ZUGFeRD ist eine elegante Idee. Eine Rechnung soll für Menschen lesbar bleiben und zugleich von Maschinen verarbeitet werden können. Also steckt man beides in eine Datei: ein PDF, das aussieht wie jede Rechnung, und darin eine XML-Datei mit denselben Angaben in strukturierter Form. Der Empfänger ohne Fachsoftware öffnet das PDF, die Buchhaltungssoftware liest das XML. Seit 2025 ist das in Deutschland eines der beiden gängigen Formate für die E-Rechnung.
Die Eleganz hat eine Schwachstelle, und sie liegt nicht in der Norm, sondern im Büroalltag. Die XML-Datei ist ein Anhang des PDF, kein Teil seiner Darstellung. Alles, was ein PDF aus seiner Darstellung neu erzeugt, verliert den Anhang. Und das Ergebnis sieht genauso aus wie vorher.
Fünf Handgriffe, die den Anhang entfernen
- Drucken in PDF – ob über den Druckdialog des Betriebssystems oder einen virtuellen Drucker. Das neue PDF enthält nur, was gedruckt würde.
- Zusammenfügen mehrerer PDFs, etwa Rechnung und Lieferschein, mit einem Werkzeug, das die Seiten neu schreibt.
- Komprimieren oder „Optimieren“, damit die Datei kleiner wird.
- Nachträgliches Stempeln oder Kommentieren mit einem Programm, das beim Speichern eine neue Datei erzeugt.
- Ausdrucken und wieder Einscannen – der klassische Weg in viele Archive.
Keiner dieser Handgriffe ist böswillig. Sie gehören seit Jahren zum Umgang mit PDF-Rechnungen. Nur waren PDF-Rechnungen bisher Bilder, und die Bearbeitung eines Bildes verändert nichts Wesentliches. Bei ZUGFeRD verändert sie alles.
Was das BMF über die hybride Rechnung sagt
Das Bundesfinanzministerium hat in seinem Schreiben zur E-Rechnung festgelegt, wie die beiden Teile einer hybriden Rechnung zueinander stehen. Bei einem hybriden Format bilden die im strukturierten Teil vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil. Weichen die strukturierten Daten und die Informationen im Bildteil voneinander ab, gehen die Daten des strukturierten Teils vor. Und ein Vorsteuerabzug ist nach dem Schreiben nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich.
Damit ist die Rangfolge klar: Die Rechnung ist das XML, das PDF ist eine Ansicht. Wer den Anhang verliert, hat die Rechnung verloren und behält ein Bild von ihr. Für den Empfänger bedeutet das im Eingang, dass die Originaldatei unverändert übernommen werden muss. Für die Aufbewahrung bedeutet es, dass zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen muss – so steht es im BMF-Schreiben, und § 14 Abs. 3 UStG verlangt ohnehin, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind.
Eine zweite Falle: das falsche Profil
Nicht jede ZUGFeRD-Datei ist eine E-Rechnung, auch wenn der Anhang vorhanden ist. ZUGFeRD kennt Profile, die beschreiben, wie viele Angaben die Datei enthält. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL tragen keine Positionsdaten und waren als Buchungshilfe gedacht. Das BMF-Schreiben nimmt sie ausdrücklich aus: ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 gilt als zulässiges Format, ausgenommen genau diese beiden Profile. Eine Software, die nur MINIMUM erzeugt, erzeugt also keine E-Rechnung, so modern die Datei aussieht.
Für den Austausch zwischen Unternehmen ist das Profil EN 16931 die sichere Wahl: vollständig nach der Norm und von jeder gängigen Software lesbar. Welches Profil eine Datei trägt, steht in ihren Metadaten und lässt sich ohne Fachsoftware prüfen.
Drei Regeln für den Alltag
In den Rechnungseingängen, die wir einrichten, verhindern drei einfache Regeln die meisten Verluste. Sie kosten keine Software, nur eine Absprache.
- Im Eingang wird die Datei aus dem Mailanhang unverändert übernommen – nie aus dem Vorschaufenster, nie als Ausdruck, nie als Scan. Der Scanner-Workflow ist für E-Rechnungen abgeschaltet.
- Bearbeitungsvermerke wie „geprüft“ oder „bezahlt“ gehören als Metadaten in das Dokumentenmanagement, nicht als Stempel in die Datei.
- Im Ausgang erzeugt die Rechnungssoftware die Datei direkt; Logo und Gestaltung gehören in die Vorlage, nicht in eine Nachbearbeitung über den PDF-Drucker.
Wer prüfen will, ob eine bestimmte Datei noch eine E-Rechnung ist, kann sie in unsere Vorprüfung laden. Sie entpackt den Anhang im Browser, ohne die Datei zu übertragen, zeigt das Profil und prüft die Pflichtangaben und Summen. Meldet sie, dass kein eingebettetes XML gefunden wurde, ist die Sache klar: Das Original muss beim Aussteller angefordert werden. Die Störungsseite zur abgelehnten ZUGFeRD-Rechnung beschreibt die Prüfung Schritt für Schritt, auch mit PowerShell.
Warum es so lange niemand merkt
Das Tückische am verlorenen Anhang ist, dass jeder Beteiligte ein korrektes Ergebnis sieht. Der Aussteller hat eine gültige E-Rechnung erzeugt und verschickt. Die Buchhaltung des Empfängers sieht eine lesbare Rechnung mit allen Angaben und bucht sie. Das Archiv nimmt ein PDF entgegen, wie es das seit Jahren tut. Erst wenn jemand die Datei maschinell lesen will – bei einer Prüfung, beim Wechsel der Buchhaltungssoftware, bei einer Auswertung –, fällt auf, dass nur noch das Bild da ist. Zu diesem Zeitpunkt liegt die Ursache oft Monate zurück, und das Original ist beim Aussteller nur noch mit Aufwand zu bekommen.
Deshalb gehört die Prüfung an den Anfang: Beim Eingang wird festgestellt, ob die Datei einen strukturierten Teil trägt, und das Ergebnis wird mit der Rechnung abgelegt. Eine Rechnung, bei der dieser Vermerk fehlt, fällt sofort auf und nicht erst in drei Jahren.
Die gute Nachricht: Ein verlorener Anhang ist kein steuerliches Drama, solange er auffällt, bevor gebucht und archiviert wird. Teuer wird er erst, wenn das Archiv acht Jahre lang Bilder hält und jemand nach den Originalen fragt.
Verwandte Themen: Wer hier weiterdenkt, liest bei E-Rechnung, E-Rechnungsarchiv und E-Rechnungs-Umstellung weiter.
Quellen
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 – hybride Rechnungen (strukturierter Teil führend), ZUGFeRD ab 2.0.1 ohne MINIMUM und BASIC-WL · Bundesministerium der Finanzenamtlich
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (Absatz 3: Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit) · Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)amtlich
- ZUGFeRD – Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in der AWV e. V. · FeRD / AWV e. V.
