeräte vor und setzen sie nach der Rückkehr neu auf. Mehr dazu unter IT-Sicherheit und Zugangssicherheit. Für ein Gespräch zu Ihren Reiseregeln nutzen Sie unsere Kontaktseite.
Häufige Fragen
Reicht ein VPN, um im Hotel-WLAN sicher zu arbeiten?
Ein VPN schützt die Verbindung zwischen Gerät und Unternehmen vor Mitlesen im fremden Netz. Es schützt nicht vor einem manipulierten Gerät, einem gestohlenen Notebook oder einer gefälschten Anmeldeseite. Es ist ein wichtiger Baustein, aber nicht der einzige.
Ist ein Hotel-WLAN mit Passwort sicher?
Nicht automatisch. Das Passwort beschränkt nur, wer ins Netz darf; wer es hat, teilt sich das Netz mit allen anderen Gästen. Wirklich sicher wird die Verbindung erst durch VPN oder den eigenen Mobilfunk-Hotspot. Gegen gefälschte Netze mit ähnlichem Namen hilft, den exakten Netznamen beim Hotel zu erfragen und bei Zweifeln den Hotspot zu nutzen.
Lohnen sich eigene Reisegeräte für ein kleines Unternehmen?
Für gelegentliche Reisen in EU-Länder meist nicht. Bei regelmäßigen Reisen in Länder mit erhöhtem Risiko oder bei besonders schützenswertem Know-how kann ein kleiner Pool von Reisegeräten sinnvoll sein. Oft genügen dafür ältere, aber noch unterstützte Geräte.
Was tun, wenn ich mein Notebook bei der Einreise abgeben musste?
Melden Sie das Ihrem Unternehmen. Nutzen Sie das Gerät für vertrauliche Arbeit nur noch eingeschränkt und lassen Sie es nach der Rückkehr prüfen oder neu einrichten. Ändern Sie Passwörter, die auf dem Gerät gespeichert oder dort verwendet wurden.
Verwandte Themen: Wer hier weiterdenkt, liest bei USB-Stick sperren, Homeoffice und OT-Sicherheit weiter.
