Viele Hersteller werben mit einem Testat oder Zertifikat, häufig nach IDW PS 880, dem Prüfungsstandard des Instituts der Wirtschaftsprüfer zur Prüfung von Softwareprodukten. Ein solches Testat sagt etwas über das geprüfte Produkt in der geprüften Version und Einrichtung. Es sagt nichts darüber, wie die Software in Ihrem Betrieb eingerichtet ist, wer welche Rechte hat und was das letzte Update verändert hat.
Die Finanzverwaltung sieht das genauso und schreibt es in die GoBD. Rz. 179: Die Vielzahl der Systeme lässt keine allgemein gültigen Aussagen zur Konformität zu, zumal Releasewechsel, Updates, die Vergabe von Zugriffsrechten oder Parametrisierungen erheblichen Einfluss auf die Ordnungsmäßigkeit haben können. Rz. 180: Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung erteilt die Finanzverwaltung weder in einer Außenprüfung noch in einer verbindlichen Auskunft. Rz. 181: Zertifikate oder Testate Dritter können bei der Auswahl einer Software helfen, entfalten gegenüber der Finanzbehörde aber keine Bindungswirkung.
Updates verändern Prozesse – manchmal zum Nachteil
Ein Update kann mehr ändern als die Versionsnummer. Herstellerfehler kommen vor: Nach einem Update hat ein Benutzer plötzlich Rechte, die er vorher nicht hatte, eine Protokollierung ist abgeschaltet, ein Export liefert ein anderes Format, eine Archivierung läuft nicht mehr automatisch. Die GoBD zählen in Rz. 142 das „Update der Finanzbuchhaltung“ ausdrücklich zu den Systemänderungen, und Rz. 154 verlangt, dass die Verfahrensdokumentation für jede eingesetzte Programmversion stimmt.
Gegenüber dem Finanzamt steht in erster Linie der Betreiber in der Verantwortung, nicht der Hersteller. Deshalb gibt es Verfahrensdokumentation und Update-Audits: damit ein Fehler im Betrieb auffällt, bevor er in einer Prüfung auffällt.
Das Update-Audit: bei Ihnen vor Ort, unabhängig vom Hersteller
Bei jedem relevanten Update prüfen wir dieselben Fragen. Vor Ort, weil sich vieles nur am laufenden System und mit den Menschen zeigt, die damit arbeiten.
- Was hat sich geändert?Änderungsnotizen des Herstellers lesen, aber nicht darauf verlassen: Version, Einstellungen, Rechte und Schnittstellen vor und nach dem Update vergleichen.
- Betrifft es dokumentierte Funktionen?Archivierung, Rechte, Protokollierung, Kasse, Exporte – alles, was in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist, wird gezielt geprüft.
- Arbeitet das System noch ordnungsgemäß?Testvorgänge durchspielen: Beleg anlegen, ändern, stornieren; Tagesabschluss; Export. Ergebnisse mit dem erwarteten Verhalten und mit dem Stand vor dem Update vergleichen.
- Dokumentation in festgelegter Frist nachtragenWas sich geändert hat, kommt mit Version und Datum in die Verfahrensdokumentation – innerhalb einer Frist, die vorher vereinbart ist. Abweichungen gehen an den Hersteller und, wo sie steuerlich relevant sein können, an Ihren Steuerberater.
Ein Fall aus der Praxis
Nach einem Update wies der Tagesabschluss eines Kassensystems die Differenz zwischen gezähltem Bargeldbestand und Soll-Bestand nicht mehr korrekt aus. Es war ein Mangel der Software, der dem Hersteller zu diesem Zeitpunkt nicht bekannt war. Im laufenden Betrieb fiel er niemandem auf – die Kasse lief, die Abschlüsse wurden gedruckt.
Aufgefallen ist er in einem Update-Audit – bevor er in einer Prüfung auffallen konnte. Ohne das Audit hätte ihn vermutlich erst eine Kassennachschau oder Betriebsprüfung gefunden, und die Verantwortung hätte beim Betreiber gelegen.
Weiter im Thema
- Internes KontrollsystemRz. 101: anlassbezogen prüfen, ob das System noch dem dokumentierten entspricht.Ansehen →
- KassenführungTagesabschluss, Zählprotokoll und was nach einem Kassen-Update zu prüfen ist.Ansehen →
- VerfahrensdokumentationProgrammidentität und Versionierung nach Rz. 154.Ansehen →
- GoBD-konforme ITUnveränderbarkeit, Archiv und Datenzugriff – die technischen Anforderungen.Ansehen →
Häufige Fragen
- Meine Software ist GoBD-zertifiziert – reicht das?
- Nein. Ein Zertifikat oder Testat kann bei der Auswahl helfen, bindet die Finanzverwaltung aber nicht (GoBD Rz. 181). Entscheidend ist, wie die Software in Ihrem Betrieb eingerichtet ist, wer welche Rechte hat und ob das in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist.
- Was ist IDW PS 880?
- Der Prüfungsstandard des Instituts der Wirtschaftsprüfer zur Prüfung von Softwareprodukten, derzeit in der Neufassung von Januar 2022. Ein Wirtschaftsprüfer bestätigt damit Eigenschaften eines Softwareprodukts – nicht die Einrichtung und den Betrieb bei einem bestimmten Kunden.
- Welche Software ist GoBD-zertifiziert?
- Eine amtliche Zertifizierung gibt es nicht; die Finanzverwaltung erteilt keine Positivtestate (Rz. 180). Was es gibt, sind Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer oder andere Stellen im Auftrag des Herstellers. Sie sagen etwas über das Produkt, nicht über Ihren Betrieb.
- Muss nach einem Update die Verfahrensdokumentation geändert werden?
- Wenn das Update das beschriebene Verfahren berührt, ja. Rz. 154 verlangt, dass die Dokumentation zur eingesetzten Programmversion passt, und Rz. 142 nennt das Update der Finanzbuchhaltung ausdrücklich als Systemänderung. Mindestens die Versionsnummer und das Datum gehören nachgetragen, bei geänderten Funktionen auch die Beschreibung.
- Wer haftet, wenn die Software nach einem Update falsch rechnet?
- Gegenüber dem Finanzamt steht in erster Linie der Betreiber in der Verantwortung, nicht der Hersteller. Ob und in welchem Umfang der Hersteller dafür einstehen muss, ist eine vertragliche und rechtliche Frage für Ihren Anwalt. Vorbeugen lässt sich durch Prüfung nach jedem relevanten Update.
Quellen und Nachweise
- GoBD im Amtlichen AO-Handbuch 2026, Anhang 33 – Rz. 101, 142, 154, 179–181 · Bundesministerium der Finanzenamtlich
- GoBD, 2. Änderung – BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (anzuwenden ab 14. Juli 2025) · Bundesministerium der Finanzenamtlich
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen · Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)amtlich