Warum eine Datensicherung kein Archiv im Sinne der GoBD ist

Der Prüfer bittet um die Eingangsrechnungen des Jahres 2019 samt der zugehörigen Buchungen und um eine Beschreibung, wie diese Belege in das System gelangt sind. Die IT antwortet, es gebe eine vollständige Datensicherung. Das ist gut gemeint und beantwortet die Frage nicht. Sicherung und Archiv sind zwei verschiedene Dinge, und nur eines von beiden ist dafür gebaut, nach Jahren einen einzelnen Beleg in nachweisbar unveränderter Form vorzulegen.

Zwei Zwecke, zwei Systeme

Eine Datensicherung stellt einen Zustand wieder her. Sie ist auf den Weg zurück in den Betrieb ausgelegt: möglichst vollständig, möglichst schnell, mit begrenzter Aufbewahrungstiefe und ohne Anspruch darauf, einzelne Dokumente gezielt auffindbar zu machen. Ein Archiv bewahrt Einzelstücke auf. Es ist auf Auffindbarkeit, Lesbarkeit und Nachweisbarkeit über viele Jahre ausgelegt und muss belegen können, dass sich am Inhalt nichts geändert hat.

Daraus folgt eine einfache Prüffrage: Können Sie einen einzelnen Beleg aus dem Jahr 2019 innerhalb weniger Minuten anzeigen, ohne ein ganzes System zurückzuspielen? Lautet die Antwort nein, ersetzt die Sicherung das Archiv nicht.

Drei Behelfslösungen begegnen dabei besonders häufig. Die erste ist das E-Mail-Postfach als Belegablage: Rechnungen bleiben dort liegen, weil sie dort angekommen sind – veränderbar, löschbar und an ein Benutzerkonto gebunden, das mit dem Ausscheiden der Person verschwindet. Die zweite ist der Dateiserver mit Jahresordnern, dessen Inhalte jede berechtigte Person überschreiben kann. Die dritte ist der Ausdruck als Sicherheitsnetz. Alle drei erfüllen die Aufbewahrung dem Gefühl nach und keine von ihnen dem Nachweis nach.

Unveränderbarkeit ist eine Rechtspflicht, keine Produkteigenschaft

Was umgangssprachlich „GoBD-konform“ heißt, geht auf ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums zurück, in dem die Finanzverwaltung ihre Auslegung zur Führung und Aufbewahrung elektronischer Bücher und Unterlagen zusammengefasst hat. Die Pflichten selbst stehen jedoch im Gesetz, und dort ist die Formulierung knapper und eindeutiger als in jeder Produktbeschreibung.

Die zentrale Vorschrift steht in § 146 Absatz 4 der Abgabenordnung: Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Ebenso darf nicht unklar bleiben, ob eine Angabe ursprünglich so lautete oder später geändert wurde. Für elektronische Systeme heißt das: Änderungen müssen möglich bleiben, aber jede Änderung muss als solche erkennbar und der frühere Stand rekonstruierbar sein.

Technisch führt das zu drei Bausteinen, die zusammenwirken müssen. Erstens ein Speicher, der einmal abgelegte Inhalte für die Dauer der Frist gegen Veränderung und vorzeitige Löschung sperrt. Zweitens eine Protokollierung, die festhält, wer wann was abgelegt, geändert oder ausgelesen hat. Drittens eine Rechtevergabe, in der niemand gleichzeitig Belege einstellen und Sperrfristen ändern kann. Fehlt der dritte Baustein, ist der erste nur eine Einstellung.

Die Fristen, Stand 2026

Maßgeblich sind § 147 der Abgabenordnung und § 257 des Handelsgesetzbuchs. Zehn Jahre gelten für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse samt den zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen. Sechs Jahre gelten für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und für sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Für Buchungsbelege, den mit Abstand größten Bestand, gelten acht Jahre.

