Kassenführung, die eine Kassen-Nachschau übersteht: TSE-Pflicht, Zählprotokoll und Abweichungen, die sofort auffallen

TSE: Es kommt auf die Kassenfunktion an, nicht auf die Branche

Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss es nach § 146a Abs. 1 AO durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen. Welche Systeme das sind, regelt § 1 KassenSichV: elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Elektronische Buchhaltungsprogramme gehören ausdrücklich nicht dazu.

Den Ausschlag gibt die Kassenfunktion. Nach dem Anwendungserlass zu § 146a (Nr. 1.2) hat ein System Kassenfunktion, wenn es der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen kann – dazu zählen auch vor Ort genutzte elektronische Zahlungsformen und an Geldes statt angenommene Gutscheine oder Guthabenkarten. Eine Kassenlade braucht es dafür nicht.

Deshalb ist die verbreitete Faustregel falsch, die TSE betreffe vor allem Gastronomie und Einzelhandel mit Laufkundschaft. Auch ein Großhändler mit Stammkunden, der an einem Lagerverkauf bar kassiert, fällt darunter, wenn sein System dafür Kassenfunktion hat. Umgekehrt ist eine Warenwirtschaft oder Fakturierung, die Rechnungen schreibt, aber keine Barzahlungen erfasst und abwickelt, nicht erfasst. Ob im Einzelfall eine Pflicht besteht, klären Sie mit Ihrem Steuerberater; wir liefern ihm die technische Beschreibung, was Ihr System kann.

Mitteilung an das Finanzamt

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit TSE einsetzt, muss es dem Finanzamt mitteilen (§ 146a Abs. 4 AO). Nach dem Anwendungserlass (Nr. 1.16) geht das elektronisch über „Mein ELSTER“ oder eine Software mit der entsprechenden Schnittstelle, und zwar innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme. Außerbetriebnahme ist auch der Untergang oder das Abhandenkommen eines Systems – ein Kassenwechsel wird also zweimal gemeldet: ab und an.

Die Kassen-Nachschau: unangekündigt, mit Übergang zur Außenprüfung

Nach § 146b AO können Amtsträger ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäftszeiten die Geschäftsräume betreten, um die Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben zu prüfen – einschließlich des ordnungsgemäßen Einsatzes des elektronischen Aufzeichnungssystems. Auf Verlangen sind Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung erheblichen Organisationsunterlagen vorzulegen; das ist die Verfahrensdokumentation der Kasse. Geben die Feststellungen Anlass, kann ohne Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergegangen werden.

Wer an diesem Tag die Dokumentation der Kasse, die Zählprotokolle der letzten Wochen und den Zugang zu den Daten ohne Suchen vorlegen kann, hat die halbe Nachschau hinter sich.

Warum schon kleine Prozentsätze zählen

Ein Rechenbeispiel, keine Kundendaten: Ein Unternehmen mit 30 Millionen Euro Umsatz und einem Baranteil von zehn Prozent bewegt rund drei Millionen Euro Bargeld im Jahr. Eine Abweichung von einem Prozent sind dann 30.000 Euro – genug, dass sie auffallen muss, und zu viel, um sie erst beim Jahresabschluss zu bemerken.

Video, Lager, Zutritt: unabhängige Belege neben Kasse und Warenwirtschaft

Wo es erforderlich ist, dokumentieren wir Bargeldein- und -ausgänge und Geldzählmaschinen zusätzlich per Video, mit Aufbewahrung über den nötigen Zeitraum – als unabhängige Prüfmöglichkeit neben Kasse und Warenwirtschaft. Solche Systeme werden datenschutzkonform nach der DSGVO und unter Beachtung der Mitbestimmung des Betriebsrats eingerichtet; technische Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung von Beschäftigten überwachen können, sind nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig.

Im Lager gilt dasselbe Prinzip wie an der Kasse: Abweichungen bei Inventur und Bestand über das übliche Maß werden ausgewiesen und kontrolliert, nicht verrechnet. Und für Zutrittskontrolle und Zeiterfassung wird festgelegt, wie die Daten der einzelnen Terminals gesichert und aufbewahrt werden – auch sie können Teil der Nachvollziehbarkeit sein.