Acht Jahre XML: Was die E-Rechnung am Archiv ändert, das seit Jahren läuft

An den Fristen ändert die E-Rechnung nichts. § 14b UStG verlangt, jede ausgestellte und jede empfangene Rechnung acht Jahre aufzubewahren, und § 147 Abs. 3 AO setzt für Buchungsbelege dieselbe Frist. Was sich ändert, ist der Gegenstand der Aufbewahrung. Bisher war eine Rechnung ein Dokument, das man ansehen konnte. Seit 2025 ist die E-Rechnung eine Datei, deren maschinenlesbarer Teil die eigentliche Rechnung ist.

Das Bundesfinanzministerium hat dazu einen Satz geschrieben, der für Archive folgenreich ist: Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Unversehrt, ursprünglich – zwei Wörter, an denen viele bestehende Archive scheitern, ohne dass es jemand bemerkt.

Erste Frage: Speichert das Archiv die Datei oder die Ansicht?

Viele Dokumentenmanagementsysteme sind darauf gebaut, Dokumente anzuzeigen. Kommt eine XML-Datei an, erzeugen sie eine lesbare Ansicht, legen diese als PDF ab und verwerfen das Original oder legen es an einem Ort ab, an dem es niemand vermutet. Bei ZUGFeRD-Dateien kommt hinzu, dass manche Systeme beim Import das PDF neu schreiben, etwa um es zu komprimieren oder mit einem Eingangsstempel zu versehen – und dabei den eingebetteten XML-Teil entfernen.

Die Prüfung ist einfach: eine E-Rechnung importieren, aus dem Archiv wieder exportieren und die Prüfsumme beider Dateien vergleichen. Sind sie gleich, hält das Archiv das Original. Sind sie verschieden, hält es eine Kopie, und die Frage ist, ob das Original irgendwo anders liegt.

Zweite Frage: Kann jemand die Datei ändern, ohne dass es auffällt?

§ 146 Abs. 4 AO verlangt, dass eine Buchung oder Aufzeichnung nicht so verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Die GoBD übersetzen das in eine Anforderung an das System und stellen in Rz. 110 fest, dass die Ablage in einem Dateisystem diese Anforderung regelmäßig nicht erfüllt. Wer Schreibrechte auf einen Netzwerkordner hat, kann eine Datei ersetzen, ohne dass es auffällt.

Für die E-Rechnung gilt das doppelt, weil die Unversehrtheit ausdrücklich verlangt ist. Ein Archiv für E-Rechnungen braucht deshalb Versionierung und ein Löschprotokoll – oder, bei Objektspeicher, eine Sperre, die eine Datei bis zum Ende der Frist gegen Änderung und Löschung schützt. Diese Technik heißt Object Lock und ist im Rechenzentrumsbetrieb seit Jahren Standard für unveränderbare Sicherungen.

Dritte Frage: Ist die Datei in acht Jahren noch lesbar?

Ein PDF lässt sich in acht Jahren mit hoher Wahrscheinlichkeit öffnen. Eine XRechnung braucht eine Anzeige, die ihr Format versteht – und das Format wird fortgeschrieben. Die Lösung ist nicht, alte Dateien auf neue Versionen zu konvertieren; das würde das Original verändern. Die Lösung ist eine Anzeige, die auch ältere Versionen darstellen kann, und ein jährlicher Test, bei dem eine alte Rechnung aus dem Archiv geöffnet wird. Zusätzlich darf eine Ansicht als PDF neben dem Original liegen. Sie ersetzt es nur nicht.

Vierte Frage: Kann der Prüfer zugreifen?

§ 147 Abs. 6 AO gibt der Finanzbehörde bei einer Außenprüfung drei Rechte: Einsicht in die gespeicherten Daten, Auswertung nach ihren Vorgaben und Überlassung der Daten. Liegen die Daten bei einem Dienstleister, hat dieser Einsicht zu gewähren oder die Daten zu übertragen. Für ein Archiv heißt das: ein Lesekonto, das nur die aufbewahrungspflichtigen Daten zeigt, und ein Export, der Dateien und Metadaten vollständig herausgibt. Beides sollte einmal geprobt sein, bevor ein Prüfer danach fragt.

Was das Mailarchiv damit zu tun hat

Häufig hören wir: Die E-Rechnungen sind doch im Mailarchiv. Das stimmt meist – sie liegen dort als Anhang der Nachricht, mit der sie kamen. Ein Mailarchiv ist aber für E-Mails gebaut, nicht für Belege. Es kennt keine Zuordnung zur Buchung, setzt Löschfristen nach anderen Regeln und gibt die Datei im Prüfungsfall nicht so heraus, wie ein Prüfer sie erwartet. Es ist ein guter zweiter Ort und ein schlechter erster.

Und die Sicherung des Archivs?

Ein Archiv, das Dateien unverändert hält, schützt vor Änderung, nicht vor Verlust. Fällt der Speicher aus oder wird er bei einem Angriff verschlüsselt, ist auch das beste Archiv leer. Die GoBD verlangen deshalb ausdrücklich eine Absicherung gegen Verlust, und für E-Rechnungen gilt dasselbe wie für jede andere Unterlage: eine Sicherung außer Haus, verschlüsselt, mit einer Sperrfrist, die ein Angreifer nicht aufheben kann, und eine Rücksicherung, die regelmäßig geprobt und protokolliert wird. Das Protokoll ist zugleich der Beleg, den ein Prüfer sehen will, wenn er nach der Verfügbarkeit fragt.

Für Häuser, die ihr Archiv nicht selbst betreiben wollen, ist das der natürliche Ort für ein Rechenzentrum: Objektspeicher mit Object Lock für die Unveränderbarkeit, Sicherung in ein zweites Rechenzentrum, vertraglich zugesagter Datenzugriff. Entscheidend ist, dass die Zusage zum Datenzugriff im Vertrag steht, denn § 147 Abs. 6 AO verpflichtet den Dritten, bei dem die Daten liegen.

Keiner dieser Punkte ist neu für ein Haus, das nach den GoBD arbeitet. Neu ist, dass die E-Rechnung sie sichtbar macht. Die Seite zur Archivierung von E-Rechnungen beschreibt die Anforderungen mit Fundstelle und Beleg; die Bewertung, ob das Verfahren eines Hauses insgesamt den GoBD genügt, bleibt beim Steuerberater.

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