Seit dem 2. Februar 2025 gilt Artikel 4 der KI-Verordnung (AI Act), und seitdem fragen sich viele Geschäftsführer: Ist eine KI-Schulung Pflicht, und für wen? Die Antwort lautet ja: Unternehmen, die KI-Systeme anbieten oder einsetzen, müssen sich um die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter kümmern. Im Sommer 2026 wurde die Vorschrift durch den sogenannten Digital Omnibus geändert, und seitdem kursieren unterschiedliche Aussagen, ob die Pflicht noch gilt. Dieser Beitrag ordnet den aktuellen Stand ein und zeigt, wie Sie Schulungen nach Rollen aufbauen und so dokumentieren, dass Sie sie später belegen können.
Ist eine KI-Schulung Pflicht? Der Stand im Oktober 2026
Die ursprüngliche Fassung von Artikel 4 verlangte, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, um „nach besten Kräften sicherzustellen", dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. „Betreiber" ist dabei jedes Unternehmen, das ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich nutzt. Wer seinen Mitarbeitern also ChatGPT, Microsoft 365 Copilot oder eine KI-Funktion in der Branchensoftware bereitstellt, fällt darunter. Die KI-Kompetenzpflicht trifft damit nicht nur Softwarehersteller, sondern praktisch jedes Unternehmen, das KI im Arbeitsalltag nutzt, unabhängig von Größe und Branche.
Mit der Verordnung (EU) 2026/1744, dem Digital Omnibus zur KI, wurde Artikel 4 neu gefasst. Der Rat hat ihn am 29. Juni 2026 endgültig gebilligt, in Kraft getreten ist er am 27. Juli 2026. Nach dem Text der Einigung gilt nun:
- Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen weiterhin Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Dabei sind Vorkenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und der Einsatzkontext zu berücksichtigen.
- Ausdrücklich muss kein bestimmtes Kompetenzniveau garantiert werden. Aus einer Ergebnispflicht wird damit eine Pflicht, sich nachvollziehbar zu bemühen.
- Kommission und Mitgliedstaaten sollen Unternehmen, insbesondere kleine und mittlere, dabei unterstützen. Die Kommission soll praktische Beispiele veröffentlichen.
Die Pflicht ist also abgeschwächt, aber nicht entfallen. Im Gesetzgebungsverfahren war zeitweise diskutiert worden, die direkte Pflicht der Unternehmen ganz zu streichen. Der verabschiedete Text hat sie beibehalten. Einige Darstellungen im Netz geben noch den älteren Diskussionsstand wieder.
Zu den weiteren Terminverschiebungen durch den Omnibus, etwa bei Hochrisiko-Systemen, lesen Sie unseren Beitrag AI-Act-Fristen verschoben. Einen Überblick über die gesamte Verordnung gibt unsere Seite zum EU AI Act.
Drohen Bußgelder?
Das deutsche Durchführungsgesetz, das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG), ist am 29. Juli 2026 in Kraft getreten und benennt die Bundesnetzagentur als allgemein zuständige Marktüberwachungsbehörde. Einen eigenen Bußgeldtatbestand für Verstöße gegen Artikel 4 enthält es nicht. Ob und wie Verstöße auf anderem Weg geahndet werden können, ist in der Fachdiskussion nicht abschließend geklärt.
Für die Praxis wichtiger ist ein anderer Punkt: Wenn durch den Einsatz von KI ein Schaden entsteht, etwa weil ein Mitarbeiter vertrauliche Kundendaten in ein öffentliches KI-Werkzeug kopiert oder ein falsches KI-Ergebnis ungeprüft an einen Kunden geht, wird gefragt werden, was das Unternehmen zur Befähigung seiner Mitarbeiter getan hat. Eine nachvollziehbare Schulung ist dann Ihr Beleg für angemessene Organisation.