Diese acht Jahre sind das Ergebnis des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes, das die vormals zehnjährige Frist für Buchungsbelege verkürzt hat. Eine wichtige Ausnahme steht in § 257 Absatz 4 HGB: Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren. Wer zu diesen Branchen gehört oder für sie arbeitet, darf die Verkürzung nicht in die Löschregeln des Archivs übernehmen.

Zwei weitere Punkte werden in der Praxis übersehen. Die Frist beginnt nicht mit dem Belegdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Und sie endet steuerlich nicht, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Ein Archiv, das stur nach Ablaufdatum löscht, kann deshalb während einer Betriebsprüfung genau die Unterlagen entfernen, die gebraucht werden. Die Löschautomatik braucht also einen Schalter, mit dem sich Bestände anhalten lassen.

Format, Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit

Unterlagen dürfen digital aufbewahrt werden. § 147 Absatz 2 der Abgabenordnung knüpft das an drei Bedingungen: Die Wiedergabe muss mit dem Original bildlich oder inhaltlich übereinstimmen, die Unterlagen müssen während der gesamten Frist jederzeit verfügbar sein, und sie müssen unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Die nötigen Hilfsmittel dafür stellt das Unternehmen auf eigene Kosten bereit. § 257 HGB verlangt entsprechend, dass die Unterlagen während der Frist verfügbar und innerhalb angemessener Frist lesbar zu machen sind.

Die dritte Bedingung ist die anspruchsvollste. Wer eine strukturierte Datei in ein Bildformat oder einen Ausdruck überführt, erhält die bildliche Übereinstimmung und verliert die maschinelle Auswertbarkeit. Für die Archivierung folgt daraus: Was strukturiert entstanden ist, wird strukturiert aufbewahrt, ergänzt um eine menschenlesbare Darstellung. Ebenso gehört die Frage in die Planung, ob das Format in acht Jahren noch geöffnet werden kann – und ob die Datenbank, die die Belege verknüpft, dann noch betrieben wird.

Die Verfahrensdokumentation

Die Aufbewahrungspflicht erstreckt sich ausdrücklich auch auf die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen. Das ist der rechtliche Anker der Verfahrensdokumentation: Ein Archiv ohne Beschreibung seiner Funktionsweise ist für einen Dritten nicht nachvollziehbar und damit als Nachweis nur begrenzt brauchbar. Die Dokumentation muss nicht umfangreich sein, aber sie muss den Weg eines Belegs vollständig abbilden.

Jede Änderung an Ablauf oder Software gehört mit Datum in die Dokumentation, und die alten Fassungen bleiben aufbewahrt. Ein Prüfer betrachtet einen Zeitraum, der Jahre zurückliegt; er braucht die Beschreibung, die damals gegolten hat, nicht die von heute.

Wo das Archiv stehen darf

Bei einem Archiv in der Cloud stellt sich eine Frage, die mit Datenschutz nichts zu tun hat. Nach § 146 Absatz 2a der Abgabenordnung dürfen elektronische Bücher und Aufzeichnungen in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union geführt und aufbewahrt werden, sofern der Datenzugriff der Finanzbehörde in vollem Umfang möglich bleibt. Eine Verlagerung in einen Drittstaat setzt nach Absatz 2b eine Bewilligung der Finanzbehörde voraus, für die unter anderem der Standort mitzuteilen und der vollständige Datenzugriff zu sichern ist. Wer ohne Bewilligung verlagert oder der Rückverlagerung nicht nachkommt, riskiert nach Absatz 2c ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro.

Unsere Einordnung: Revisionssichere Archivierung ist weniger eine Produktfrage als eine Frage nachvollziehbarer Abläufe. Die Technik liefert Sperrfristen, Protokolle und Suchfunktionen; belastbar wird das Ergebnis erst durch getrennte Rechte, eine gepflegte Verfahrensdokumentation und eine Löschregel, die die Fristen jeder Belegart kennt und sich anhalten lässt. Die konkrete Ausgestaltung – insbesondere die Fristen im Einzelfall und branchenspezifische Sonderregeln – gehört mit der Steuerberatung abgestimmt.

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