Drucken ohne Druckserver – was dafür und was dagegen spricht

Der Druckserver ist in vielen Unternehmen der letzte Server, über den nie gesprochen wird. Er läuft seit Jahren, trägt Dutzende Warteschlangen, ein Dickicht aus Treibern und Freigaben, und niemand rührt ihn an, weil dann das halbe Haus nicht mehr druckt. Genau deshalb lohnt die Frage, ob er überhaupt noch gebraucht wird.

Der Anlass ist häufig eine Sicherheitsdiskussion, manchmal aber auch ein Umzug in die Cloud: Wenn Dateien und Verzeichnisdienst nicht mehr im Haus liegen, bleibt ein einzelner Server zurück, der nur Druckaufträge verteilt. Für diese Situation gibt es Dienste, die den Server ersetzen. Der bekannteste im Microsoft-Umfeld ist Universal Print.

Wie ein Druckdienst aus der Cloud arbeitet

Der Grundgedanke ist einfach: Der Auftrag geht nicht an eine Freigabe im lokalen Netz, sondern an einen Dienst, der ihn an den Drucker weitergibt. Microsoft beschreibt Universal Print ausdrücklich als Ersatz für Druckserver; die Verwaltung der Drucker findet zentral statt, die Übertragung läuft über das Internet, und Anmeldung und Berechtigung hängen an der Cloud-Identität.

Zwei Eigenschaften unterscheiden diesen Weg deutlich vom klassischen Betrieb. Erstens arbeitet der Dienst nach Herstellerangabe ohne Druckertreiber: Er setzt auf die Standards IPP und Mopria, sodass geeignete Drucker unmittelbar mit dem Dienst sprechen. Zweitens ist keine Verbindung ins Firmennetz nötig, um zu drucken – ein Notebook im Homeoffice oder beim Kunden nutzt dieselbe Warteschlange wie im Büro, ohne VPN.

Die Voraussetzungen, konkret

Vor der Entscheidung lohnt ein Blick in die Anforderungen des Herstellers, weil dort die üblichen Stolpersteine stehen.

Die Punkte mit dem größten Einfluss auf Zeitplan und Kosten sind der Connector und die Druckerflotte. Wer ausschließlich ältere Geräte betreibt, braucht weiterhin einen Rechner im Haus – und hat damit die Serverabhängigkeit verkleinert, aber nicht abgeschafft. Deshalb gehört die Prüfung, welche vorhandenen Geräte den Dienst unmittelbar unterstützen und welche mit einer Aktualisierung der Gerätesoftware dazukommen, an den Anfang und nicht ans Ende.

Reicht das enthaltene Volumen? Ein Überschlag

Weil die Abrechnung nach Aufträgen ungewohnt ist, lohnt eine Überschlagsrechnung. Die folgenden Nutzungswerte sind Annahmen für ein Beispiel, keine Messwerte; die Volumenangaben stammen aus der Herstellerdokumentation. Angenommen, ein Betrieb hat 40 Beschäftigte mit Microsoft 365 Business Premium. Jede Lizenz steuert 100 Aufträge im Monat in einen gemeinsamen Vorrat des Mandanten bei, also 4.000 Aufträge.

Nimmt man an, dass jede Person am Tag drei Dokumente druckt, ergibt das bei 20 Arbeitstagen 2.400 Aufträge – der Vorrat trägt. Anders sieht es aus, wenn eine Abteilung Lieferscheine oder Etiketten in Serie ausgibt: Dort entstehen Aufträge nicht pro Kopf, sondern pro Vorgang, und die Zahl kann die Belegschaftsrechnung um ein Mehrfaches übersteigen. Wer solche Abläufe hat, sollte sie vor dem Umstieg gesondert zählen, denn nicht die Bürokorrespondenz entscheidet über den Bedarf, sondern der Serienbetrieb.

Der Sicherheitsgewinn gegenüber freigegebenen Druckern

Der stärkste Grund für den Umstieg ist nicht Bequemlichkeit, sondern die Beseitigung einer alten Schwachstelle. Ein Druckserver im Windows-Netz vereint zwei ungünstige Eigenschaften: Er läuft mit hohen Rechten, und er nimmt Aufträge von allen Arbeitsplätzen an. Druckertreiber sind zudem Software, die tief im System arbeitet und vom Server auf die Arbeitsplätze verteilt wird. Schwachstellen im Umfeld der Windows-Druckwarteschlange haben in der Vergangenheit wiederholt genau diese Kombination betroffen.