Was „KI-Kompetenz" praktisch bedeutet
Die KI-Verordnung definiert KI-Kompetenz als die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die nötig sind, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen, Risiken und möglichen Schäden bewusst zu sein. Übersetzt in den Büroalltag heißt das, Mitarbeiter sollten:
- wissen, welche KI-Werkzeuge im Unternehmen erlaubt sind und wofür,
- verstehen, dass Sprachmodelle plausibel klingende, aber falsche Antworten erzeugen können, und Ergebnisse deshalb prüfen,
- wissen, welche Daten nicht in welche Werkzeuge gehören, etwa personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse oder Mandantendaten,
- erkennen, wann eine Entscheidung nicht von einer KI getroffen werden darf,
- wissen, wen sie bei Unsicherheit oder einem Vorfall ansprechen.
Die EU-Kommission hat in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz deutlich gemacht, dass es kein festes Pflichtprogramm und keine Zertifizierungspflicht gibt. Zugleich reicht es nach ihrer Auffassung in der Regel nicht, Mitarbeiter nur auf die Bedienungsanleitung eines Werkzeugs zu verweisen.
KI-Kompetenz-Schulung nach Rollen aufbauen
Nicht jeder braucht dasselbe. Ein sinnvoller Aufbau unterscheidet nach Rolle und Risiko.
Alle Mitarbeiter, die KI nutzen
Eine kompakte Grundschulung von etwa ein bis zwei Stunden: Was ist generative KI, wo liegen typische Fehler, welche Werkzeuge sind freigegeben, welche Daten sind tabu, wie prüft man Ergebnisse. Grundlage ist Ihre interne KI-Richtlinie. Falls Sie noch keine haben, hilft unser Beitrag zur KI-Richtlinie im Unternehmen.
Fachbereiche mit besonderem Einsatz
Personalabteilung, Vertrieb, Buchhaltung oder Kundenservice nutzen KI oft für Aufgaben mit erhöhtem Risiko. Hier gehören praktische Übungen mit den tatsächlich eingesetzten Werkzeugen dazu, dazu bereichsspezifische Grenzen. Ein Beispiel: Bewerbungen mit KI vorsortieren lassen ist ein sensibles Feld, das ab Ende 2027 unter die Regeln für Hochrisiko-Systeme fallen kann.
Führungskräfte und Geschäftsführung
Führungskräfte entscheiden über Einsatz, Budget und Verantwortlichkeiten. Sie brauchen weniger Bedienwissen, dafür ein Verständnis von Risiken, Pflichten aus der KI-Verordnung und Datenschutz sowie davon, welche Fragen sie an Anbieter stellen sollten.
IT und Verantwortliche für KI-Systeme
Wer KI-Systeme einrichtet, anbindet oder betreut, braucht technisches Wissen: Berechtigungen, Protokollierung, Datenflüsse, Angriffe wie Prompt-Injection und die Grenzen der eingesetzten Modelle.
Auch externe Personen, die in Ihrem Auftrag mit Ihren KI-Systemen arbeiten, etwa Dienstleister oder Leiharbeitnehmer, sollten Sie einbeziehen, entweder durch eigene Schulung oder vertragliche Vereinbarung. Viele Unternehmen benennen zusätzlich eine Ansprechperson für KI-Fragen, die Freigaben koordiniert und Rückfragen aus den Fachbereichen bündelt. Die Verordnung verlangt eine solche Rolle nicht, sie erleichtert die Umsetzung aber spürbar.
Nachweis der KI-Kompetenz: sinnvoll dokumentieren
Dokumentation soll belegen, dass Sie sich strukturiert gekümmert haben, ohne zur Bürokratie zu werden. Bewährt hat sich:
- Bestandsliste der KI-Systeme: Welche Werkzeuge sind im Einsatz, wofür, wer nutzt sie?
- Schulungskonzept: eine kurze Beschreibung, welche Rolle welche Inhalte erhält und warum.
