Seit 2025 kommen E-Rechnungen an – und in vielen Häusern merkt es niemand

Die Diskussion um die E-Rechnung dreht sich fast immer um 2027 und 2028 – um die Frage, ab wann ein Haus selbst elektronisch abrechnen muss. Dabei liegt der wichtigere Stichtag hinter uns. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Es gibt dafür keine Umsatzgrenze, keine Übergangsfrist und keine Ausnahme für kleine Betriebe. Wer eine Firmenadresse hat, ist betroffen.

In den Gesprächen, die wir seit dem Frühjahr mit Buchhaltungen führen, zeigt sich ein wiederkehrendes Bild. Die Pflicht ist bekannt, sie gilt als erledigt, weil ja ein Postfach existiert. Was niemand geprüft hat: ob die Dateien, die seitdem ankommen, auch gelesen werden. Die Antwort ist überraschend oft nein.

Was das Gesetz seit 2025 verlangt

§ 14 Abs. 1 UStG definiert die E-Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung war früher die Zustimmung des Empfängers nötig. Diese Zustimmung entfällt, soweit die Pflicht zur E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern besteht. Praktisch heißt das: Ihr Lieferant darf Ihnen seit 2025 eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei schicken, ohne Sie zu fragen.

Wie der Empfang aussehen muss, hat das Bundesfinanzministerium in seinem Schreiben zur E-Rechnung präzisiert. Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang schaffen, und bei einem Empfang per E-Mail ist kein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen erforderlich. Rechtlich genügt also das, was jedes Unternehmen ohnehin hat. Technisch ist das der Punkt, an dem die Probleme beginnen.

Drei Wege, auf denen die Rechnung verschwindet

Der erste Weg ist der Filter. E-Mail-Systeme wurden jahrelang auf Abwehr getrimmt, und XML-Anhänge standen auf vielen Sperrlisten, weil sie für Schadsoftware missbraucht wurden. Eine Mail mit kurzem Text und einem XML-Anhang von einem Absender, der nicht im Adressbuch steht, sieht für einen Filter aus wie ein Angriff. Die Folge ist entweder Quarantäne, von der niemand erfährt, oder eine Mail, die ankommt, aber ohne Anhang.

Der zweite Weg ist das persönliche Postfach. Lieferanten schicken Rechnungen an die Adresse, die seit Jahren in ihrem Kundenstamm steht – oft die eines Mitarbeiters, der die Bestellung aufgegeben hat. Der ist im Urlaub oder hat das Haus verlassen, und die Rechnung liegt in einem Postfach, das keiner mehr öffnet.

Der dritte Weg ist der unauffälligste. Die Rechnung kommt an, als XML und daneben als PDF, oder als ZUGFeRD-Datei, die beides in sich trägt. Die Buchhaltung öffnet das PDF, druckt es, scannt es in das gewohnte System und bucht. Die XML-Datei bleibt im Postfach liegen. Das funktioniert – bis jemand fragt, wo die Rechnung archiviert ist. Denn die Rechnung ist nicht das PDF. Bei einer hybriden Rechnung bilden nach dem BMF-Schreiben die Daten im strukturierten Teil den führenden Teil; weichen Bild und Daten voneinander ab, gehen die Daten vor.

Warum das nicht nur eine Formalie ist

Man könnte einwenden: Solange gebucht wird, ist doch alles gut. Zwei Dinge sprechen dagegen. Erstens die Aufbewahrung. § 14b UStG verlangt, jede empfangene Rechnung acht Jahre aufzubewahren, und für die E-Rechnung sagt das BMF-Schreiben, dass zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren ist, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ein Scan des Ausdrucks ist nicht die ursprüngliche Form. Wer die XML-Datei im Postfach verrotten lässt, hat das Original nicht archiviert.

Zweitens die Prüfung. Die E-Rechnung bringt einen Vorteil, den das Papier nie hatte: Sie lässt sich automatisch auf Vollständigkeit und rechnerische Stimmigkeit prüfen. Wer nach dem Ausdruck bucht, verschenkt genau diesen Vorteil und tippt Zahlen ab, die schon maschinenlesbar vorlagen. Das ist nicht nur langsamer, es ist fehleranfälliger.

Der Test, der in einer Woche Klarheit schafft

Ob ein Haus E-Rechnungen tatsächlich empfängt, lässt sich ohne Projekt herausfinden. Es braucht drei Testdateien und eine Woche Aufmerksamkeit. Wir gehen dabei immer in derselben Reihenfolge vor.

In den meisten Fällen findet der Test ein Problem, das sich in einer Stunde beheben lässt: eine Ausnahme im Anhangsfilter für die Rechnungsadresse, eine Benachrichtigung bei Quarantäne, eine Weiterleitungsregel weniger. Der Aufwand steht in keinem Verhältnis zu dem, was er verhindert – Rechnungen, die nie gebucht werden, Mahnungen von Lieferanten und ein Archiv, das im ersten Prüfungsfall Lücken zeigt.

Was danach kommt

Wenn der Eingang steht, wird der Rest einfacher. Die Ausstellung ab 2027 oder 2028 ist meist eine Einstellung in der Rechnungssoftware, und das Archiv, das den XML-Teil acht Jahre hält, braucht ohnehin jedes Haus, das nach den GoBD arbeitet. Wo Ihr Stichtag liegt, beantwortet unser Fristen-Check in fünf Fragen. Ob eine Datei, die bei Ihnen eingegangen ist, eine gültige E-Rechnung ist, zeigt die Vorprüfung im Browser – ohne dass die Datei Ihr Haus verlässt.

Die steuerliche Bewertung einzelner Fälle bleibt beim Steuerberater. Was in der IT liegt, ist überschaubar: ein Postfach, das nichts verliert, eine Prüfung, die jeder Datei zugeordnet ist, und ein Archiv, das das Original hält. Das alles lässt sich vor dem nächsten Stichtag erledigen – vorausgesetzt, jemand fängt mit dem Test an.

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