Seit 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft elektronische Rechnungen empfangen können. Die zweite Stufe folgt zum 1. Januar 2027: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt hat, darf inländische B2B-Rechnungen nur noch elektronisch ausstellen. Maßgeblich ist dabei der Gesamtumsatz des Vorjahres, nicht allein der inländische B2B-Anteil – ein Detail, das schnell übersehen wird.
Wer darunter liegt, darf bis zum 31. Dezember 2027 weiter Papier oder PDF versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Genau genommen braucht nur die PDF-Rechnung diese Zustimmung; die Papierrechnung bleibt in der Übergangszeit auch ohne sie zulässig. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht unabhängig vom Umsatz. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben dauerhaft ausgenommen.
Ein Beispiel mit angenommenen Zahlen zeigt, worauf es ankommt: Ein Betrieb mit 760.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 darf 2027 noch die Übergangsregel nutzen, ein Betrieb mit 840.000 Euro nicht. Wer 2026 in der Nähe der Grenze liegt, weiß erst zum Jahresende sicher, welche Regel für ihn gilt. Die vernünftige Planung geht deshalb vom strengeren Fall aus.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Verlangt wird ein strukturiertes elektronisches Format, das maschinell auswertbar ist; in Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Der Unterschied ist keine Formalie: Er entscheidet darüber, ob die Rechnung beim Empfänger automatisch verarbeitet werden kann oder ob jemand sie abtippt. XRechnung ist ein reines XML-Format, das aus dem Rechnungsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern stammt; ZUGFeRD verbindet einen solchen Datensatz mit einer lesbaren PDF-Ansicht und eignet sich deshalb für den Übergang, weil auch Empfänger ohne passende Software die Rechnung lesen können.
Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen ab Version 2.0.1, allerdings nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Bei ZUGFeRD steckt der strukturierte Datensatz in einer PDF-Datei, und maßgeblich ist der Datensatz, nicht die lesbare Ansicht. Weichen beide voneinander ab, ist das mehr als ein Schönheitsfehler, denn der Empfänger stützt seinen Vorsteuerabzug auf eine ordnungsgemäße Rechnung.
Einen bestimmten Übermittlungsweg schreibt das Gesetz nicht vor. Die E-Mail mit angehängter Datei genügt, ebenso die Bereitstellung über ein Portal oder eine Schnittstelle. Auch Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn sind Rechnungen und folgen denselben Regeln – das betrifft Unternehmen, die etwa Provisionen oder Lieferungen ihrer Partner per Gutschrift abrechnen.
Ausnahmen und Übergänge
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto dürfen weiterhin auf Papier oder, mit Zustimmung, als PDF ausgestellt werden.
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten, sind ebenfalls ausgenommen.
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, sie aber empfangen können.
- Für bestimmte steuerfreie Leistungen besteht keine Pflicht zur E-Rechnung.
- Bestehende EDI-Verfahren, die die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllen, dürfen bis Ende 2027 weiterlaufen.
- Rechnungen an Privatkunden und an Unternehmen im Ausland fallen nicht unter die Pflicht; sie betrifft Leistungen zwischen inländischen Unternehmen.
Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Entscheidend ist, was danach geschieht: Eine XRechnung ist ohne passendes Programm für Menschen kaum lesbar, und wer sie nur ausdruckt oder als Bilddatei ablegt, hat das Original nicht ordnungsgemäß aufbewahrt. Die Empfangsseite ist deshalb kein Nebenschauplatz, sondern die Hälfte des Themas – und sie betrifft auch Unternehmen, die selbst erst 2028 versenden müssen.
Vorbereitung bis zum Stichtag
- Prüfen, ob die eingesetzte Warenwirtschaft oder Buchhaltung die Formate wirklich erzeugt – nicht nur „unterstützt“.
- Archivierung mitdenken: Aufbewahrt wird das strukturierte Original, nicht die Bildschirmansicht – acht Jahre lang und in seiner ursprünglichen Form.
- Stammdaten der Kunden vervollständigen, insbesondere Rechnungsanschriften, Bestellbezüge und bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-Informationen.
- Testlauf mit einigen Kunden vor dem Stichtag, statt am 2. Januar 2027 zu beginnen.
- Sonderfälle in den Test aufnehmen: Abschlags- und Schlussrechnungen, Gutschriften, Rechnungskorrekturen.
- Den Eingang gleich mit ordnen: Eingehende E-Rechnungen brauchen ein Programm, das den Datensatz lesbar macht und prüft, statt nur den Anhang weiterzuleiten.
Die Zuständigkeit gehört dabei nicht allein in die IT. Ob eine Rechnung inhaltlich stimmt, beurteilt die Buchhaltung; ob das Format stimmt, die Software. Sinnvoll ist deshalb, beide Seiten gemeinsam mit der steuerlichen Beratung an einen Tisch zu holen, bevor Einstellungen im System geändert werden. Typische Stolpersteine zeigen sich erst im Test: Pflichtangaben, die in der PDF-Ansicht stehen, im Datensatz aber fehlen, oder Kundenstammdaten, in denen Rechnungs- und Lieferanschrift nicht sauber getrennt sind.
Der Blick über 2028 hinaus
Mit der deutschen Umstellung ist die Entwicklung nicht abgeschlossen. Das europäische Reformpaket zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter, kurz ViDA, sieht vor, dass Rechnungen für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen innerhalb der EU ab dem 1. Juli 2030 elektronisch und strukturiert ausgestellt werden, verbunden mit einer digitalen Meldung an die Finanzverwaltung. Wer jetzt auf ein normgerechtes Format setzt, schafft damit zugleich die Grundlage für diesen nächsten Schritt.
Die Umstellung ist unspektakulär, wenn sie früh geschieht, und teuer, wenn sie unter Zeitdruck geschieht. Der eigentliche Gewinn liegt ohnehin nicht in der Pflichterfüllung, sondern darin, dass Rechnungen künftig ohne manuelles Nacharbeiten durchlaufen.
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Quellen
- § 14 UStG - Ausstellung von Rechnungen · gesetze-im-internet.deamtlich
- § 27 UStG - Übergangsvorschriften · gesetze-im-internet.deamtlich
