Zwanzig Meldungen vom Validator – welche davon zählen? Die drei Fehlerklassen des BMF

Die E-Rechnung hat gegenüber dem PDF einen Vorteil, der zugleich ein neues Problem schafft: Sie lässt sich prüfen. Ein Validator liest die Datei, vergleicht sie mit den Regeln der Norm EN 16931 und – bei einer XRechnung – mit den deutschen Zusatzregeln, und meldet jede Abweichung. Bei einer Rechnung aus einer älteren Software können das zwanzig Zeilen sein. Bis Oktober 2025 stand nirgends, welche davon eine Rechnung ungültig machen und welche nicht.

Das Bundesfinanzministerium hat das mit seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 nachgeholt. Es fügt in das Schreiben zur E-Rechnung drei Randnummern ein, die zusammen eine Ordnung ergeben. Wer sie kennt, kann eine Validierungsliste in fünf Minuten einordnen.

Erste Klasse: Formatfehler

Ein Formatfehler liegt nach Rn. 6a vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen oder deren technischen Vorgaben entspricht – oder, bei einem vereinbarten Format, keine richtige und vollständige Extraktion der Angaben zulässt. Die Folge ist eindeutig: Eine solche Datei erfüllt die Anforderungen an das strukturierte Format nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht und ist deshalb keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Das BMF betont, dass es unerheblich ist, welcher Art der Formatfehler ist.

Typische Formatfehler sind Dateien, die kein wohlgeformtes XML sind, ein Wurzelelement, das zu keiner der beiden Syntaxen passt, oder eine Datei, die nach dem Schema an falscher Stelle ein Element trägt. In der Praxis entstehen sie fast immer in der erzeugenden Software, selten auf dem Transportweg. Für den Empfänger heißt das: Die Datei wird behandelt wie ein PDF – bis zum Ende der Übergangsfrist des Ausstellers zulässig, danach nicht mehr.

Zweite Klasse: Geschäftsregelfehler

Geschäftsregeln sind nach Rn. 6b technische Vorschriften zur Überprüfung der logischen Abhängigkeiten der Informationen in einer E-Rechnung. Sie greifen, wenn Angaben unvollständig sind oder sich widersprechen. Das BMF nennt zwei Beispiele: Im Pflichtfeld BT-10 Buyer reference einer XRechnung steht nichts, oder der Steuerbetrag passt rechnerisch nicht zum angegebenen Steuersatz. Ein Validator meldet beides als kritischen Fehler.

Der entscheidende Satz steht in Rn. 35a. Geschäftsregelfehler zu anderen Inhalten als den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben sind umsatzsteuerlich unbeachtlich – und das BMF nennt als Beispiel ausgerechnet das fehlende Feld BT-10. Die Käuferreferenz ist eine Pflicht der XRechnung für Behörden, nicht des Umsatzsteuergesetzes. Zwischen zwei Unternehmen bleibt eine Rechnung ohne sie eine gültige E-Rechnung. Der zweite Beispielfall, der falsche Steuerbetrag, liegt anders: Er betrifft eine Pflichtangabe und wird damit zum Inhaltsfehler.

Dritte Klasse: Inhaltsfehler

Ein Inhaltsfehler ist nach Rn. 35a ein Verstoß gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben der §§ 14 Abs. 4 und 14a UStG. Dann liegt keine ordnungsmäßige Rechnung vor, mit den bekannten Folgen für den Vorsteuerabzug. Solche Fehler können bei einer E-Rechnung im Rahmen der Validierung auffallen, weil sie gegen eine Geschäftsregel verstoßen. Sie müssen es aber nicht. Ein falscher Steuersatz, der rechnerisch in sich stimmig ist, löst keine Regel aus.

Daraus folgt der Satz, den das BMF ausdrücklich hinzufügt: Eine Validierung der E-Rechnung ersetzt nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Die sachliche und rechnerische Prüfung durch die Buchhaltung bleibt. Sie bekommt nur bessere Daten.

Wie ein Rechnungseingang damit umgeht

Für den Alltag ergibt sich daraus ein klarer Ablauf, den wir in Rechnungseingängen so einrichten. Jede eingehende Datei wird automatisch validiert, das Protokoll mit Datum und Versionsstand des Validators wird zur Rechnung gelegt, und die Weiterleitung richtet sich nach der Klasse.

Eine Rückweisung nennt dabei die Regelkennung und das Feld, nicht nur „ungültig“. Die Software des Lieferanten zeigt dieselben Kennungen, und eine präzise Rückmeldung verhindert, dass dieselbe Rechnung dreimal kommt.

Eine Falle, die keine ist: die Version

Ein Teil der Meldungen, die in der Praxis auftauchen, sind keine Fehler der Rechnung, sondern Versionskonflikte. Die XRechnung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards fortgeschrieben; Version 3.0 gilt seit Februar 2024, eine Vorabversion 4.0 ist im September 2026 erschienen. Eine Datei, die nach den Regeln einer Version erstellt wurde, erzeugt gegen die Regeln einer anderen Meldungen, die für sie nie galten. Ein ordentliches Prüfprotokoll nennt deshalb die Version, gegen die geprüft wurde, und das Archiv hält die Datei unverändert, statt sie auf den neuesten Stand zu bringen.

Was das für die Zusammenarbeit mit Lieferanten heißt

Die Ordnung des BMF entlastet auch das Verhältnis zu Lieferanten. Wer jede Validierungsmeldung als Grund zur Rückweisung nimmt, schickt Rechnungen zurück, die steuerlich einwandfrei sind, und belastet Geschäftsbeziehungen mit Formalien. Wer umgekehrt nichts prüft, bucht Rechnungen mit falschem Steuerbetrag. Die drei Klassen erlauben eine sachliche Mitte: zurückweisen, was die Rechnung ungültig macht, hinweisen, was nur die Weiterverarbeitung erschwert.

Für einen schnellen Blick auf eine einzelne Datei haben wir eine Vorprüfung gebaut, die im Browser läuft: Sie zeigt Profil, Pflichtangaben und Summen und benennt Fehlendes mit Feldkennung. Sie ist ausdrücklich keine vollständige amtliche Validierung aller Geschäftsregeln. Für den Betrieb gehört die Prüfung in den Eingang, automatisch und mit Protokoll – und die Bewertung einzelner Fälle für den Vorsteuerabzug zum Steuerberater.

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