Vom Bestelleingang bis zum Zahlungsausgleich: Belegfluss und E-Mail-Archivierung, die eine Prüfung tragen

Jeder Geschäftsvorfall wird vollständig durchlaufen

Für die Verfahrensdokumentation nehmen wir nicht einzelne Belege auf, sondern Geschäftsvorfälle – und zwar vollständig: Bestelleingang, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Zahlungseingang oder Ausgleich. Alles, was zu einem Vorgang gehört, muss erfasst, miteinander verknüpft und auffindbar sein. Rz. 122 der GoBD verlangt für elektronische Dokumente einen nachvollziehbaren, eindeutigen Index, dessen Verknüpfung über die ganze Aufbewahrungsfrist erhalten bleibt.

In der Praxis bricht diese Kette fast immer an denselben Stellen: Die Bestellung liegt im Postfach eines Mitarbeiters, der Lieferschein auf Papier im Lager, die Rechnung im Buchhaltungsprogramm, die Zahlung auf dem Kontoauszug. Jeder Teil ist irgendwo – nur nicht so, dass ein Dritter den Vorgang in angemessener Zeit nachvollziehen kann.

Vom ERP ins Archiv: mit der Erzeugung, nicht wenn jemand daran denkt

Jeder Beleg, den Warenwirtschaft, ERP oder CRM erzeugt, wird mit der Erzeugung revisionssicher im Dokumentenmanagement abgelegt – automatisch. Ein Ablauf, der davon abhängt, dass jemand am Monatsende Rechnungen exportiert und in einen Ordner zieht, funktioniert genau so lange, bis diese Person im Urlaub ist.

Wenn E-Mail und Fax der Haupteingang sind

Viele Mittelständler wickeln einen großen Teil ihres Tagesgeschäfts per E-Mail und Fax ab: Bestellungen, Änderungen, Reklamationen. Dann sind diese Kanäle Teil des Belegflusses und müssen entsprechend archiviert werden – unveränderbar, vollständig, auffindbar.

Welche E-Mails aufbewahrungspflichtig sind, bestimmt nach Rz. 121 der GoBD ihre Funktion, nicht ihre Bezeichnung. Eine E-Mail mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs ist aufzubewahren – eine Bestellung, eine Auftragsbestätigung, eine Rechnung im Text. Dient eine E-Mail nur als Transportmittel, etwa für eine angehängte Rechnung, und enthält sonst nichts Aufbewahrungspflichtiges, gilt sie wie der frühere Briefumschlag. Weil diese Unterscheidung im Alltag niemand bei jeder Nachricht trifft, archivieren wir die Postfächer, über die Geschäftsvorfälle laufen, vollständig und regeln den Zugriff.

Datenschutz gehört von Anfang an dazu: Wer Zugriff auf das Archiv hat, wie private Nachrichten behandelt werden und wann nach Ablauf der Fristen gelöscht wird, steht in der Verfahrensdokumentation und ist mit dem Datenschutz des Hauses abgestimmt. Für Faxe gilt dasselbe wie für E-Mails; sie kommen heute meist ohnehin als Datei an und werden mit dem Eingang archiviert.

Die Zahlungsseite: Bankumsätze und offene Posten

Zum Belegfluss gehört, wie Zahlungen ins Programm kommen. Werden Bankumsätze von Hand erfasst oder über einen Online-Banking-Abgleich übernommen? Welche Zahlungsarten gibt es, und wie werden sie zugeordnet? Wie werden Listen der offenen Posten geführt und abgeglichen? All das gehört in die Dokumentation, und der Ablauf muss so eingerichtet sein, dass Abweichungen auffallen – eine Zahlung ohne Rechnung, eine Rechnung ohne Zahlung über die übliche Frist hinaus.

Jeder Prozess hat einen Ausweichweg

Was passiert, wenn die Person fehlt, die sonst Bestellungen erfasst? Wenn das Archivsystem einen Tag steht oder die Warenwirtschaft nach einem Update nicht startet? Für jeden Prozess ist beschrieben, wie der Vorgang trotzdem ordnungsgemäß läuft und wie die Belege nachträglich in den regulären Weg kommen. Ein Ausweichweg, den niemand kennt, ist keiner – er gehört in die Anwenderdokumentation.

Ersetzendes Scannen: erst die Organisationsanweisung, dann der Reißwolf

Wer Papierbelege scannt und die Originale vernichten will, muss das Verfahren dokumentieren. Rz. 136 der GoBD empfiehlt dafür eine Organisationsanweisung, die regelt, wer erfassen darf, wann erfasst wird, welches Schriftgut erfasst wird, ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung nötig ist, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit läuft und wie Fehler protokolliert werden. Ob ein konkretes Original danach vernichtet werden darf, ist eine steuerliche und gegebenenfalls außersteuerliche Frage für Ihren Steuerberater.