Eine Steuerkanzlei mit rund 50 Mitarbeitern braucht einen neuen Server. Der alte steht im Büro, der Raum wird im Sommer warm, und die Frage ist nicht nur: welcher Server? Sondern: Gehört er überhaupt noch ins eigene Gebäude? So gehen wir eine solche Planung an – von der Dimensionierung bis zur Lizenz, ohne Zahlen aus dem Angebot.
Erst zählen, dann rechnen
Am Anfang steht keine Hardware, sondern eine Liste: Welche virtuellen Server braucht die Kanzlei wirklich? Typisch sind Domäne und Anmeldung, Datei- und Druckdienste, die Datenbank der Kanzleisoftware, Terminalserver für die Arbeitsplätze und ein System für Verwaltung und Überwachung. Dazu kommt, was in den nächsten Jahren absehbar hinzukommt.
Dann die Menschen und Geräte: Wer arbeitet wann, an welchem Gerät? In dieser Kanzlei gibt es etwa halb so viele Arbeitsplätze wie Mitarbeiter, weil viele in Teilzeit, abends oder am Wochenende arbeiten und sich Plätze teilen. Das wird für die Lizenzen wichtig.
Spitzenlast statt Durchschnitt
Eine Kanzlei hat keine gleichmäßige Last. In den Abschlussphasen arbeiten alle gleichzeitig, oft bis in den Abend, mit großen Datenbeständen. Ein Server, der im Durchschnitt reicht, bremst genau dann, wenn es teuer wird. Wir dimensionieren Prozessor, Arbeitsspeicher und Speicher auf diese Spitzen – mit Reserve für die geplante Laufzeit von mehreren Jahren.
Die Kernzahl ist eine Lizenzfrage
Windows Server wird je physischem Prozessorkern lizenziert, mit mindestens 16 Kernlizenzen je Server. Standard deckt zwei virtuelle Server je vollständiger Lizenzierung ab, Datacenter beliebig viele. Bei der Zahl virtueller Server einer Kanzlei dieser Größe entscheidet die Kernzahl mit darüber, welche Edition günstiger ist. Deshalb wählen wir Prozessor und Edition gemeinsam.
Geräte-CALs bei geteilten Arbeitsplätzen
Jeder Zugriff braucht eine Zugriffslizenz, je Nutzer oder je Gerät; für Terminalserver kommen RDS-CALs hinzu. Wo sich mehrere Menschen einen Arbeitsplatz teilen, zählt bei Geräte-CALs das Gerät, nicht die Person. Bei etwa halb so vielen Arbeitsplätzen wie Mitarbeitern ist das ein deutlicher Unterschied – den wir für jede Kanzlei konkret nachrechnen, statt ihn zu schätzen.
Kaufen oder mieten
Gekaufte Lizenzen dürfen auf Hardware laufen, die wir fest für die Kanzlei im Rechenzentrum betreiben. Gemietet wird monatlich über uns. Bei einer geplanten Laufzeit von mehreren Jahren und einem Betriebssystem mit langem Lebenszyklus spricht viel für den Kauf; die Rechnung steht mit beiden Varianten im Begründungsdokument.
Zwei Standorte und eine zweite Leitung
Der Server läuft dediziert in einem Partner-Rechenzentrum. Alle 30 Minuten wird inkrementell gesichert, zusätzlich offline. Ein Notfallserver steht fest zugeordnet an unserem Standort Viernheim bereit; fällt das Primärsystem aus, stellen wir dort aus der letzten Sicherung wieder her. Auch dieser Notfallserver ist lizenzrechtlich eingeplant. Und weil eine Kanzlei ohne Internet nicht arbeiten kann, wenn der Server im Rechenzentrum steht, bekommt sie eine zweite, unabhängige Anbindung.
Was die Kanzlei am Ende in der Hand hat
- Eine Begründung für jede Größe: Kerne, Speicher, Reserve, Laufzeit
- Die vollständige Lizenzaufstellung – für Primär- und Notfallserver
- Die Ausfallszenarien und was jeweils passiert
- Das Protokoll eines Wiederherstellungstests vor der Übergabe, danach mindestens vierteljährlich
- Keinen eigenen Serverraum mehr
Wir betreuen Kanzleien, die DATEV und ADDISON einsetzen, als unabhängiger IT-Dienstleister – nicht als Partner der Hersteller.
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