E-Rechnung wird Pflicht: Der Fahrplan bis 2028

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung geht auf das Wachstumschancengesetz von 2024 zurück, das die Rechnungsvorschriften des Umsatzsteuergesetzes neu gefasst hat. Sie betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind, und sie kommt in Stufen. Die erste gilt seit dem 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ohne Übergangsfrist und unabhängig von seiner Größe.

Was rechtlich eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht einfach eine Rechnung, die per E-Mail eintrifft. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Eine PDF-Datei genügt dafür nicht, ebenso wenig ein eingescanntes Papierdokument. Beides zählt rechtlich als „sonstige Rechnung“.

In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet. Die XRechnung ist ein reiner Datensatz ohne Bildanteil, der für Menschen erst mit einer Anzeigesoftware lesbar wird. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF mit eingebettetem Datensatz. Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums erfüllen ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 die Anforderungen, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei hybriden Rechnungen ist der strukturierte Teil führend – weicht die sichtbare PDF-Ansicht vom Datensatz ab, zählt der Datensatz.

Der Fahrplan bis 2028

Papier und einfache PDFs sind danach im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen grundsätzlich nicht mehr zulässig. Für die Planung heißt das: Spätestens 2028 muss jedes Unternehmen beide Richtungen beherrschen, das Empfangen und das Senden. Welche Richtung zuerst Arbeit macht, hängt von der eigenen Umsatzgröße ab – der Empfang ist in jedem Fall bereits Pflicht.

Wer ausgenommen ist

Nicht jede Rechnung fällt unter die Pflicht. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise sowie Rechnungen an Privatpersonen und an juristische Personen, die nicht unternehmerisch tätig sind. Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes müssen keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen können müssen aber auch sie. Für den Mittelstand bedeutet das: Die Ausnahmen betreffen einzelne Belegarten wie Tankquittungen oder Bahntickets, selten ganze Geschäftsbereiche.

Der Rechnungseingang: die unterschätzte Hälfte

Die öffentliche Diskussion kreist um den Versand. Organisatorisch anspruchsvoller ist häufig der Eingang, denn er berührt jede Abteilung, die Rechnungen sachlich prüft. Eine XRechnung, die im Postfach der Buchhaltung landet, muss erkannt, lesbar dargestellt, geprüft, freigegeben, gebucht und archiviert werden. Wer sie ausdruckt und abheftet, hat damit kein gültiges Archivexemplar erzeugt, denn aufzubewahren ist das elektronische Original.

Eine typische Situation im Mittelstand: Rechnungen kommen über ein halbes Dutzend Wege – persönliche Postfächer, ein Sammelpostfach, Lieferantenportale, Papier. Solange ein Mensch jede Rechnung ohnehin liest, fällt das kaum auf. Mit strukturierten Datensätzen wird es zum Hindernis, weil die Automatisierung erst wirkt, wenn alle Rechnungen am selben Punkt ankommen. Folgende Fragen klären den Stand:

Archivierung: Das Original ist der Datensatz

Rechnungen sind Buchungsbelege und unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten; seit 2025 beträgt die Frist dafür für die meisten Unternehmen acht statt zehn Jahre. Bei der E-Rechnung ist mindestens der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren, und er muss während der gesamten Frist lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Ein Archiv, das nur PDF-Ansichten speichert, genügt dem nicht. Hinzu kommen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form (GoBD), die eine nachvollziehbare, unveränderbare Ablage und eine Verfahrensdokumentation verlangen.

Damit wird sichtbar, warum die E-Rechnung weniger ein Steuerthema als ein IT- und Organisationsprojekt ist: Sie betrifft Posteingang, Buchhaltungssoftware, Freigabeprozesse und Archiv zugleich. Der sinnvolle erste Schritt ist die Prüfung, ob die eingesetzte Buchhaltungs- oder Branchensoftware die Formate tatsächlich verarbeitet und im Original ablegt. Der zweite ist ein geordneter digitaler Eingangs- und Freigabeweg. Wer beides vor der eigenen Ausstellungspflicht erledigt, verwandelt eine gesetzliche Auflage in einen echten Effizienzgewinn.

Der Horizont reicht dabei über 2028 hinaus. Mit dem 2025 beschlossenen EU-Paket „VAT in the Digital Age“ werden E-Rechnungen nach EN 16931 ab dem 1. Juli 2030 auch für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen innerhalb der EU verbindlich, verbunden mit digitalen Meldepflichten. Ein sauber aufgesetzter inländischer Prozess ist dafür die Grundlage.

Verwandte Themen: Wer hier weiterdenkt, liest bei E-Rechnung Versandpflicht, IPv6 und Cyberrisiken weiter.