Sechs Personen sitzen im Besprechungsraum, vier sind von zu Hause zugeschaltet, und nach zehn Minuten fragt jemand aus dem Homeoffice zum dritten Mal: „Wer spricht gerade?“ Genau an dieser Stelle entscheidet sich, ob hybride Meetings funktionieren und ob die Konferenzraum-Ausstattung ihr Geld wert war. Dieser Beitrag richtet sich an Geschäftsführer, Büroleitungen und IT-Verantwortliche, die einen oder mehrere Räume so ausstatten wollen, dass die Teilnehmer vor Ort und die zugeschalteten Kollegen gleichberechtigt mitarbeiten können.
Konferenzraum-Ausstattung: zuerst der Raum, dann die Technik
Die meisten Probleme in hybriden Meetings sind Tonprobleme. Wer remote teilnimmt, verzeiht ein unscharfes Bild, aber keinen hallenden oder abgehackten Ton.
Raumakustik ist der wichtigste Punkt
Glaswände, Betondecken, Fliesen oder Parkett und ein leerer Tisch ergeben einen Raum mit langem Nachhall. Für Menschen im Raum noch erträglich, für das Mikrofon nicht: Es nimmt den Nachhall mit auf, die Sprache wird verwaschen, und die Echounterdrückung der Konferenzsoftware arbeitet an der Grenze. Fachleute für Raumakustik formulieren es knapp: Mängel der Raumakustik lassen sich nicht durch Technik heilen.
Als Planungsgrundlage für die Hörsamkeit in Räumen dient in Deutschland die DIN 18041 (aktuelle Ausgabe 2016). Sie ordnet Räume nach Nutzung ein, darunter Räume für Unterricht und Kommunikation. Für einen normalen Besprechungsraum brauchen Sie meist kein Gutachten, aber einige Grundregeln:
- Absorptionsflächen schaffen: Akustikdeckensegel, Wandabsorber oder Akustikbilder an den großen, parallelen Flächen. Gegenüberliegende harte Wände erzeugen Flatterechos.
- Glasflächen entschärfen: Vorhänge oder absorbierende Elemente vor großen Fenstern und Glaswänden.
- Störgeräusche reduzieren: Lüftung, Beamerlüfter, Flurgeräusche und Straßenlärm landen direkt im Mikrofon.
- Tisch und Boden berücksichtigen: Teppich oder Teppichfliesen und Stühle mit Polsterung helfen spürbar.
Ein einfacher Test vor dem Technikkauf: einmal kräftig in die Hände klatschen. Hallt es deutlich nach, wird jedes Mikrofon Probleme haben.
Konferenzraumtechnik nach Raumgröße
Für die Besprechungsraum-Ausstattung hat sich eine grobe Einteilung bewährt:
- Kleiner Raum („Huddle Room“, 2–5 Personen): eine Videobar mit eingebauter Kamera, Mikrofonen und Lautsprecher, ein Bildschirm.
- Mittlerer Raum (6–12 Personen): Videobar oder separate Kamera, zusätzliche Tischmikrofone für die hinteren Plätze, ein großer oder zwei Bildschirme.
- Großer Raum oder Schulungsraum (ab etwa 12 Personen): Deckenmikrofone oder mehrere Tischmikrofone, eventuell zweite Kamera, Lautsprecher im Raum verteilt, Planung durch einen Medientechniker.
Die Tischform ist wichtiger, als viele denken. Ein langer, schmaler Tisch rückt die hinteren Plätze weit von Kamera und Mikrofon weg. Ein trapezförmiger oder V-förmiger Tisch, der sich zum Bildschirm hin öffnet, sorgt dafür, dass alle Gesichter in der Kamera erscheinen.
Kamera: Sichtfeld und Sprecherverfolgung
Entscheidend ist das Sichtfeld (Field of View). Ein zu enges Sichtfeld schneidet in kleinen Räumen die äußeren Plätze ab, ein extrem weites verzerrt und lässt Personen am Tischende winzig erscheinen.
Moderne Kameras bieten automatische Bildausschnitte: Gruppe, aktueller Sprecher oder jede Person in einer eigenen Kachel. Das hilft Remote-Teilnehmern, Mimik zu erkennen. Prüfen Sie im Test, wie ruhig die Sprecherverfolgung arbeitet; eine Kamera, die bei jedem Räuspern den Ausschnitt wechselt, wirkt unruhig. Gute Systeme lassen sich darin einstellen oder auf einen festen Gruppenausschnitt umschalten.
