Kontoauszüge aufbewahren: acht Jahre, im richtigen Format – und warum der Download aus dem Bankportal nicht reicht

Kontoauszüge haben im Unternehmen eine Doppelrolle. Sie sind Mitteilungen der Bank über den Stand des Kontos – und sie sind in der Buchhaltung der Beleg dafür, dass eine Zahlung tatsächlich geflossen ist. In dieser zweiten Rolle sind sie Buchungsbelege im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 4 der Abgabenordnung. Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.

Die Frist im Einzelnen

Die acht Jahre beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Auszug entstanden ist. Ein Auszug vom Februar 2018 ist also bis zum 31. Dezember 2026 aufzubewahren und darf ab dem 1. Januar 2027 vernichtet werden. Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre gilt nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO auch für ältere Auszüge, deren Frist nach altem Recht am 31. Dezember 2024 noch lief. Auszüge aus 2017 durften deshalb ab Anfang 2026 weg, obwohl sie nach der alten Regel noch bis Ende 2027 hätten bleiben müssen.

Zwei Ausnahmen sind wichtig. Für Institute nach dem Kreditwesengesetz, Unternehmen unter Versicherungsaufsicht und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO). Und für alle gilt: Die Frist läuft nach § 147 Abs. 3 AO nicht ab, solange die Auszüge für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist – etwa während einer Betriebsprüfung.

Elektronisch empfangen heißt elektronisch aufbewahren

Die meisten Unternehmen bekommen ihre Kontoauszüge heute als Datei aus dem Online-Banking oder direkt über eine Schnittstelle in die Buchhaltungssoftware. Für solche Unterlagen gilt nach den GoBD ein Grundsatz, der in der Praxis oft unterschätzt wird. Randnummer 119 sagt: Sind elektronische Dokumente im Unternehmen eingegangen, „sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden“. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Und die Datei muss während der gesamten Frist unverändert, vollständig und lesbar bleiben.

Daraus folgen drei praktische Fragen. Wird jeder Auszug tatsächlich heruntergeladen und abgelegt, oder liegt er nur im Postfach des Bankportals? Wo liegt die Datei, und ist sie gegen versehentliches Löschen oder Überschreiben geschützt? Und ist sie in acht Jahren noch zu öffnen – auch wenn die Bank ihr Portal umgestellt hat oder das Konto längst gekündigt ist?

Warum das Bankportal kein Archiv ist

Viele Häuser verlassen sich darauf, dass die Auszüge ja bei der Bank liegen. Das ist aus zwei Gründen riskant. Die Aufbewahrungspflicht trifft das Unternehmen, nicht die Bank. Und wie lange ein Portal Dokumente bereithält, regeln die Bedingungen der Bank, nicht die Abgabenordnung. Wer erst bei einer Betriebsprüfung feststellt, dass alte Auszüge im Portal nicht mehr abrufbar sind, muss sie gegen Gebühr nachfordern – wenn das überhaupt noch geht.

Sicherer ist ein fester Ablauf: Auszüge werden regelmäßig, etwa monatlich, heruntergeladen und in einem Archiv abgelegt, das unabhängig von Bank und Buchhaltungssoftware ist. Wo die Buchhaltungssoftware die Auszüge über eine Schnittstelle abruft, lohnt die Frage an den Anbieter, ob die Originaldateien dort revisionssicher und für die volle Frist gespeichert werden.

Wenn das Konto gekündigt wird

Ein Fall, der leicht übersehen wird: Ein Geschäftskonto wird aufgelöst, etwa beim Wechsel der Hausbank oder nach einer Umstrukturierung. Mit der Kündigung endet in aller Regel auch der Zugang zum Online-Banking dieses Kontos – die Aufbewahrungspflicht für die Auszüge der letzten acht Jahre endet damit nicht. Vor jeder Kontokündigung gehört deshalb ein Schritt auf die Liste: alle noch vorhandenen elektronischen Auszüge herunterladen, auf Vollständigkeit prüfen und im eigenen Archiv ablegen.

Dasselbe gilt beim Wechsel der Buchhaltungssoftware. Wenn die alte Software die Auszüge über eine Schnittstelle abgerufen und gespeichert hat, müssen diese Dateien vor der Abschaltung in das neue System oder ein unabhängiges Archiv übernommen werden – mit den Originaldateien, nicht nur mit den daraus erzeugten Buchungen. Und für die Zeit der Aufbewahrungsfrist muss der Datenzugriff der Finanzverwaltung auf diese Unterlagen weiter möglich sein.

Was ein Archiv dafür leisten muss

Für Papierauszüge gilt übrigens dasselbe wie für andere Papierbelege: Sie dürfen nach § 147 Abs. 2 AO digitalisiert werden, wenn das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und dokumentiert ist. Die Verfahrensdokumentation beschreibt dann, wer wann scannt, wie die Vollständigkeit geprüft wird und wo die Dateien liegen.

Und wer prüft, ob das alles funktioniert? Am einfachsten ein Stichprobentest einmal im Jahr: einen beliebigen Auszug aus einem älteren Jahrgang heraussuchen, öffnen, mit der Buchung abgleichen. Wenn das in wenigen Minuten gelingt, hält das Archiv. Wenn nicht, ist es besser, das jetzt zu merken als bei der nächsten Prüfung.

Der Aufbewahrungsfristen-Rechner zeigt für jeden Jahrgang, ab wann Kontoauszüge und andere Belege vernichtet werden dürfen. Wie ein Archiv aussieht, das bis zum Fristende hält und danach geordnet löscht, beschreibt die Seite zum S3-Archiv mit Object Lock.

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