Durch die Zusammenarbeit mit Steuerberatern haben wir ständig mit Datenübertragungen zu tun. Ein Mandant wechselt von einer Kanzlei zur anderen. Ein Unternehmen löst sein altes CRM oder ERP ab, oder es stellt die Finanzbuchhaltung auf ein anderes Programm um. Jedes Mal müssen Buchungen, Stammdaten, offene Posten und oft mehrere Wirtschaftsjahre in ein neues System – und zwar so, dass danach dieselben Zahlen herauskommen wie vorher.
In der Theorie ist das ein Export und ein Import. In der Praxis liegt nicht jeder Export im Format vor, das das Zielprogramm erwartet, und nicht jedes Zielprogramm liest, was nach Norm aussieht.
Wenn das Zielprogramm den Export nicht einliest
Typischer Fall: Ein Export liegt im DATEV-Format vor, das Zielprogramm verarbeitet ihn aber nicht oder nur fehlerhaft. Die Ursachen sind fast immer technisch – eine andere Formatversion im Kopfsatz, Feldlängen, die das Ziel nicht annimmt, ein abweichender Zeichensatz, der Umlaute zerstört, eine Struktur, die eine Pflichtspalte vermisst. Das Programm „mauert“, und die Fehlermeldung sagt selten, warum.
Für solche Fälle entwickeln wir Schnittstellen zwischen Alt- und Neusystem oder einen Zwischenkonverter, der den Export in die Form bringt, die das Ziel erwartet. Ausgangsformate sind meist das DATEV-Format und CSV, Zielsysteme unter anderem DATEV, ADDISON und HMD – bei Unternehmen mit Einheiten im Ausland auch SAP. Der Konverter ändert dabei nur, wie die Daten geschrieben sind, nie, was sie aussagen.
Die Regeln, nach denen wir konvertieren
Rz. 142 der GoBD sagt es für Systemwechsel und Datenmigration ausdrücklich: „Bei einer erforderlichen Datenumwandlung (Migration) darf ausschließlich das Format der Daten (z. B. Datums- und Währungsformat) umgesetzt, nicht aber eine inhaltliche Änderung der Daten vorgenommen werden. Die vorgenommenen Änderungen sind zu dokumentieren.“ Daraus folgen fünf Regeln, die wir bei jeder Übernahme einhalten.
- Nur die Form, nie der InhaltStruktur, Feldformat, Zeichensatz und Versionskennung dürfen angepasst werden. Beträge, Konten, Datumsangaben, Belegnummern und Buchungstexte bleiben unverändert. Inhaltlich unverändert, technisch lesbar gemacht.
- Fehler im Altbestand werden gemeldet, nicht geheiltFindet der Konverter einen fehlerhaften Datensatz, korrigiert er ihn nicht stillschweigend. Er protokolliert ihn, und wir melden ihn Ihrem Steuerberater. Über Korrekturen entscheidet er – eine Buchung darf nach § 146 Abs. 4 AO nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
- Das Original bleibt unverändert erhaltenDer Originalexport wird mit Prüfsumme gesichert, bevor irgendetwas umgesetzt wird. Mapping und Konvertierungsprotokoll werden dokumentiert. Rz. 135 lässt die konvertierte Fassung allein nur genügen, wenn nichts bildlich oder inhaltlich verändert wird, keine aufbewahrungspflichtige Information verloren geht, die Konvertierung in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist und Auswertbarkeit und Datenzugriff erhalten bleiben – sonst sind beide Fassungen aufzubewahren.
- Abgleich nach dem ImportSummen- und Saldenliste und die Listen der offenen Posten werden zu festen Stichtagen zwischen Alt- und Zielsystem vollständig abgeglichen, ergänzt um Stichproben einzelner Monate und Belege. Das Ergebnis steht im Protokoll; die Freigabe erteilt Ihr Steuerberater.
