Rechnungen an Behörden: Warum das Portal Ihre Datei ablehnt – und manchmal ohne ein Wort

Wer an Behörden liefert, kennt die E-Rechnung länger als alle anderen. Die E-Rechnungsverordnung des Bundes stammt aus dem Jahr 2017, und für Rechnungssteller gilt ihre Pflicht seit dem 27. November 2020. Seitdem müssen Rechnungen an die Bundesverwaltung elektronisch ausgestellt und übermittelt werden, nicht als PDF, sondern in einem strukturierten Format über ein Portal. Viele Lieferanten haben sich damals mit einem Dienstleister oder einem Online-Formular beholfen. Mit der allgemeinen E-Rechnungspflicht lohnt es sich, den Weg neu anzusehen.

Drei Dinge, die die Verordnung verlangt

Das Format regelt § 4 Abs. 1 ERechV: grundsätzlich der Datenaustauschstandard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung. Ein anderer Standard ist zulässig, wenn er der europäischen Norm entspricht. In der Praxis erwarten die Portale XRechnung, und zwar als reine XML-Datei. Eine ZUGFeRD-Rechnung, so vollständig sie ist, passt dort nicht.

Den Weg regelt § 4 Abs. 3: Die Rechnung wird über ein Verwaltungsportal des Bundes übermittelt, für das sich der Rechnungssteller einmal mit einem Nutzerkonto registriert. Nach Angabe der E-Rechnungsseite des Bundes ist das die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform OZG-RE, in der die frühere Zentrale Rechnungseingangsplattform aufgegangen ist. Angebunden sind die unmittelbare Bundesverwaltung, Teile der mittelbaren und einige Länder.

Die Angaben regelt § 5 Abs. 1: neben den umsatzsteuerlichen Rechnungsbestandteilen mindestens eine Leitweg-Identifikationsnummer, die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Wurden Lieferantennummer und Bestellnummer bei der Beauftragung mitgeteilt, gehören auch sie hinein.

Die Leitweg-ID ist eine Adresse, keine Formalie

Die Leitweg-ID sagt dem Portal, welche Stelle die Rechnung bekommt. Sie wird bei der Auftragserteilung mitgeteilt und steht in der XRechnung im Feld Käuferreferenz, BT-10. Dasselbe Feld nennt das Bundesfinanzministerium in seinem Schreiben vom Oktober 2025 als Beispiel für einen Geschäftsregelfehler – und stellt zugleich fest, dass sein Fehlen zwischen Unternehmen umsatzsteuerlich unbeachtlich ist. Gegenüber Behörden ist es das nicht. Ohne Leitweg-ID kann das Portal die Rechnung nicht weiterleiten.

Zwei Arten der Ablehnung – eine davon ist still

Die Verordnung unterscheidet zwei Fälle. Eine formal fehlerhafte Rechnung wird nach § 4 Abs. 3 automatisch abgelehnt, und der Rechnungssteller wird darüber informiert. Das ist ärgerlich, aber sichtbar. Der zweite Fall steht in § 4 Abs. 4: Erhält ein Empfänger eine elektronische Rechnung, die keinem Nutzerkonto zugeordnet werden kann, lehnt er sie ab – und der Rechnungssteller erhält in diesem Fall keine Information über die Ablehnung.

Das ist der Fall, der Zahlungen monatelang verzögert. Die Rechnung ist verschickt, im eigenen System als erledigt markiert, und beim Empfänger nie angekommen. Erst die Mahnung oder die Nachfrage nach dem Zahlungseingang bringt es ans Licht. Ursache ist fast immer eine Übermittlung an der Plattform vorbei oder ohne gültige Registrierung.

Bund ist nicht Land

Die ERechV gilt für den Bund. Länder und Kommunen haben eigene Gesetze und Verordnungen, die meist ähnlich gebaut sind, sich aber in Einzelheiten unterscheiden – in der Plattform, in den Pflichtfeldern, in Wertgrenzen. Manche Länder nutzen die OZG-RE mit, andere betreiben eigene Portale. Welche Regel für einen bestimmten Auftrag gilt, steht in dessen Vergabe- und Auftragsunterlagen. Wer für mehrere öffentliche Auftraggeber arbeitet, führt diese Angaben am besten je Kunde im Kundenstamm.

Was sich in der Software einrichten lässt

Was sich mit der allgemeinen E-Rechnungspflicht ändert

Bis 2025 war die XRechnung für viele Lieferanten ein Sonderfall: einige wenige Rechnungen im Jahr an eine Behörde, erstellt über ein Online-Formular der Plattform, während der Rest des Rechnungsausgangs auf Papier oder als PDF lief. Mit der allgemeinen Pflicht zwischen Unternehmen ändert sich das Verhältnis. Die Rechnungssoftware muss ohnehin E-Rechnungen erzeugen, und es wäre widersinnig, für Behörden weiter einen Handweg zu pflegen. Der richtige Moment, den Behördenweg in die Software zu holen, ist deshalb die Umstellung auf die allgemeine Pflicht – mit einem zweiten Ausgangsprofil statt einem zweiten Verfahren.

Dabei lohnt ein Blick auf die Versionen. Die XRechnung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards fortgeschrieben; nach § 4 Abs. 2 ERechV werden Änderungen im Bundesanzeiger bekanntgemacht, mit dem Datum, ab dem die neue Fassung anzuwenden ist. Eine Software, die eine veraltete Version erzeugt, produziert Dateien, die das Portal nach diesem Datum formal ablehnt. Der Versionsstand gehört deshalb auf die Liste der Fragen an den Softwarehersteller, nicht erst in die Fehlersuche.

Direktaufträge bis 1.000 Euro sind nach § 3 Abs. 3 ERechV von der Pflicht ausgenommen; für alles darüber gilt sie unabhängig vom Betrag. Die Seite zur XRechnung an Behörden fasst die Verordnung in einer Tabelle zusammen. Ob eine einzelne Datei die Pflichtangaben trägt, zeigt die Vorprüfung im Browser, ohne dass die Datei übertragen wird. Die Auslegung vergaberechtlicher Pflichten im Einzelfall bleibt beim Rechtsberater.

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