Die Kamera gehört auf Augenhöhe direkt über oder unter den Bildschirm, damit die Personen im Raum beim Blick auf die zugeschalteten Kollegen auch in die Kamera schauen. Gegenlicht durch ein Fenster hinter den Sitzplätzen macht Gesichter dunkel.
Mikrofone und Lautsprecher
In kleinen Räumen reichen die Mikrofone der Videobar. Ab etwa drei bis vier Metern Abstand zum Sprecher wird es schwieriger, dann helfen zusätzliche Tisch- oder Deckenmikrofone. Achten Sie darauf, dass alle Mikrofone zu einem System gehören und gemeinsam verarbeitet werden. Mehrere unabhängige Mikrofone oder Laptops, die im selben Raum mit offenem Mikrofon im Meeting sind, erzeugen Rückkopplungen und Echos.
Der Lautsprecher sollte die Stimmen der Remote-Teilnehmer aus Richtung Bildschirm wiedergeben. Das wirkt natürlich und unterstützt die Echounterdrückung.
Bildschirme
Ein Bildschirm zeigt im Wechsel Personen und geteilte Inhalte, zwei Bildschirme trennen beides, was in mittleren und großen Räumen deutlich angenehmer ist. Faustregel: Die Diagonale muss so groß sein, dass auch vom letzten Platz Schrift in einer geteilten Tabelle lesbar ist. Montieren Sie Bildschirme nicht zu hoch, sonst sitzen alle mit überstrecktem Nacken.
Teams Rooms oder „Bring your own device“?
Hier fällt die wichtigste Grundsatzentscheidung.
Fest installiertes Raumsystem (z. B. Microsoft Teams Rooms): Der Raum hat einen eigenen Rechner oder ein Android-Gerät mit Touch-Konsole am Tisch. Das System ist mit einem Raumkonto angemeldet, steht im Kalender als buchbare Ressource und startet Besprechungen mit einem Tipp auf „Teilnehmen“. Laut Microsoft gibt es dafür aktuell zwei Lizenzen: „Teams Rooms Basic“ ist kostenfrei, aber auf 25 Lizenzen begrenzt und bietet die Grundfunktionen. „Teams Rooms Pro“ enthält erweiterte Raumfunktionen und Verwaltung, unter anderem Fernkonfiguration und Gerätezustandsüberwachung. Für jeden Raum muss ein von Microsoft zertifiziertes System verwendet werden.
Bring your own device (BYOD): Im Raum stehen Kamera, Mikrofon und Bildschirm, angeschlossen über ein USB-C-Kabel oder ein Dock. Wer das Meeting leitet, schließt seinen Laptop an und startet die Besprechung selbst. Das funktioniert mit jeder Konferenzsoftware, also auch mit Zoom, Webex oder dem Videotool eines Kunden.
Die Abwägung im Alltag:
- Raumsysteme sind komfortabler, starten pünktlicher und sind für wechselnde Nutzer einfacher. Sie benötigen aber Lizenz, Pflege und ein Raumkonto.
- BYOD ist flexibler und günstiger, scheitert aber oft an Kleinigkeiten: falscher Adapter, Laptop wählt das falsche Mikrofon, Treiber fehlen.
Viele Unternehmen kombinieren beides: Der Hauptraum erhält ein Teams-Rooms-System, kleine Räume eine USB-Videobar. Wenn Sie Teams für Telefonie nutzen oder planen, lohnt ein Blick auf die Einführung von Teams-Telefonie, denn Raumsysteme lassen sich dort einbinden.
Netzwerk, PoE und Verkabelung
Raumsysteme brauchen eine stabile kabelgebundene Netzwerkverbindung, kein WLAN. Planen Sie pro Raum mehrere Netzwerkanschlüsse ein: Raumrechner, Touch-Konsole, eventuell Kamera und Deckenmikrofone. Viele dieser Geräte werden per PoE (Power over Ethernet, Stromversorgung über das Netzwerkkabel) betrieben. Prüfen Sie, ob der Switch ausreichend PoE-Leistung pro Port und insgesamt bereitstellt. Hinweise dazu finden Sie im Beitrag zur Auswahl von PoE-Switches.
Konferenzdaten sollten im Netzwerk priorisiert werden (Quality of Service), und die Firewall muss die von Microsoft dokumentierten Ziele für Teams-Medienverkehr zulassen. Kabel unter dem Tisch gehören in einen Kabelkanal oder ein Tischanschlussfeld.
Bedienung: ein Knopf
Die Technik ist nur so gut wie ihre Bedienung durch jemanden, der den Raum erstmals betritt. Ziel ist: Raum betreten, auf „Teilnehmen“ tippen, fertig. Dazu gehört:
- Besprechungen werden über den Kalender mit dem Raum als Ressource gebucht, dann erscheinen sie automatisch auf der Konsole.