- Datenzugriff auf Altdaten bleibt erhaltenFür die Dauer der Aufbewahrungsfrist muss die Finanzverwaltung auf die alten Daten zugreifen können. Entweder bleibt das Altsystem lesbar, oder die Daten werden vollständig und auswertbar archiviert – Datenextrakte, Berichte oder Druckdateien genügen dafür nicht (Rz. 144).
So läuft eine Datenübernahme bei uns ab
- Umfang und Stichtage festlegenWelche Wirtschaftsjahre, welche Stammdaten, welche offenen Posten, zu welchem Stichtag – abgestimmt mit Ihrem Steuerberater, bevor ein Datensatz bewegt wird.
- Original sichernDen Export aus dem Altsystem unverändert ablegen und mit Prüfsumme versehen. Ab hier wird nur noch mit Kopien gearbeitet.
- Mapping und TestimportFelder des Altsystems den Feldern des Zielsystems zuordnen, bei Bedarf den Konverter bauen und in eine Testumgebung importieren. Was dort abgelehnt wird, zeigt, wo das Format noch nicht passt.
- Abgleichen und protokollierenSummen- und Saldenliste und offene Posten zu den Stichtagen vergleichen, Stichproben ziehen, jede Abweichung klären. Fehler aus dem Altbestand gehen als Liste an den Steuerberater.
- Freigabe, Übernahme, DokumentationNach der Freigabe durch den Steuerberater wird produktiv übernommen. Der Weg der Daten, das Mapping und die Protokolle kommen in die Verfahrensdokumentation; der Zugriff auf die Altdaten wird festgelegt.
Altdaten: Was nach dem Wechsel bleiben muss
Nach einem Systemwechsel ist das alte Programm nicht einfach überflüssig. Rz. 142 erlaubt es nur dann, Hard- und Software des Altsystems nicht mehr vorzuhalten, wenn die aufbewahrungspflichtigen Daten – einschließlich Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und ihrer Verknüpfungen – quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System, eine Datenbank oder ein Archiv überführt wurden und dort maschinell auswertbar sind. Andernfalls ist das Altsystem für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten (Rz. 143).
Eine Erleichterung gibt es: Ist mit der Außenprüfung noch nicht begonnen worden, genügt es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, der Finanzverwaltung nur noch die Datenüberlassung (Z3) zu ermöglichen (Rz. 164). Wie lange welche Unterlagen aufzubewahren sind, rechnet der Aufbewahrungsfristen-Rechner.
International: SAP-Einheiten und der deutsche Abschluss
Gehört ein Unternehmen zu einer Gruppe mit Einheiten im Ausland, laufen die Buchhaltungen dort oft in SAP – nach den gesetzlichen Vorgaben des jeweiligen Landes. Für den deutschen Abschluss müssen die Daten in eine Form, die das deutsche Rechnungswesen und Ihr Steuerberater verarbeiten können. Wir stellen diese Kompatibilität her, nach den Vorgaben, die Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer festlegen.
Erfahrung dafür bringt unser Geschäftsführer aus internationalen Rollouts der SAP HANA Enterprise Cloud mit, an denen er mitgewirkt hat, unter anderem in Istanbul. Dort gilt, was auch bei jeder kleineren Übernahme gilt: kein Schritt ohne Plan, keine Umstellung ohne Rückweg, keine Abnahme ohne Protokoll.
Weiter im Thema
- Softwareentwicklung und SchnittstellenSchnittstellen zwischen Alt- und Neusystemen, Konverter, Ablösung von Altanwendungen.Ansehen →
- VerfahrensdokumentationWo Mapping, Konvertierungsprotokoll und der Weg der Altdaten beschrieben werden.Ansehen →
- Aufbewahrungsfristen-RechnerWie lange Altdaten nach einem Wechsel verfügbar bleiben müssen.Ansehen →
- GoBD-konforme ITDatenzugriff Z1, Z2 und Z3: was die Finanzverwaltung auch nach dem Wechsel verlangen kann.Ansehen →
- Schnittstellen und DatenqualitätWarum Digitalisierung an der Schnittstelle beginnt – und an ihr scheitert.Ansehen →
Häufige Fragen
- Wie übertrage ich Buchhaltungsdaten beim Wechsel des Steuerberaters?