Fällt der Treiber weg, fällt eine ganze Klasse von Problemen weg. Dazu kommt, dass Berechtigungen nicht mehr an Netzwerkfreigaben hängen, sondern an Konten und Gruppen des Verzeichnisdienstes in der Cloud, sodass dieselben Anmelderegeln gelten wie für Postfach und Dateiablage. Und es entfällt der Umstand, dass ein Drucker nur für den erreichbar ist, der im Firmennetz steht – was in der Praxis dazu geführt hat, dass Fernzugänge offengehalten wurden, damit Ausdrucke funktionieren.

Der IT-Grundschutz des BSI führt für Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte einen eigenen Baustein mit eigenen Anforderungen. Das ist ein nützlicher Hinweis, denn der Dienst löst nur die Serverfrage. Das Gerät selbst bleibt ein Netzteilnehmer mit Weboberfläche, Festplatte, eigener Firmware und häufig mit Standardkennwort – und gehört in dieselbe Aufmerksamkeit wie jeder andere Netzteilnehmer.

Wo die Grenzen liegen

Ehrlich betrachtet ist der treiberlose Druck ein Tauschgeschäft. Microsoft räumt selbst ein, dass Drucken ohne Treiber zwar einfacher zu verwalten und sicherer ist, dass aber besondere Gerätefunktionen von breiten Standards nicht abgedeckt werden; für solche Fälle sieht der Hersteller eigene Druckunterstützungs-Apps vor. In der Praxis heißt das: Broschürenheftung, Kostenstellenabrechnung, spezielle Papierfächer oder Etikettendruck aus einer Fachanwendung sind vor dem Umstieg einzeln zu prüfen.

Weitere Grenzen sind ebenso nüchtern zu nennen. Ohne Internetverbindung wird nicht gedruckt, während eine lokale Warteschlange auch bei Leitungsausfall arbeitet; wer auf Ausdrucke im Produktionsablauf angewiesen ist, braucht dafür einen Ausweichweg. Fachanwendungen, die selbst drucken – vom Warenwirtschaftssystem bis zur Kassensoftware – kennen den Dienst nicht immer und müssen geprüft werden. Und die Abrechnung nach Druckaufträgen ist ein anderes Modell als die gewohnte Seitenzählung; für Häuser mit hohem Druckvolumen ist der Vorrat vorab zu überschlagen.

Ein weiterer Punkt betrifft den Weg der Dokumente. Druckaufträge enthalten regelmäßig personenbezogene oder geschäftliche Daten, und sie laufen bei einem Cloud-Dienst über eine Infrastruktur außerhalb des Hauses. Wo dieser Dienst betrieben wird und in welchem Umfang Auftragsdaten dort verarbeitet werden, gehört deshalb geprüft und in die Verarbeitungsübersicht aufgenommen – genauso wie bei Postfach und Dateiablage. Microsoft nennt für Universal Print ausdrücklich die Regionen, in denen der Dienst betrieben wird, und beschreibt die Speicherung der Daten in einer eigenen Dokumentation; wer eine Festlegung auf europäische Standorte braucht, klärt das vor der Einführung.

Die Alternativen, kurz eingeordnet

Universal Print ist nicht der einzige Weg. Anbieter von Druckmanagementlösungen bieten vergleichbare Dienste, häufig mit stärkerer Abrechnung, Kartenfreigabe am Gerät und Regeln zur Kostensenkung, etwa erzwungenem Schwarzweiß- oder Duplexdruck. Der einfachste Weg für kleine Standorte bleibt der direkte Druck: Der Arbeitsplatz spricht den Drucker im Netz unmittelbar an, ohne Server dazwischen. Das funktioniert gut bei wenigen Geräten und wird mühsam, sobald Geräte, Standorte und Sonderfunktionen zunehmen.

Für die Entscheidung genügen vier Fragen. Wie viele Drucker gibt es, und wie viele davon sprechen die einschlägigen Standards? Wie viele Arbeitsplätze drucken außerhalb des Büros? Welche Sonderfunktionen sind wirklich in Gebrauch, nicht nur vorhanden? Und was passiert heute, wenn der Druckserver einen Tag ausfällt? Zeigt die letzte Antwort, dass niemand mehr arbeiten kann, ist die Ablösung kein Modernisierungsvorhaben, sondern eine Frage der Ausfallsicherheit.

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