Sie haben bis 2028 Zeit – Ihre Kunden nicht: Warum die Umsatzgrenze von 800.000 Euro trügt

Die Übergangsregel des Umsatzsteuergesetzes ist in drei Nummern geordnet. Nach § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG dürfen alle Unternehmer bis Ende 2026 weiter Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen ausstellen. Nach Nr. 2 gilt das bis Ende 2027 für Unternehmer, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Nr. 3 erlaubt EDI-Verfahren bis Ende 2027 unabhängig vom Umsatz. Ab 2028 gilt die Pflicht aus § 14 Abs. 2 UStG ohne Ausnahme für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern.

Für viele kleinere Betriebe liest sich das wie eine Entwarnung: Das Thema betrifft uns erst 2028. Rechtlich ist das richtig. Praktisch übersieht es, wer auf der anderen Seite der Rechnung sitzt.

Die Frist des Kunden ist nicht Ihre Frist

Ein Großhändler mit zwei Millionen Euro Umsatz muss ab Januar 2027 selbst E-Rechnungen ausstellen. Seine Buchhaltung stellt in diesem Zug auf strukturierte Daten um, richtet einen automatischen Eingang ein und wird an jedem Lieferanten, der weiter PDFs schickt, eine Ausnahme pflegen müssen. Rechtlich darf ein kleiner Lieferant das bis Ende 2027. Ob der Kunde dafür einen Sonderweg offenhält, ist eine andere Frage – und eine geschäftliche, keine steuerliche.

Die Erfahrung aus den ersten Umstellungen zeigt: Größere Kunden fragen früher, als das Gesetz es verlangt. Sie verschicken Lieferantenrundschreiben, nehmen das Rechnungsformat in Einkaufsbedingungen auf und bitten um Testrechnungen. Wer dann erst mit der Umstellung beginnt, tut es unter Zeitdruck und im Dezember, wenn Softwarehersteller und Steuerberater ausgebucht sind.

Was nach dem Stichtag des Kunden auf dem Spiel steht

Das Umsatzsteuergesetz kennt kein Bußgeld für die falsche Rechnungsform. Die Folge liegt beim Empfänger. Das Bundesfinanzministerium hat in seinem Schreiben zur E-Rechnung festgehalten: Wird in einem Fall, in dem eine E-Rechnung verpflichtend ist, stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, handelt es sich nicht um eine ordnungsmäßige Rechnung, sodass sie dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Solange der kleine Lieferant noch in seiner Übergangsfrist ist, trifft das ihn nicht. Spätestens ab 2028 trifft es jede PDF-Rechnung – und damit die Zahlung.

Eine Rechnung, die der Kunde zurückweist, verlängert das Zahlungsziel um die Zeit, die für eine neue Datei vergeht. Bei einem Betrieb, der zehn Rechnungen im Monat an Geschäftskunden schreibt, wird daraus schnell ein Liquiditätsthema.

Welche Zahl entscheidet

Maßgeblich für die verlängerte Frist ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Für Umsätze im Jahr 2027 zählt also das Jahr 2026. Wer 2026 knapp unter der Grenze liegt und 2027 darüber wächst, behält die verlängerte Frist für 2027; ab 2028 ist ohnehin alles gleich. Die Zahl liefert die Buchhaltung, die Einordnung bestätigt der Steuerberater – es lohnt sich, sie jetzt zu klären, statt mit einer Vermutung zu planen.

Wie man das Jahr Aufschub nutzt

Das zusätzliche Jahr ist wertvoll, wenn es für einen ruhigen Übergang genutzt wird und nicht für Aufschub. In der Reihenfolge, die sich bei unseren Umstellungen bewährt hat:

Bestehende Dauerrechnungen, etwa aus Miet- oder Wartungsverträgen, müssen dabei nicht nachträglich umgestellt werden. Nach dem BMF-Schreiben besteht für zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.

Ein Blick auf die Eingangsseite

In der Diskussion um Fristen geht leicht unter, dass dieselben Kunden ab 2027 auch selbst E-Rechnungen verschicken – an Sie. Die Empfangspflicht gilt ohnehin seit 2025, aber mit wachsender Zahl an Ausstellern steigt die Zahl der XML-Dateien im eigenen Postfach von Monat zu Monat. Ein Eingang, der heute zwei Dateien im Monat verkraftet, weil jemand sie von Hand öffnet, verkraftet zweihundert nicht. Wer ohnehin an den Ausgang geht, sollte den Eingang im selben Zug so einrichten, dass Dateien automatisch abgeholt, geprüft und an die Buchhaltung übergeben werden.

Und noch ein praktischer Punkt: Viele kleinere Betriebe schreiben Rechnungen mit Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation. Daraus entsteht keine E-Rechnung, auch nicht mit einem Konverter, der aus einem PDF eine Datei erzeugt. Für diese Häuser ist die Umstellung tatsächlich ein Softwarewechsel, und der braucht Zeit für Auswahl, Datenübernahme und Einarbeitung. Gerade sie sollten das zusätzliche Jahr nicht als Puffer betrachten, sondern als die Zeit, die der Wechsel braucht.

Wo der eigene Stichtag liegt, beantwortet unser Fristen-Check in fünf Fragen, mit Fundstelle zu jeder Antwort. Der Projektplan für die Umstellung in acht Schritten steht auf der Seite zum Übergang 2027 und 2028. Die steuerliche Einordnung bleibt Sache des Steuerberaters. Die Frage, ob die Kunden warten, beantworten am Ende die Kunden.

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