- Technisch über einen Export aus dem bisherigen System, meist im DATEV-Format oder als CSV, und einen Import beim neuen. Welche Daten die bisherige Kanzlei in welcher Form übergibt, klären Sie mit beiden Kanzleien. Wir übernehmen die technische Seite: Format prüfen, bei Bedarf konvertieren, abgleichen, protokollieren.
- Mein Programm kann den DATEV-Export nicht einlesen – was tun?
- Meist liegt es an der Form, nicht am Inhalt: eine andere Formatversion, Feldlängen, der Zeichensatz oder eine fehlende Pflichtspalte. Ein Zwischenkonverter bringt den Export in die erwartete Form, ohne Beträge, Konten, Daten oder Texte zu verändern. Den Export selbst von Hand nachzubessern, ist keine gute Idee – dann weiß später niemand mehr, was original war.
- Wie wechsle ich die Buchhaltungssoftware, ohne Daten zu verlieren?
- Mit festgelegtem Umfang und Stichtag, gesichertem Originalexport, einem Testimport und einem vollständigen Abgleich von Summen- und Saldenliste und offenen Posten vor der produktiven Übernahme. Und mit einem Plan für die Altdaten, denn das alte System darf erst abgeschaltet werden, wenn die Daten gleichwertig und auswertbar übernommen sind.
- Müssen wir das alte System nach dem Wechsel behalten?
- Nur, wenn die Daten nicht vollständig und maschinell auswertbar übernommen wurden. Dann verlangt Rz. 143 der GoBD, Hard- und Software für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten. Nach dem fünften Kalenderjahr nach der Umstellung genügt, solange keine Außenprüfung begonnen hat, die Datenüberlassung (Rz. 164).
- Dürfen bei der Konvertierung Fehler korrigiert werden?
- Nicht im Konverter. Fehler im Altbestand werden protokolliert und dem Steuerberater gemeldet; er entscheidet über Korrekturen, die dann nachvollziehbar gebucht werden. Ein Konverter, der Daten „heilt“, verändert Inhalte – genau das schließt Rz. 142 aus.
- Woran sehen wir, dass die Übernahme vollständig ist?
- Am Abgleich: Summen- und Saldenliste und offene Posten stimmen zu den Stichtagen in Alt- und Zielsystem überein, Stichproben einzelner Monate und Belege ebenfalls. Das Protokoll mit Ergebnis und Freigabe des Steuerberaters ist zugleich der Beleg für die Verfahrensdokumentation.
- Arbeiten Sie mit DATEV, ADDISON oder HMD zusammen?
- Wir verarbeiten deren Formate und betreuen Unternehmen und Kanzleien, die diese Programme einsetzen. Partner der Hersteller sind wir nicht, und es besteht keine Geschäftsverbindung zu ihnen.
DATEV, ADDISON, HMD und SAP sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. Sie werden hier nur genannt, um Formate und Kompatibilität zu beschreiben. DAVINCI steht in keiner Geschäftsverbindung zu diesen Herstellern und ist nicht deren Partner.
Quellen und Nachweise
- GoBD im Amtlichen AO-Handbuch 2026, Anhang 33 – Rz. 135, 142–144, 164 · Bundesministerium der Finanzenamtlich
- GoBD, 2. Änderung – BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (anzuwenden ab 14. Juli 2025) · Bundesministerium der Finanzenamtlich
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen · Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)amtlich
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (Abs. 2: jederzeit verfügbar und lesbar; Abs. 6: Datenzugriff) · Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)amtlich