- Ein Display an der Tür zeigt die Belegung und erlaubt spontane Buchungen.
- Bildschirm und Kamera schalten sich mit dem Raumsystem ein, keine drei Fernbedienungen.
- Am Tisch liegt eine laminierte Kurzanleitung mit Bildern und Hilfe-Telefonnummer.
- Für BYOD-Räume: ein fest angeschlossenes USB-C-Kabel mit Strom, Bild und Ton in einem.
Wer mehrere Räume ausstattet, legt je Raumgröße ein festes Set fest: dieselbe Videobar, dieselbe Konsole, dieselbe Bedienung. Das vereinfacht Einweisung, Ersatzgeräte und Updates.
Wartung und Updates
Raumsysteme sind Computer und brauchen Pflege. Firmware von Kamera, Videobar und Konsole sowie die Raumsoftware erhalten regelmäßig Updates, teils mit Sicherheitskorrekturen. Legen Sie fest, wer Updates außerhalb der Kernzeiten einspielt. Ein monatlicher Funktionstest mit Testanruf und Bildschirmfreigabe dauert fünf Minuten und deckt defekte Kabel oder verstellte Kameras vor dem Kundenmeeting auf.
Checkliste: Erste Schritte
- Räume erfassen: Größe, Sitzplätze, Tischform, Fenster, Wandmaterialien.
- Klatschtest und Probe-Videocall mit einem Laptop machen, um Akustikprobleme zu erkennen.
- Akustikmaßnahmen planen, bevor Technik bestellt wird.
- Entscheiden: Raumsystem, BYOD oder Mischung je Raum.
- Netzwerkanschlüsse, PoE-Budget und Stromversorgung am Tisch prüfen.
- Konferenzraum-Ausstattung in einem Pilotraum testen und Feedback von Remote-Teilnehmern einholen.
- Bedienanleitung, Raumbuchung und Zuständigkeit für Updates festlegen.
Wie DAVINCI unterstützt
Wir planen mit Ihnen die IT-Seite Ihrer Besprechungsräume: Netzwerk und PoE, Raumkonten und Raumbuchung in Microsoft 365, Einrichtung der Raumsysteme und deren laufende Pflege. Für Akustik und Medientechnik binden wir bei Bedarf Fachplaner ein. Sprechen Sie uns über die Kontaktseite an, wenn Sie einen Pilotraum aufbauen möchten.
Häufige Fragen
Welche Ausstattung braucht ein Konferenzraum mindestens?
Einen Bildschirm, eine Kamera mit zum Raum passendem Sichtfeld, Mikrofon und Lautsprecher aus einem System, einen kabelgebundenen Netzwerkanschluss und eine Bedienung, die ohne Einweisung funktioniert. Dazu kommen Akustikmaßnahmen, wenn der Raum hallt. Deckenmikrofone oder ein zweiter Bildschirm richten sich nach Raumgröße und Nutzung.
Was ist ein Huddle-Raum?
Ein kleiner Besprechungsraum für wenige Personen, oft ohne Buchung spontan genutzt. Für hybride Meetings genügt dort meist eine Videobar mit eingebauter Kamera, Mikrofon und Lautsprecher plus ein Bildschirm. Weil diese Räume oft und kurz genutzt werden, zählt einfache Bedienung besonders.
Reicht eine Webcam am Laptop für den Besprechungsraum?
Für zwei Personen am Laptop ja. Sobald mehr Menschen im Raum sitzen, erfasst die Laptopkamera nicht alle, und das Laptopmikrofon nimmt entfernte Sprecher zu leise auf. Eine Videobar ist dann die einfachste Verbesserung.
Brauchen wir für jeden Raum eine Teams-Rooms-Lizenz?
Für jedes zertifizierte Teams-Rooms-System im Raum ist eine Teams-Rooms-Lizenz vorgesehen. Die kostenfreie Basic-Lizenz ist laut Microsoft auf 25 Lizenzen begrenzt. Reine BYOD-Räume nutzen dagegen die Lizenz des angeschlossenen Laptops.
Was hilft schnell, wenn es im Raum hallt?
Textile Flächen und Akustikelemente an Decke und Wänden, vor allem gegenüber von Glas- oder Betonflächen. Bereits einige gut platzierte Absorber verbessern die Sprachverständlichkeit deutlich, eine Messung durch einen Akustiker schafft Klarheit bei größeren Räumen.
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