- Nachweise: Teilnehmerlisten oder Abschlussbestätigungen mit Datum, Thema und Dauer, dazu die Schulungsunterlagen in der jeweiligen Fassung.
- Aktualisierung: Wann wurde zuletzt geschult, was hat sich seitdem geändert? Neue Werkzeuge oder neue Einsatzzwecke sind ein Anlass für eine Auffrischung.
- Verknüpfung mit dem Onboarding: Neue Mitarbeiter erhalten die Grundschulung, bevor sie KI-Werkzeuge nutzen.
Checkliste: erste Schritte
- Erfassen, welche KI-Werkzeuge in Ihrem Unternehmen tatsächlich genutzt werden, auch die nicht offiziell freigegebenen.
- Eine KI-Richtlinie mit erlaubten Werkzeugen und Datenregeln erstellen oder aktualisieren.
- Rollen festlegen: alle Nutzer, Fachbereiche mit erhöhtem Risiko, Führungskräfte, IT.
- Für jede Rolle Inhalte und Umfang der Schulung bestimmen.
- Grundschulung für alle Nutzer durchführen und in das Onboarding aufnehmen.
- Teilnahme, Inhalte und Datum nachvollziehbar dokumentieren.
- Einen Rhythmus für Auffrischungen festlegen, etwa jährlich und bei neuen Werkzeugen.
- Bei Einsatzzwecken mit Personenbezug Datenschutzbeauftragten und gegebenenfalls Anwalt einbeziehen.
Wie DAVINCI unterstützt
Wir bieten KI-Schulungen für Mitarbeiter, Fachbereiche und Führungskräfte an, abgestimmt auf die Werkzeuge, die Sie tatsächlich einsetzen, und unterstützen beim Aufbau einer KI-Richtlinie. Für ein erstes Gespräch nutzen Sie die Kontaktseite.
Häufige Fragen
Für wen ist eine KI-Schulung Pflicht?
Für Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, also auch für Unternehmen, die KI-Werkzeuge lediglich nutzen, etwa ChatGPT, Copilot oder KI-Funktionen in der Branchensoftware. Auf Unternehmensgröße oder Branche kommt es nicht an. Gemeint ist das Personal, das mit diesen Systemen arbeitet; externe Personen, die in Ihrem Auftrag damit umgehen, sollten Sie ebenfalls einbeziehen. Eine erste Einordnung Ihrer Betroffenheit bietet unser AI-Act-Check.
Gilt die Pflicht nach dem Digital Omnibus überhaupt noch?
Ja. Die Pflicht wurde umformuliert: Unternehmen müssen Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen, ein bestimmtes Niveau müssen sie nicht garantieren. Die Pflicht selbst bleibt bestehen, für Anbieter und Betreiber unabhängig von der Unternehmensgröße.
Brauchen unsere Mitarbeiter ein Zertifikat?
Nein. Weder die KI-Verordnung noch die Kommission verlangen ein bestimmtes Zertifikat. Entscheidend ist, dass die Schulung zu Ihren Werkzeugen und Einsatzzwecken passt und dass Sie sie nachweisen können.
Reicht eine einmalige Online-Schulung?
Für den Einstieg kann das genügen, auf Dauer selten. KI-Werkzeuge und Einsatzzwecke ändern sich schnell. Planen Sie Auffrischungen ein, besonders wenn neue Werkzeuge eingeführt werden oder Fachbereiche KI für neue Aufgaben einsetzen.
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Im Text erwähnt
Quellen
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) · EUR-Lexamtlich
- Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus zur KI) · EUR-Lexamtlich
- Dokument 9247/26 (Text der Einigung zum Digital Omnibus zur KI) · Rat der EUamtlich
- Pressemitteilung vom 29.06.2026: Council gives final green light to simplify and streamline rules · Rat der EUamtlich
- KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG) · Gesetze im Internetamtlich
- European Commission publishes Q&A on AI literacy · Hunton
